¿Qué es el GTD?

Aumenta tu productividad laboral con el método GTD, lo mejor para autónomos. Las iniciales GTD significan Getting Things Done y hacen referencia a un sistema que tiene como objetivo ayudarte a organizar tu trabajo como autónomo y a compaginarlo con tu día a día.

Si nunca habías oído hablar de este sistema antes es probable que te suene a chino, sin embargo es más popular de lo que crees. En el mundo de los autónomos, especialmente para aquellos que están empezando, el tiempo puede llegar a tener un valor más alto que el oro, sabes bien de lo que hablo.

Al no haber un superior que te diga cuando tienes que ir y venir, o un horario marcado que te permita ver con claridad el momento de dejar de trabajar, puede pasar que tu trabajo llegue a invadir el tiempo que debería ser para tu tiempo libre y para relajarte.

Otro factor importante no es solo la administración del tiempo sino también la organización del trabajo, suele pasar que de tanto trabajo que tenemos intentamos hacerlo todo a la vez y al final no cerramos ninguno de los temas que tenemos pendientes. Aquí es donde entra el GTD (gestión del tiempo), un sistema que te ayudará a poner solución a todas estas complicaciones. Corrijo, más que un simple sistema lo describiría como un método de trabajo que permite mejorar la productividad personal, y que en este caso lo vamos a aplicar al mundo laboral, ayudándote a gestionar proyectos online de forma más efectiva.

Getting Things Done

David Allen es el creador de este método personal, y hace años que realiza conferencias explicando de qué se trata y porqué funciona. Con el GTD como método personal, el objetivo que te deberás marcar será el de realizar el máximo número de tareas durante un periodo de tiempo determinado, y siempre ordenadas de mayor a menor importancia. Para conseguir esto, el GTD te ayudará a realizar un cambio de hábitos en tu día a día y en tu manera de trabajar, algo que te permitirá mejorar tu rendimiento como autónomo y disponer de más tiempo libre para relajarte. El GTD está dividido en 5 pasos principales que deberás seguir si quieres aplicar este método al 100% en tu vida.

• Recopilar: Agrupa todos los documentos y herramientas que necesitas para realizar tu trabajo en una misma zona. Además, allí mismo anota también las ideas que vas teniendo sobre cómo realizar tu trabajo, se trata de reunirlo todo en un mismo punto para que no te olvides de nada y para que no tengas que perder tiempo yendo y viniendo para realizar una sola tarea. Para llevar toda la información a un mismo sitio te recomiendo utilizar algo como un pequeño contenedor, una caja, o un archivador, por ejemplo.
• Procesar: En este paso deberás darle vueltas y entender toda la información que has conseguido recopilar en el primer paso del GTD. Lo que puedes hacer en este paso es realizar primero las tareas que necesitan muy poco tiempo, de este modo te las puedes quitar de encima. El resto te recomiendo que las separes en dos carpetas, una personal y otra profesional, dado que el GTD no distingue entre trabajo y vida personal.
• Organizar:  Te ayudará el hecho de ordenar en el tiempo las tareas dependiendo de su importancia., también es bueno separar las tareas dependiendo el punto en el que te encuentras, es decir, si acabas de empezarlas y aún te queda tiempo o si pueden ser hechas inmediatamente. Un ejemplo sería crear 3 carpetas distintas, una en la que estén aquellas tareas que se pueden realizar en seguida, otra en la que estén aquellas tareas que te pueden llevar un poco más de tiempo, y otra en la que estén las tareas pendientes, es decir, aquellas que no puedes empezar hasta que un tercero inicie el proceso. Por ejemplo, si estás esperando la respuesta de un cliente o proveedor a una propuesta.
• Revisar: Es probablemente el apartado más pesado de todo el proceso (Opinión personal), sin embargo deberás realizarlo más de una vez al día si quieres estar actualizado en todo momento. Básicamente se trata de comprobar que las tareas no han cambiado de estado. Por ejemplo, si un proveedor ya ha respondido a tu propuesta, ya puedes mover esa tarea de la carpeta de »pendientes» a la de »tareas inmediatas» si es algo rápido de hacer.
• Actuar: Una vez realizadas todas las acciones previas de organización y puesta en escena es fundamental actuar y ponerlas en práctica. Usar tiempos «muertos» para realizar acciones es una gran oportunidad de aprovechar los minutos (en una larga espera se pueden hacer las tareas de llamadas de teléfono).

¿Funciona realmente?

No necesitarás muchos gadgets tecnológicos para emplear el GTD, incluso para los más aficionados al papel y a la libreta, solo será necesario un bolígrafo. No obstante, dependiendo de las características de tu negocio hacerlo a mano puede ser mucho más pesado.

Si decides utilizar herramientas más modernas, por ejemplo un ordenador, tendrás más recursos que gestionar que te proporcionarán alguna ventaja. El correo electrónico y las míticas carpetas son algunos de los recursos más clásicos a la hora de organizar tareas, no obstante, con los avances tecnológicos que se han producido en los últimos años incluso podrás encontrar herramientas que aún te faciliten más la gestión de tus actividades profesionales.

Un buen ejemplo serían las herramientas de gestión del negocio en el cloud, que en este caso se complementarían perfectamente con el GTD. Fíjate pues, la diferencia que puede llegar a ver entre gestionar tus tareas mediante bolígrafo y papel y hacerlo con un software de gestión del negocio en el cloud con el que puedes configurar todo tipo de alertas y avisos automatizados. Dicho esto, el objetivo del GTD es siempre la organizar al máximo las tareas, pero sin dedicarle más tiempo del necesario.

En algunos casos papel y bolígrafo te bastará,  y en otros simplemente tendrás que apostar por la tecnología. En cualquier caso, podrás adaptar el GTD a tus recursos para poner orden entre tu vida cotidiana y tus actividades profesionales.

Como siempre, te animo a que participes en este artículo dejándonos tu opinión o si tienes alguna duda en el apartado de comentarios.

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