Diagrama de Gantt: la mejor visibilidad para tu proyecto

Cuando tenemos proyectos complejos, tener una visión completa de las tareas pendientes, su nivel de cumplimiento, los retrasos y las dependencias, en un solo A4, puede ser complicado.  Una buena representación gráfica es el mejor modo de tener control de proyectos con muchas interdependencias como por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto o la creación de una nueva web.  Ahí donde tienes múltiples subproyectos con diferentes responsables que convergen en un único fin. El diagrama de Gantt te resultará útil.

¿Que es el diagrama de Gantt?

Se trata de una representación gráfica de todas las tareas, su duración y sus dependencias. Son diagramas parecidos a este: En este diagrama, cada una de las líneas representa un subproyecto. Más abajo te cuento cómo identificar la manera más adecuada de agrupar tareas en subproyectos. Con el tiempo y con la aparición de nuevas herramientas informáticas, como MSProjects, los diagramas de Gantt se han perfeccionado, para contener hitos, responsables y nivel de cumplimiento. Así que el Excel inicial se convierte en un fichero como este ejemplo de Wikipedia:

¿Cómo elaborar un buen diagrama de Gantt?

Ante todo, debes tener en cuenta que el diagrama de Gantt es una representación gráfica del estado del proyecto en un momento concreto. No es una herramienta de gestión del proyecto.

• DIVIDIR tu PROYECTO:

Esta es la tarea que el PMBOK denomina un WBS (Work breakdown structure) o desglose de tareas. Debes fragmentar un gran macro-proyecto como la renovación de tu web en varios subproyectos con entidad propia. Por ejemplo: diseño gráfico, programación, plan de marketing. Cada uno de tus subproyectos debe tener un fin concreto.

Como saber si tu proyecto está bien fragmentado? Identifica un entregable final, y formula una pregunta de SI/NO. Por ejemplo: ¿el manual de estilo está entregado? Todo lo que hay antes de este punto que es responsabilidad de la misma persona es parte del mismo subproyecto.

• QUEDARTE A NIVEL DE SUBPROYECTO:

No entres en las tareas. Recuerda, que lo que quieres es una visión completa y simple de todo el proyecto. No necesitas una sábana de 5 hojas en letra cuerpo 6 que detalle todo lo que hay que hacer en cada subproyecto.

Este es uno de los errores más comunes a la hora de usar el diagrama de Gantt: convertirlo en una visión exhaustiva de tu proyecto.

El diagrama de Gantt te da su mejores rendimiento cuando…

Tienes un equipo involucrado en un mismo proyecto que se extiende más allá de 6 meses. Cuando digo “equipo” no me refiero a personas de una única empresa, si tienes múltiples proveedores también tienes un equipo de proyecto. En estas situaciones, el diagrama de Gantt es una herramienta ágil y eficaz para dar visibilidad a todos de cómo va el proyecto y si su parte va con retraso o se ve afectada por el retraso de otros. Usa el diagrama cuando realmente tiene sentido. Si tienes un solo proyecto que empieza y termina en menos de dos meses, lo más probable es que no merezca la pena crear un diagrama de Gantt. Si realizar grandes proyectos para tus clientes, también es un modo rápido de  mostrar el progreso a tus clientes periodicamente sin entrar en detalles técnicos.

¿Qué herramienta usar para crear un Diagrama de Gantt?

Si es tu primera vez, puedes usar algo tan accesible como excel. Excel tiene plantillas pre-configuradas para crear diagramas de Gantt sencillos y prácticos. Si necesitas algo más elaborado o que puedas actualizar cada semana, tendrás que usar un sistema de gestión de proyectos. El sistema por excelencia para crear diagramas de Gantt es MSProjects. Si eres un pequeño autónomo o pyme, usar MSProjects es “mata moscas a cañonazos”. MSProjects tiene su dificultad si nunca lo has usado antes. Otros sistemas como Wrike, te proporcionan un buen diagrama interactivo en su versión de pago que te ayudará a usar este recurso por primera vez… Wrike tiene la facilidad de uso de los sistemas de gestión de proyecto más intuitivos, pero aporta la visión en diagrama.

Errores más comunes

1. Añadir demasiado detalle: si tienes que añadir colores para que se entienda, no añadas colores: elimina contenido.
2. Usar demasiados iconos, como por ejemplo estrellitas para entregables de diseño, redondas para entregables de programación, cuadrados para tareas críticas, etc. Si ves que tienes que añadir una leyenda a tu diagrama, elimina contenido
3. Sobre-simplificar: si tu diagrama tiene 4 líneas, no te está dando el nivel de visibilidad que necesitas. Recuerda a dividir según el responsable de cada bloque de tareas, de modo que todo el mundo tenga claro cuál es tu linea y cómo se relaciona con las demás.
4. No añadir dependencias: las dependencias son complejas de añadir y de manejar, en especial si usas MSProjects. No dejes de reflejarlas en un diagrama de Gantt para que cada uno pueda saber si su porción de trabajo debe adelantarse o retrasarse.

¿Listo para intentarlo por primera vez? Y si quieres además dar un paso más en la gestión de tus proyectos, lo mejor es que contrates Billage y tengas toda tu planificación en un solo clic y al alcance de tu equipo. ¡Pruébalo ahora gratis!

This post is also available in: Spanish