Plan de proyecto: el modo de conseguir tus objetivos

¿En tu pequeño negocio el día a día no tiene definido un rumbo y cada uno parece caminar hacia diferentes intereses? ¿Llamas por teléfono o te acercas a la mesa de tu equipo para enterarte de cómo van las cosas realmente? ¿Trabajáis a contrarreloj para lograr que un objetivo se cumpla dentro de una fecha? ¿Os suele ocurrir que no llegáis a conseguirlo a tiempo y el objetivo entonces pierde todo el sentido? Parece que tu pequeño negocio va un poco a la deriva y necesita orden para seguir un rumbo fijo hacia tu destino. Sin duda, necesitas un Plan de Proyecto.

Marca el rumbo con un buen plan de proyecto

En un negocio pequeño, las ideas deben concretarse en planes y en resultados para seguir siendo competitivos. Cuando tenemos un objetivo que alcanzar a medio plazo, resulta útil elaborar un buen Plan de proyecto. Para los que tengáis experiencia en gran empresa, es posible que salgáis corriendo al oír plan de proyecto, pero en una empresa pequeña, plan de proyecto debe ser sinónimo de simple, fácil de actualizar y accesible para todo el mundo. Si no cumple estos tres requisitos, no resultará útil. Vamos a verlos uno por uno.

Un plan de proyecto debe ser SIMPLE

Si echas un vistazo al plan y necesitas que alguien te aclare cuándo va a terminar el proyecto y cuáles son las fechas clave, no es simple. La representación gráfica debe ser muy visual. A veces un listado con las 5 fechas clave es suficiente.

Un plan de proyecto debe ser FÁCIL DE ACTUALIZAR

Si tu plan no es fácil de actualizar, estamos creando un problema, no una herramienta útil para conseguir resultados. Los planes son planes, pero la realidad supera siempre la ficción, así que tu plan debe poder adaptarse a la realidad de tu negocio de manera ágil. Si retrasas una serie de fechas o la entrega final, debes saber el impacto sobre tu equipo para valorar otras opciones.

Un plan de proyecto debe ser ACCESIBLE PARA TODOS

Si tu software de gestión de proyectos no es accesible para todos, tíralo. Descargar en PDF y enviar a todo el equipo una vez a la semana no es ni práctico ni útil. Necesitas tiempo real, y eso solo se consigue dando acceso de actualización a todo el equipo. Además, si todos tienen acceso pueden ver cómo van las tareas anteriores a las suyas

Antes de elaborar un buen plan de proyecto

Un buen plan de proyecto empieza por el final: por el día en el que tenemos que terminar. Hay contadas y rarísimas ocasiones en las que no tienes una fecha límite, pero esas son tan escasas, que nos centraremos en las de cada día: hay que lanzar un nuevo producto antes de Navidad, hay que estar preparados para vender en Francia en 3 meses o necesitamos la app móvil lista antes del verano. Tampoco vamos a tratar con los proyectos «zombis»: aquellos que nacen muertos. Entiendo por proyecto zombi, aquel que cuando empieza ya va con retraso. Por ejemplo: cuando firmas tu primer cliente en Francia, miras qué hay que hacer para facturarle. Estos casos no se clasifican como proyectos estrictamente porque no planificas nada, solo descubres todo lo que tendrías que haber hecho hace meses. Veamos lo que necesitas para un proyecto:

• Recursos económicos en forma de horas o de inversión.

• Tiempos límites.

• Un objetivo acordado por todos. Esto parece fácil, pero es el motivo principal de fracaso de los proyectos en las pequeñas y grandes empresas.

Definir un buen alcance de proyecto

Tener una reunión inicial sobre lo QUÉ vamos a conseguir antes de empezar a trabajar es una garantía de éxito. La realidad es que ante un objetivo como «Tener la app lista antes del verano», hay muchos grises interpretativos. Por ejemplo:

• ¿Qué significa lista? ¿programada y lista para probar? ¿es haber completado todos los ciclos de pruebas? ¿es haber pasado pruebas con usuarios reales? ¿es estar publicada en Play? lista significa cosas muy diferentes para cada equipo o profesional.

• ¿Cuándo es antes del verano? ¿Es el verano escolar, o sea el 23 de junio? ¿es el 15 de julio, cuando el director general se va de vacaciones? ¿es el 31 de julio cuando, se paraliza el país?

Como ves, hasta la frase más simple puede interpretarse de varias maneras. Cuando definas tu objetivo, sé lo más concreto posible y cámbialo por «Tener la app publicada en Play y con 5 usuarios activos el 31 de julio».

 Cómo realizar un buen plan de proyecto paso a paso

Una vez tengas recursos, tiempos y objetivos bien claros, te recomiendo usar una linea temporal para colocar todas las tareas de tu proyecto Si te gustan las series de crímenes y policías como a mí, planificar es rellenar esa línea temporal que dibujan los investigadores en la pizarra para representar los últimos días de la víctima antes de morir. [PASO 1] Pon la fecha final a la derecha. Empieza por la linea temporal: la linea horizontal que va del inicio al objetivo. Escribe tu objetivo y pon debajo la fecha en la que deberías conseguirlo [PASO 2] Añade tareas en secuencia. Si nunca has usado una línea temporal te recomiendo post-its pequeños porque si no el folio queda bastante tachado y confuso. Si es un ejercicio en grupo los post-its facilitarán la conversación y la movilidad de los elementos. Escribe en cada post-it una tarea que tengas que llevar a cabo antes de conseguir tu objetivo. No importa si la tarea es grande o pequeña. Escríbelo todo. Ve colocando los post-its en la línea según su dependencia. Es decir, si tu proyecto es sacar una nueva app al mercado, «Probar la app» no puede ir antes de «Contratar a un programador». Si vas a lanzar un curso online, «Empezar promoción en Facebook» tiene que ir después de «Terminar landing» y de «Integrar método de pago a la landing». Encontrarás algunos post-its que se agrupan. Por ejemplo: «Buscar fotografías para la landing», «Escribir los textos de la landing», «Revisión ortográfica de los textos de la landing», «Contratación de la pasarela de pago», van agrupados dentro de una macro tarea «Landing lista», cuando tengas un grupo de tareas, puedes agruparlas en una línea vertical como esta: Cuando hayas colocado todos los post-its, revísalos. La secuencia debe ser correcta. Mira que no te haya quedado alguna dependencia mal puesta o que no tengas . [PASO 3] Pon las fechas clave. En cada grupo de tareas, como la de «Landing lista» añade la fecha final de todas las tareas de ese grupo. Empieza por la fecha final del proyecto (la de la derecha de todo) y sigue calculando hacia atrás. Por ejemplo, si tu fecha final de proyecto es el 31 de julio y el equipo estima que necesita 6 semanas para realizar todas las pruebas, tu app debe estar lista para ser probada el 15 de junio. Y así con cada gran grupo. No te metas en los detalles de cada subtarea. Haz una primera estimación solo con las fechas por grupos. Esas son las fechas clave de tu proyecto. Al final deberías tener un diagrama parecido a este: Una vez hayas comprobado que las fechas clave funcionan bien, puedes encargar a cada responsable que gestione su área para llegar a la fecha clave acordada. Puede pasar que al añadir las fechas clave te des cuenta de que no tienes suficiente tiempo para completar el proyecto. Si estás planificando en equipo, es el momento perfecto para pedir sacrificios y compromisos comunes para acortar tiempos. Este es un método sencillo y práctico que puedes realizar en equipo para definir las fechas clave de tu proyecto y darte cuenta en la misma sesión de si dispones de tiempo suficiente para conseguir el resultado acordado.

Cómo mantener el plan actualizado

Las metodologías ágiles abogan por actualizaciones diarias muy rápidas. 5 minutos de pie antes de empezar la jornada, con una sola pregunta: ¿vamos bien con las fechas clave? Si la respuesta es sí, tu actualización ha durado 30 segundos. Si la respuesta es no, la reunión diaria sirve para desencallar temas y conseguir el objetivo final común.

Pon tu plan en marcha

Hemos visto en este artículo lo importante de planificar todas las acciones necesarias para que un proyecto vea la luz a tiempo y con éxito. También hemos visto que que un plan de proyecto que dé buenos resultados debe tener 3 atributos fundamentales: simplicidad, facilidad de actualizar y accesibilidad. Con esta información básica y una línea temporal, ya tienes lo que necesitas para planificar un proyecto y reflejar las fechas clave. Comprueba tú mismo las ventajas que ofrece una buena planificación y organización de un proyecto y me cuentas 🙂 ¿Cómo lo has hecho hasta ahora? Déjame tus comentarios. Y siempre, intenta contar con una buena herramienta online a la que todo el equipo tenga acceso y desde la que puedas gestionar todo el proyecto. Prueba Billage Gratis, te sorprenderá. 

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