Gestión de proyectos: ¿Cascada o agilidad?

Existen miles de definiciones y la mayoría no son aplicables a las pequeñas empresas. La literatura sobre gestión de proyectos asume que dispones de personal dedicado exclusivamente a esos proyectos. Pero en la mayoría de pequeños negocios somos directores generales, gestores de proyectos, secretarios, analistas funcionales y lo que haga falta. Cuando no puedes separar roles exclusivos de proyectos, ¿qué significa entonces gestión de proyectos? En dos palabras: gestionar proyectos es conseguir resultados en la cuenta corriente. He trabajado en muchas empresas donde un proyecto era calificado de «éxito» a pesar de no producir resultados reales. Por ejemplo, completar un proyecto de desarrollo de un software que nadie va a usar se considera un proyecto bien gestionado mientras termine a tiempo, dentro de presupuesto y complete el alcance acordado. En los negocios como los nuestros esto no sirve. Si quieres una nueva página web y consigues que salga a tiempo, dentro de presupuesto y con el número de páginas que querías, pero no capta clientes, la sensación de fracaso es mayor que la de éxito. Cuando lo importante de un proyecto no es el proyecto en sí sino el resultado final, aplicar una gestión de proyectos ágil aumenta la posibilidad de éxito. Para aquellos que no conocéis las metodologías ágiles, existen dos modos generales de gestionar proyectos: Waterfall y Agile (o sea, cascada y ágil). La diferencia radica en el tiempo que transcurre entre que te das cuenta de que tu proyecto va mal y tomas la decisión de repararlo. Para verlo más claro, veamos cómo funciona cada método utilizando el símil de un río que lleva agua al mar: 》Con el método cascada esperas a que todo el volumen de agua baje al siguiente nivel antes de abrir la compuerta que permite que siga descendiendo. Así pues, no puedes pasar al siguiente nivel hasta que todo el agua se haya traspasado. 》Con el método ágil lo que quieres es que cada gota de agua llegue al mar lo más rápido posible, aunque no espere a las demás. De esta manera, abren camino y te proporcionan información sobre qué tan seguro o confuso se presenta. Una vez conoces el camino, el resto de gotas van más deprisa y con menos problemas hasta el mar. Pongamos ahora un ejemplo para ver la diferencia. Imagina que necesitas cambios para que tus productos se adapten a los nuevos gustos de los consumidores.

 MÉTODO WATERFALL:

Contratas un equipo de especialistas, realizas un estudio de mercado, envías encuestas cualitativas, etc. Finalmente apruebas un prototipo del producto final y lo mandas a producir en grandes cantidades, basándote en los estudios de mercado y los resultados de las encuestas.

• Resultado del primer año: Si logras llevar el producto al mercado en un año y ganar dinero dentro de esos primeros 12 meses, es que «lo has petao». Lo normal es que recuperes la inversión a lo largo de los siguientes años si el producto se vende bien. Si no se vende, no recuperarás la inversión del proyecto. Tu gran idea se convierte en pérdidas.

 MÉTODO AGILE:

Preguntas a tus clientes habituales de este producto qué mejoras aplicarían o si comprarían tu nuevo producto. Puedes ofrecerlo a diferentes precios para ver qué precio suscita mejor respuesta. Cuando tengas claro qué precio pagarían y qué producto quieren, ofréceselo. Produce pocos y deja que lo usen. Pide que publiquen sus respuestas en redes sociales y lee cada respuesta (sobre todo las negativas). Vuelve a producir un poco más, y vuelve a escuchar opiniones.

• Resultado del primer año: Has parado de producir cuando el producto se ha dejado de vender. Si por mala suerte no has logrado buenas opiniones en las primeras entregas, habrás ahorrado miles de euros en producción, almacenaje y destrucción de stocks. En caso contrario, con cada partida que vendes, recuperas dinero, aunque no ganes grandes márgenes.
• Y no olvides que has hecho sentirse súperespeciales a tus clientes estrella, que ahora serán tus mejores embajadores de ventas.

Parece evidente que Agile da resultados más rápidos a menor coste. Entonces ¿por qué se siguen planificando proyectos con Waterfall? Porque los puedes poner en marcha en cualquier momento, solo hacen falta recursos (económicos y humanos en su mayoría). Los proyectos Waterfall son fáciles de ejecutar: contratas a una consultora y te lo entregan listo para producir. No es fácil ponerse con un proyecto Agile de un día para el otro. Requiere preparación: necesitas tener documentadas y categorizadas todas las compras de tus clientes en los últimos meses (o años); te exige que lo hayas segmentado y analizado; te pide que te expongas a que te critiquen y debes aceptar esas críticas con alegría. Agile es incómodo porque muestra las verdades muy pronto y no deja mucho margen para el autoengaño. Es fantástico para ahorrarse grandes disgustos, pero te pone de frente a grandes verdades. La gestión de proyectos Agile requiere de cambios mentales más que organizativos. Te obliga a abandonar el ego y escuchar a tus clientes sin consultor de por medio. Con un proyecto Waterfall es más fácil dejar de escuchar al mercado, crear el producto de tus sueños y luego ya saldrás a venderlo. Waterfall te permite estar escondido en tu cueva sin el contacto con clientes reales durante más tiempo. Agile te obliga a vender desde el primer día, desde el momento de la idea, para validarla antes de invertir ni un euro. ¿Y tú? ¿Qué proyectos tienes encima de la mesa? ¿Estás listo para escuchar la opinión de tus clientes sobre tus ideas?

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