Los 10 mejores programas de gestión de proyectos
Un programa software de gestión de proyectos es la herramienta perfecta para optimizar la productividad del equipo. Desde el trabajo individual hasta el colaborativo entre un grupo muy amplio de implicados, siempre es necesario y está más que justificado, el uso de un programa de gestión de proyectos. Conocer en tiempo real las tareas pendientes, los objetivos de cada proyecto, los implicados en cada fase y los materiales que se van a utilizar así como el presupuesto necesario permite tener un diario de a bordo siempre a mano. Con un software de gestión de proyectos a la medida de cada actividad, la productividad se disparará en positivo. ¿Cómo se elige un software de gestión de proyectos? ¿Qué opciones encontramos en el mercado? Descubramos cómo seleccionar la mejor herramienta en cada caso.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Gestionar proyectos es la forma de optimizar los recursos de una empresa y un equipo de trabajo. Organizar, ordenar, distribuir, asignar y seguir un control de las tareas en tiempo real de un proyecto desde una aplicación cloud… Ese es el objetivo y la función principal (que no es poco) de un software de gestión de proyectos.
Terminar un proyecto con las máximas garantías, a tiempo, sin que haya “cuellos de botella”, se pierda información, conociendo en todo momento el tiempo empleado y el presupuesto necesitado, es fundamental para el éxito de cualquier negocio. Con un software de gestión de proyectos totalmente personalizado, se puede desde la palma de la mano (en un móvil) conseguir esta utopía.
Cómo se elige un software de gestión de proyectos
Ninguna solución que se contrate será óptima para el negocio si no se adapta a las necesidades de la empresa y del equipo que la va a utilizar. Es muy habitual que se gasten grandes cantidades del presupuesto en herramientas de más envergadura de lo que realmente se necesita. No se les saca el provecho que se puede extraer de las mismas y nadie las utiliza.
Ocurre habitualmente con los gestores de proyectos. Se contrata una, se intenta poner a funcionar, suele ser muy complicada, el equipo lo desestima por la inversión de tiempo que supone… Se desecha aunque se sigue pagando.
Para elegir un buen software de gestión de proyectos es imprescindible seguir este listado de imprescindibles:
- Accesibilidad desde cualquier dispositivo para actualizar la información en tiempo real (desde el móvil, Tablet, etc).
- Personalización de tareas y tableros. Así cada empresa y equipo podrá diseñar su propio espacio según su forma de trabajar.
- Vista kanban, porque realmente lo visual y más en la organización, suma y gana.
- Integraciones con otros programas habituales de uso.
- Carga de documentos para tener todo ubicado en un mismo lugar.
- Monitorizar el tiempo empleado en cada tarea es fundamental para extraer métricas de rendimientos y retornos de inversión de los proyectos.
- Software cloud para trabajar en remoto, deslocalizado y siempre conectado con el resto del equipo.
- Asistencia en la misma franja horaria e idioma. Para que no nos bloquee cualquier duda ni incidencia.
Desde billage recomendamos que antes de elegir y contratar un software de gestión de proyectos para tu equipo de trabajo o para ti mismo si eres autónomo (trabajar solo es cuando más control se necesita para no perder nada y dejar descansar la cabeza) realices un análisis de necesidades.
Los 10 mejores softwares de gestión de proyectos del mercado
En el mercado digital se encuentran infinidad de opciones de softwares de gestión de proyectos. Desde los más básicos hasta los realmente complejos y completos. Encontrarás soluciones gratuitas y otras, de pago con elevadas cuotas. No son ni mejores ni peores, ni caros ni baratos. Todo depende de las necesidades de tu equipo y tu negocio, de vuestro presupuesto y de lo que realmente se vaya a utilizar.
Hoy descubrimos los 10 mejores programas de gestión de proyectos para pymes y autónomos. Hacemos una comparativa completa y detallada. Con esto, elegir de forma acertada es muchísimo más sencillo.
- Billage
Billage es el software que te ayudará a gestionar proyectos como un auténtico profesional sin esfuerzo ni gasto extra. Con pocos clics, personalizando el panel de tareas, utilizando la vista kanban y creando un flujo de trabajo optimizado, se puede aumentar la productividad sin límite.
Una de las claves de billage que enamoran es su TimeTracking. Automáticamente se puede monitorizar el tiempo empleado en cada tarea. Este tiempo pasará a la facturación y con un único clic, se factura – cobra al cliente cada minuto de tiempo dedicado.
Es un programa cloud “all in one” que además de gestor de proyectos incluye CRM y facturación. Se cubre el flujo completo del negocio en un único lugar, siempre disponible y con acceso desde la App móvil. Sincroniza con tus calendarios de Google y ten todo, en un único panel de control.
Desde 12€ / mes por usuario, se accede a una gestión integral del negocio sin errores.
Ver solución aquí.
- Asana
Es uno de los jefes en cuanto a programas de gestión de proyectos. Eso sí, solo podrás gestionar proyectos y para la facturación y atención al cliente (CRM), necesitas otras soluciones añadidas.
Lo más destacable de Asana es que además de introducir tareas, asignarlas a los diferentes miembros del equipo y organizar la actividad, el programa te emite analíticas de trabajo y rendimiento.
Es muy intuitivo y fácil de utilizar. Su primer plan es gratuito y después ya empiezan las tarifas en 11 € al mes por usuario (pago anual).
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- Trello
Es uno de los más conocidos y utilizados en su totalidad en la versión free. Y es que fue uno de los primeros en utilizar el sistema “tarjetas” para cada tarea y la vista kanban que tanto facilita el trabajo.
Con Trello puedes crear tableros por proyecto y dentro, incluir tantos estados y tarjetas como quieras. Puedes asignar las tareas a tu equipo, ver la evolución, subir documentos, etc.
Realmente útil y eficaz si lo que quieres es gestionar proyectos sin ninguna vinculación extra. Su plan free es súper potente y después, tienes otros planes desde 5€ al mes por usuario hasta el más profesional de 17,50€ al mes por usuario.
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- Evernote
Con Evernote puedes tomar notas en cualquier momento y lugar y sumarlas a tus proyectos. Esas notas repletas de ideas claves que pueden llevar a otro nivel a nuestro proyecto. Creado en 2008 como sustituto de los aclamados post-it, Evernote se ha convertido en una muy buena solución para tomar notas digitalmente en cualquier lugar.
No es una aplicación de gestión de proyectos como tal pero si un añadido perfecto para sumar información a nuestros proyectos. Tus notas se van a sincronizar con todos los dispositivos que tengas y con tu equipo. Diseña tus tareas y ve cambiándolas de estado según la evolución.
Sus precios son muy asequibles. Con la versión free puedes hacer bastantes cosas y si no, el siguiente plan empieza en 6,99 € al mes más iva por usuario.
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- Wrike
Esta solución está enfocada a empresas y destaca su sencillez de uso. Se pueden crear flujos de trabajo, asignar tareas entre los participantes y extraer informes en tiempo real. Todo lo que se necesita para la organización de proyectos.
Está bien desarrollado pero no lo suficiente como sus competidores. Si quieres empezar a un nivel básico, está bien pero pronto tendrás que cambiar a algo más completo porque no permite mucha personalización.
Sus planes comienzan desde la versión gratuita hasta la Entrerprise que es personalizada.
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- Monday
Qué serían de nuestras semanas sin la planificación de los lunes. Para esto, llega Monday. El software que ayuda a organizar los proyectos en base al cumplimiento de objetivos y la coordinación de equipos.
Incluye plantillas personalizables por caso y proyecto para facilitar el proceso y la evolución. Incluye la posibilidad de compartir archivos, listas y extraer informes. Uno de sus puntos fuertes es la comunicación dentro de la aplicación.
El plan inicial es gratuito (hasta 2 usuarios) y el más elevado de precio es el de 16€ al mes por usuario.
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- Microsoft Project
De Microsoft de toda la vida. El sistema operativo incluye una herramienta de gestión y administración de proyectos fácil de utilizar. Está funcionando y en continúa mejora desde 1984 (ha llovido).
Para los usuarios habituales de Microsoft es muy sencilla de utilizar ya que estarán totalmente familiarizados. Y puedes vincular la aplicación con soluciones como Outlook.
El precio arranca en 8,40 € al mes por usuario (sin iva) y asciende hasta los 46,40 € al mes (sin iva) por usuario para los planes más avanzados.
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- ClickUp
Dice en su web que es la aplicación “para reemplazar todas las demás” y es que con clickup puedes gestionar todos tus proyectos en una única solución incluyendo tareas, objetivos y además, un chat para que el equipo se comunique internamente.
Es muy visual, limpia y utiliza colores muy agradables para que todo sea funcional y fácil.
Sus planes de pago comienzan de forma gratuita y ascienden a 19€ por usuario / mes para los Business.
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- Basecamp
Una solución perfecta para organizar y gestionar los proyectos de forma remota. Trabajar deslocalizados para no perderse nada es el objetivo de esta herramienta. Ayuda a localizar las tareas dentro de cada proyecto, todo está ubicado en un único lugar y así el proceso es más claro y ofrece una sensación de calma.
Lo “peor” de esta herramienta es sin duda, su precio. Ofrece un trial de 30 días pero después, el precio es de 99 dólares al mes… Incluyendo todas sus áreas. Tienes que usarlo muchísimo para poder sacarle partido.
Ver la solución aquí.
- Hubspot
Esta herramienta está ideada para la gestión integral del departamento de marketing y comunicación y todas sus acciones – tareas integradas. Es cierto que auque no esté enfocada en los proyectos generales, si lo que necesitas es marketing y comunicación, es perfecta.
Eso sí, su precio es elevado y necesita de muchos recursos (tiempo y dinero) en su implementación y formación del equipo.
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¿Qué solución software de gestión de proyectos elegir?
Como se puede observar, opciones en el mercado existen muchas. Tantas que hemos tenido que hacer una investigación profunda y de todo, seleccionar solo 10 para ofrecerte las mejores. De todas ellas, algunas se adaptarán a vuestras necesidades y otras, no. ¿Cómo saber cuál elegir? Ante todo, volviendo al comienzo de este post y haciendo el análisis previo de tu empresa y sus necesidades.
Por supuesto, nosotros siempre te recomendaremos que elijas billage. Y no porque la hayamos desarrollado nosotros sino porque consideramos que es la que engloba todo lo que necesitas: facilidad de uso, accesibilidad remota, utilidad, precio asequible y sobre todo, te ofrece el All in One. Es una herramienta que no solo tiene Gestión de Proyectos sino también CRM y Facturación. Podrás tener el ciclo completo del cliente en un único lugar y con una cuota a final de mes / año.
Ahora puede probar billage gratis y ver qué tal te funciona. Después de eso, decidir si te quedas con ella o prefieres seguir buscando. Sea como sea, siempre suma una app para la gestión de proyectos. La productividad aumentará exponencialmente.
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