Metodología Kanban: ventajas y características

Kanban es una de las llamadas metodología ágiles, aquellas que buscan gestionar de manera generalizada cómo se van completando las tareas. En esta línea hoy vamos a indagar y conocer mejor el método Kanban, con K y B, (que no con C y V como el de desarrollo de modelo Canvas).

¿Qué es Kanban?

Kanban es una palabra japonesa que se compone de dos partes: Kan, que significa visual, y Ban, que hace referencia a tarjeta, de modo que como podemos deducir la metodología utiliza tarjetas para gestionar, de manera visual, la realización de determinados procesos y tareas.

¿Origen del método Kanban?

Esta palabra y todo lo que significa fue utilizada por primera vez en la fábrica de coches nipona Toyota en la que David J. Anderson, su creador (del método), implementó un nuevo sistema de organización para su planta persiguiendo la necesidad de optimizar los procesos y aumentar la calidad de los mismos así como de los productos que salían de la misma.

¿Qué es la metodología Kanban?

El método Kanban en si es un sistema de organización de la producción por el cual conseguirás la optimización de tareas y procesos del equipo así como obtener un nivel de calidad muy elevado en cada fase del proyecto.

Evitarás los denominados “cuellos de botella” que antes reseñábamos o atascos en la producción, aprender gestionar tu tiempo laboral, cada tarea deberá ser finalizada antes de poder pasar a la otra lo que obligará a toda la cadena a implementar correctamente su sección en el tiempo estipulado para que esto no acarree consecuencias en otros.

Con ello darás por olvidados los habituales caos en las organizaciones pero sobre todo, el gran logro de este método es la calidad en las tareas ya que ninguna de ellas pasará a la siguiente fase si no solo no se ha terminado sino que se ha hecho satisfactoriamente.

En resumen, el métododo Kanban mejora todos los procesos de la empresa facilitando la optimización en las diferentes actividades de la empresa a través de técnicas que han derivado de la ingeniería, algunas tan importantes como la organización del área de trabajo, el manejo de multiprocesos u otras.

¿Qué ventajas presenta la metodología Kanban?

Las principales ventajas que aporta la metodología Kanban es que dada su representación a través de tarjetas, es una metodología muy visual y muy sencilla, por lo que es fácilmente incorporable al sistema y procesos de una empresa, además de que cualquiera que empiece a usarla puede asimilarla de manera rápida y sencilla.

El método Kanban te ayudará a optimizar el tiempo de implementación de las tareas de tu equipo y también la calidad. Optimizar los procesos de producción dentro de la empresa y más, cuando se trabaja en equipo, es el objetivo que todos perseguimos en nuestros negocios.

El tiempo es el que es y no se puede estirar por lo que siempre deseamos que cada minuto sea lo más productivo posible, evitando fugas de trabajo, aumentando el nivel de calidad para que sea excelso sin que esto implique más recursos y consiguiendo eliminar los atascos en un punto de la cadena de tareas para que así el resto del equipo pueda continuar. Solucionar los denominados “cuello de botella” de un equipo es siempre algo que todos deseamos.

Optimización los procesos de producción dentro de la empresa

Es sin duda el método que puede cambiar tu sistema de producción en tu negocio. Optimización del tiempo y la gestión, aumentar la productividad y conseguir un nivel muy alto de calidad y de eficiencia, serán los objetivos conseguidos si implementas este sistema y lo llevas a cabo (decimos esto último porque muchas empresas ponen en marcha numerosos sistema de gestión y optimización pero no consiguen sacarle resultados positivos por no implementarlos de forma correcta o no hacer el seguimiento adecuado).

¿Cómo hacerlo? Esta es la gran pregunta. Actualmente tenemos a nuestra disposición desarrollados modelos de gestión de proyectos online que nos ayudan a ordenar el día a día de nuestros equipos pudiendo monitorizar al minuto qué están haciendo, cómo, en qué nivel de producción estamos, qué necesidades existen, y por supuesto, medir así también la calidad de la tarea para que el producto o servicio sea perfecto en cada estadio.

¿Cuales son las características y principios de la metodología Kanban?

Esta metodología presenta determinadas características que la diferencian del resto de metodologías hábiles. Entre ellas, destacan los principios en que se basa: – Calidad garantizada: las cosas tienen que salir bien a la primera. Se tarda más en arreglar algo que sale mal, además de consumir más recursos, que cuando sale bien a la primera. Por ello, lo más importante no es que se haga rápido, sino que se haga bien.

• Reducción del desperdicio: no se necesita hacer nada extra o superficial, sólamente lo necesario para que salga bien. De este modo se optimizan recursos.
• Mejora continua: aprovechando la realización de tareas, se busca mejorar los procesos, a través de un sistema de mejora continua.
• Flexibilidad: se dispone de capacidad de respuesta ante tareas no previstas, de forma que exista una «cola de espera» de tareas en las que ir priorizando su realización en función de las necesidades de cada momento y de la urgencia de cada una de ellas.

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¿Cómo crear un tablero Kanban?

Configurar una estrategia Kanban requiere tener en cuenta varias cuestiones a organizar para hacerlo correctamente Una de ellas es configurar el flujo de trabajos, lo que consiste de forma resumida en crear nuestro Tablero de trabajos y tareas pendientes y organizar en él las tareas y proyectos.

El tablero debemos situarlo en un lugar visible y accesible por todo el equipo. En función de la empresa y la metodología de trabajo puede ser un tablero virtual, ya que esta puede ser la opción más accesible a todo el mundo, pero en muchas ocasiones es positivo que sea físico y nos permita observarlo continuamente sin poder evitar su presencia en nuestra oficina.

En lo referido a la estructura del tablero, debemos saber que la misma es sencilla pero completa: dispondrá de tantas columnas como estados en los que puede encontrarse un proyecto, teniendo en cuenta situaciones que a veces no se prevén y son excepcionales, como el bloqueo del proyecto (por ejemplo por que se requiere una licencia administrativa y la misma ha sido denegada).

Gestion del tablero Kanban

• Lo que haces ahora mismo es lo más importante para comenzar. El éxito del método radica en que es un sistema para optimizar la producción (no para decirte cómo hacer lo que haces). Plantea las tareas que haces tu y tu equipo, cómo las hacéis y el sistema os dirá si las desarrolláis correctamente o si debéis cambiar algo.
• El cambio es lo mejor que os puede pasar. No te ancles al obsoleto dicho de que si “algo funciona, déjalo así” porque no es cierto. Puede que aunque te funcione, siempre haya una forma mejor de hacerlo así que ábrete al cambio y mejora tus procesos con los cambios que sean necesarios.
• Respeto a lo que existe y a los demás. Cada uno sabe lo que tiene que hacer así que respeta las tareas de los demás y sus responsabilidades. Esto es fundamental para que un proceso tenga éxito. Olvida esto que nos gusta tanto en la empresa española de todos hacemos todo y céntrate en lo que te corresponde a ti dejando que cada uno haga lo suyo.
• Iniciativa y gestión. Estas son las palabras claves para llevar a buen término este método. Gestiona tus tareas de forma óptima y toma la iniciativa para completarlas de la mejor manera.
• Flujo de trabajo. Tenlo siempre presente, no lo pierdas de vista, piensa en los carteles o paneles en los que tienes todo descrito y especificado y vas viendo los avances. Quién hace qué, cómo, cuándo y qué te corresponde serán las cosas que siempre debes tener claras para así poder proseguir.
• Empieza una tarea y termínala antes de empezar otra. Esto es fundamental para que el sistema funcione.
• Mejora del proceso. Siempre, todo, se puede hacer mejor y optimizar. Así que no lo dudes, también con tu método podrás hacerlo y deberás implementar las mejoras que ayuden a que todo funcione aún mejor, porque cada equipo es un mundo y también intervienen las facetas personales, no lo dudes, visualiza siempre el proceso, tenlo presente y revisa todo lo que pueda cambiarse.

¿Qué he de hacer para configurar mi estrategia Kanban?

Hemos de tener en cuenta la posición en que situamos el proyecto y la excepcionalidad de la misma para llevarla a cabo a la situación de bloqueo. Siguiendo con el ejemplo, si se requiere de una licencia y la misma se ha denegado, es algo excepcional, fuera de lo previsto que puede llevar al proyecto al bloqueo hasta que legalmente se solvente.

En cambio, si igualmente está pendiente de licencia pero simplemente por que no se ha solicitado aún, no se trata de una situación de bloqueo, sino de una de las fases del proyecto. El tablero puede diseñarse en genérico para los proyectos de la empresa, en el caso de que todos guarden cierta similitud en sus fases, o un tablero específico para un proyecto, en el que las fases sean exactamente las del caso concreto.

¿La metodología Kanban sirve para todas las empresas?

El método se pensó y creó originariamente para los procesos de producción industriales y también para aquellos que intervienen stocks o inventarios. Posteriormente de la mano de Microsoft pasó al entorno del software pero realmente, toda empresa con un equipo o incluso una sola persona, puede ponerlo en marcha e implementarlo.

La clave está en hacerlo bien y adaptarlo a las necesidades de cada uno, de cada producto o servicio y al equipo. Cuanto más definidas estén las reglas del proceso, mejor funcionará el método (de ahí que sea idóneo para los entornos mecánicos) pero si identificas bien los roles de cada uno, qué debe hacer, cómo, en qué momento y delimitas todo en tareas muy medibles, el método será un éxito siempre que lleves un exhaustivo control del mismo.

¿Qué te parece esta metodología? ¿Consideras que es interesante para una start up o que también puede aplicarse a empresas tradicionales con más años de experiencia? ¿Quieres saber más sobre nuestro programa de gestión de proyectos y todas sus posibilidades?  ¡Pruébalo gratis! 

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