Las tareas y los proyectos: las claves de tu productividad

Los que gestionamos negocios, da igual el tamaño que tengan, desde los unipersonales como autónomos o los que ya cuentan con un equipo bastante grande y numeroso, siempre buscamos cada día, aumentar la productividad de todos los participantes y es que si podemos ser más productivos conseguiremos estar haciendo más tareas en menos tiempo y además con la misma calidad y eficacia y esto no es sólo para poder acometer más trabajo sino para conseguir tener una vida más saludable y por ende, poder disfrutar de vida personal tal y como cada uno elija. Y es que la productividad es un bien que todos buscamos, deseamos pero que hay que trabajarlo y encontrar las mejores formas de poder conseguirlo. Organizar el trabajo día a día es clave para ello y ¿cómo hacerlo? Si miramos en los proyectos que desarrollamos y en las tareas que llevan implícitos y ponemos orden en ellos al ejecutarlos, seguro que ganamos eficiencia y con ello, aumentar el nivel de productividad.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es el encargo que debemos ejecutar ya sea para un cliente o para nuestro propio negocio. Un proyecto necesita, para ser ejecutado y terminado, realizar una serie de acciones (tareas) por lo que estamos ante un concepto “global” que implica determinadas piezas y a menudo, personas implicadas. Es algo completo, que implica responsabilidad y que por lo tanto, deberá además tener un líder que lo organice, predisponga, haga seguimiento y unifique todas las piezas que lo conforman.

Además, un proyecto hay que asignarle un tiempo de ejecución, un presupuesto (para gastos y necesidades) y todas aquellas características que nos ayuden a completarlo según los parámetros y kpi’s estipuladas por el equipo y la empresa.

¿Qué es una tarea?

Una tarea es una acción determinada. Es una acción más concisa, concreta y que junto a otras tareas, conformarán el proyecto. Además una tarea se suele conocer o identificar porque necesitan y requieren para su ejecución o finalización de una acción. Como tarea, son indivisible (porque si se puede dividir, cada división ya será en sí misma una tarea determinada).

Deben ser cortas, ejecutables en un tiempo determinado y que no se dilate en el tiempo; tienen que estar asignadas a una persona en concreto y con un timming muy bien escogido. Se deben poder revisar ágilmente y evaluar para poder pasar a la siguiente tarea y que esta, una vez terminada, conforme una parte del proyecto global. Debe ser por lo tanto, muy evidente que se ha terminado.

¿Cómo organizar un proyecto… En tareas?

Si de algo te va a ayudar en tu empresa la organización de los trabajos – proyectos en tareas es a aumentar la productividad. Será muy difícil (y antaño se veía como los trabajos eran interminables y se liaban de manera absoluta) poder hacer un desempeño de algo si no está desgranado en pequeñas acciones, que son adjudicadas a alguien y que se pueden medir en el tiempo y evaluar sus resultados. Así que la organización es básica y primordial en este sentido.

Para explicar este caso usaré como ejemplo algo que realizo habitualmente en mi trabajo y es la elaboración de un Plan de Inbound Marketing para por ejemplo, billage. Billage tiene un plan de Inbound muy bien elaborado y que nos aporta visibilidad, leads de calidad y aumentar también la cifra de clientes. Hoy en día, una empresa que no tenga un buen plan de Inbound le será muy difícil crecer y además, hacerlo de forma exponencial y con calidad (calidad nos referimos a optimizar los recursos y apuntar siempre al público objetivo).

Por lo tanto, la realización del Plan de Inbound Marketing es el proyecto. En este punto, lo más recomendable es tener una herramienta para la organización, seguimiento, ejecución y posteriores métricas del proyecto. En Internet vas a encontrar infinidad de soluciones (algunas gratuitas y otras de pago). Trello es una de las más conocidas y que reconozco que he usado hasta que personalmente también comencé a gestionar todo con billage y es que con esta no sólo estarás gestionando tu proyecto sino que además puedes implementar los gastos, asignar roles a tu equipo, controlar el tiempo que empleas con Time-tracking y después, facturarlo todo directamente a tu cliente (que ya está dentro del CRM integrado) y enviar su factura y cobrarla en un clic.

Nombra el proyecto de forma clara, identificativa y que siempre te recuerde de qué se trata el proyecto y cuál es el cliente

Pero volviendo a la organización, es imprescindible identificar ante todo ciertos parámetros:

• Cuál es el proyecto
• Cuánto tiempo nos va a llevar
• Quién es la persona responsable del mismo.
• Presupuesto para gastos del proyecto

Una vez que tienes estas partidas, sube tu proyecto a tu gestor de proyectos e identifícalo con un nombre atractivo, el cliente para quién es (aunque sea para tu propia empresa), etc.

El siguiente paso y más importante es determinar y listar, una a una, todas las tareas implicadas en el propio proyecto. Porque si quieres ponerte a hacer el proyecto directamente sólo con el nombre del proyecto, vas a perderte, emplear mucho tiempo y jamás terminar porque no puedes ir terminando fases y acciones.

En este ejemplo, la elaboración del Plan de Inbound Marketing (el proyecto), las tareas serían las fases del propio plan pero también algunas otras acciones que siempre necesito elaborar para poder llegar a conclusiones:

• Análisis de la situación: Esta sería un listado de tareas porque lleva implícita otras tareas (en billage tenemos esta opción de listado de tareas – tareas que viene a ser como si hacemos una tarea y sus sub-tareas).
• Cliente objetivo: con sus sub-tareas como
  • Cliente objetivo principal
  • Cliente objetivo secundario
• Tono de la marca
• Línea editorial gráfica
• Plan de acción
  • Calendario editorial
  • Temas determinados
  • 

Y así iría listando todas las tareas y sub-tareas que mi proyecto necesita. Una vez que las tengo todas enumeradas (para conocer la amplitud del proyecto) toca ir desgranando cada una de ellas y añadiendo toda la información que necesito sobre ellas:

• Persona responsable de la tarea
• Tiempo que debemos emplear en ella
• Cuando debe estar finalizada
• Presupuesto concreto y gastos implicados para su realización
• Evaluación y revisión
• Si otra tarea necesita que esta en concreto esté terminada para poder empezar la otra

Cuando todo esté organizado, es el momento de añadir alertas de tiempo (en billage es viable hacerlo) por ejemplo si te está llegando o agotando el tiempo que habías estipulado para esa tarea, si el presupuesto también se está excediendo o si hay que notificar al cliente algún suceso o posible retraso. En este punto es importante decir que no sólo hay que listar las tareas sino que consiste en un trabajo mayor de “organizar” tareas, lo que implica añadir toda esta información que comentamos y que será el gran valor del trabajo.

Tómate crear, organizar y desarrollar el proyecto como un trabajo en sí mismo. Cuando lo termines y entregues al cliente podrás evaluar el rendimiento tuyo y del equipo, si el proyecto ha sido rentable y dónde están los puntos de mejora. Y tú, ¿cómo organizas tus proyectos?

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