GTD El barrido de la mente

En los anteriores post sobre GTD hemos analizado el “Por qué recopilar” y el “Cómo recopilar” por lo que en este punto debes estar convencido y preparado con las herramientas de recopilación que hayas elegido para registrar todas las “cosas” o incompletos que en adelante transiten por tu mente. Pero para tener todo tu mundo personal y profesional bajo control debes dar un repaso a tu mundo presente, escanear tu mente para localizar esos asuntos pendientes que a veces te rondan la cabeza y que crees que deberías hacer algo para que sean diferentes. -Recuerda que nuestro objetivo es vaciar la cabeza para conseguir La mente como el agua que nos prometió David Allen-. Este ejercicio se denomina en GTD El barrido de la mente. Reserva tiempo suficiente ya que el proceso puede durar bastante, pero unas horas concentrado en el tema deberían ser suficientes.

Primero: Revisa tu entorno físico

En el área laboral inspecciona todo tu espacio de trabajo, escritorio, cajones, notas. estanterías, armarios, archivadores, maletines, paredes, decoración…En el área personal es parecido, repasa tu vivienda, las habitaciones, sus armarios y cajones, el trastero… Deben aflorar temas como:

• Cambiar las ruedas de tu BTT (al ver tu bicicleta)
• Comprar una bici nueva para tu hijo que ha crecido demasiado deprisa.
• Mirar una tarifa más ajustada de telefonía e internet (al ver la factura en un cajón de la cocina).
• Darte de alta en facturas onlines de electricidad y gas.
• LLamar a un ex-compañero (al ver su nueva tarjeta de presentación en un cajón de tu despacho).
• Releer un libro o pdf que encuentras en un armario.
• Repasar los apuntes de la universidad para tirar lo que no valga (¿Todavía los guardas? ¿No crees que la fiscalidad desde 1998 ha cambiado? 😉
• Donar la ropa que ya no te pones o juguetes de tus hijos que ya no usan a una ONG
• …

El escaneo físico es muy útil y la mente te va guiando de forma natural. Allen afirma que todo lo que no sea suministros, decoración o equipos es un tema que se debe analizar. Yo afirmo que hasta estos componentes se deben analizar viendo la decoración reinante en algunos despachos. Como consejo, simplifica, elimina, vacía, quita,  pon alguna frase motivante… Todo esto, por supuesto debes dejarlo en una bandeja de entrada, recuerda que todavía estamos recopilando, la primera fase de la parte de control de GTD.

Segundo: Revisa tu entorno psíquico

La “memoria RAM psíquica” que dice Allen. Este es un proceso más complicado y que requiere que el cerebro piense y como explicamos en Castigados al rincón de pensar, el cerebro es vago y odia pensar. Para facilitar el trabajo David Allen nos facilita un anexo en “Haz que funcione” que denomina Lista de desencadenantes incompletos, tanto en el plano personal como profesional. La lista es muy completa y la puedes ver en el libro, comprar en la página oficial o descarga la de algunos blogs, como esta de Enfoque Carnot que Jesús Serrano Ducar organiza como siempre de forma muy útil. Un libro que leer, una prueba de esfuerzo, explorar un cambio laboral, un cambio de colegio de tus hijos, planificar la jubilación con tiempo, comprar una segunda residencia en la playa, cambiar de asesoría, suscribirte a Billage 😉 No te preocupes que la lista es lo suficientemente amplia para que salgan cosas de tu cabecita que no recordabas y que tenías ocupando memoria RAM psíquica. En esta fase Allen nos introduce de nuevo en la parte de perspectiva, es algo que mezcla habitualmente en sus libros y que en una primera lectura resulta un poco liante. La relectura de los libros de Allen es algo muy recomendable cada cierto tiempo pues encuentras matices y aprendizaje que una primera lectura pasan desapercibidos. Allen nos propone recopilar en este barrido mental hasta lo más sutil. “A menudo tienes en tu mente cosas de mayor peso cualitativo que no son tan evidentes y que se esconden detrás de las más visibles” afirma. Para ello nos conduce a través de su famosos niveles de perspectiva, proyectos (3.000 m) áreas de responsabilidad (6.000m), metas y objetivos (9.000 m), visión (12.000m) y propósito (15.000 m). Desde mi experiencia, los proyectos pendientes (3.000 m) deben haber aflorado en el repaso físico y en el mental con el listado de desencadenantes. Las áreas de responsabilidad también están incluidas de una forma u otra en estos desencadenantes ya que repasa compromisos con familia, amigos, ocio, salud, deporte, dinero, vida social, networking, crecimiento personal, formación, entorno vital (casa, coche…). La parte de metas, objetivos, visión y propósito las veremos en profundidad más adelante, por lo que en este primer barrido, desde mi punto de vista,  restan energía, a muchos que se inician en GTD les agobia un poco. Para una persona que tiene claro su propósito, visión y metas y quiere comenzar con un sistema casi perfecto, le será muy útil, pero para las que son más dubitativas o esa visión supone un cambio importante en el que se juegan mucho (en su vida personal o profesional), lo importante es identificar lo que te preocupa y saber definir el siguiente paso a dar para avanzar en la solución a esa preocupación, independientemente de que no sepas definir tu propósito vital, que por otra parte no es tan sencillo. Así que nuestra tarea ahora será repasar en profundidad nuestros espacios físicos y escanear con la lista de desencadenantes toda nuestra memoria RAM, para tener todo recopilado en nuestras bandejas de entrada, preparadas para la siguiente fase de la parte de control de GTD Procesar (o aclarar) que veremos en los siguientes post. ¡Buen barrido!   Y además de poner limpieza de todo con GTD, a gestionar tus tareas de forma rápida, sencilla, ágil y además todo desde un mismo lugar, te ayudamos nosotros con Billage. Tu Software de Gestión de Negocios All 1 One que puedes probar ahora gratis y comprobar lo que realmente puede hacer por tu negocio.

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