PDCA: la mejora continua

Que nuestro negocio crezca es una de los objetivos más importantes, por no decir el más, que nos marcaremos en todo momento cuando iniciamos nuestra andadura y también durante todo el recorrido. Querer avanzar, ser más grandes, tener más clientes… en conclusión, crecer, debe estar siempre en nuestro punto de mira pero también hay que saber hacerlo, conseguir que sea un crecimiento lineal y sostenible (evitando los picos elevados de actividad y luego bajones demasiado drásticos) y que perdure en el tiempo es la gran tarea a implementar día a día. No es una tarea sencilla, de hecho puede que sea más complicada que el propio crecimiento en sí mismo pero hay que llevarlo a cabo.

¿Cómo consigues mantener el crecimiento sostenido en tu negocio?

• Innovando productos.
• Mejorando servicios.
• Reduciendo costes para ofrecer mejores precios.

¿Cómo consigues estas 3 mejoras de manera continua en tu negocio?

Con 4 siglas: PDCA.

El círculo PDCA o círculo de Deming fue difundido por William Edwards Deming (1900-1993) dentro de su método de calidad total. Los principios de la calidad total han quedado asociados al desarrollo y crecimiento de Japón después de la segunda guerra mundial. De modo que muchos de los conceptos de la calidad actuales se relacionan con empresas y palabras niponas.

¿Qué significan las siglas PDCA?

Plan – Planificar

Una buena planificación es el principio de cualquier mejora. En este sentido, te recomiendo que elabores un plan ambicioso a medio plazo que guíe todos tus pasos.

¿Por qué elaborar una planificación ambiciosa para nuestro negocio?

Porque tener un objetivo claro asegura que no te desvíes de tu meta final. Aunque para empezar a actuar, divide tu plan en pequeñas metas a conseguir y, para cada meta, escribe una lista de las acciones que debes llevar a cabo para conseguirla. En conclusión, los planes cortoplacistas te llevan en una dirección distinta cada vez que completas el ciclo y no te permiten conseguir el crecimiento sostenido que deseas. Para facilitarte la comprensión, te voy a dar un pequeño ejemplo a lo largo de los 4 pasos para que entiendas qué hacer en cada uno. Aquí va el primero: Ejemplo de PLAN: Voy a vender un 20% de mi facturación online este año.

Do – Ejecutar

Se trata de cumplir lo que hemos planificado, sin llegar a obsesionarnos. Todos sabemos que los resultados no siempre son los previstos, la realidad nos sorprende para bien y para mal. Especialmente en los planes a medio plazo, mucho puede cambiar por el camino. En la fase de do se trata de hacer, ejecutar, completar todo lo que podamos. Aquí es donde muchas empresas pecan de puristas y se ajustan al plan sin dar opción a la realidad. Un buen plan es flexible a las circunstancias del mercado y de los clientes. Ejemplo de DO: Al final del primer semestre solo he vendido el 5%.

Check – Verificar

  Esta es la parte más importante de todo el ciclo. Es el momento donde comparas tu plan inicial con lo que ha sucedido. Llevo más de 15 años en proyectos y nunca he visto un proyecto sin desviaciones del plan inicial. El papel lo aguanta todo, pero la realidad no. La importancia del CHECK es ayudarte a aprender y a planificar mejor la próxima vez. No se trata de penalizar ni castigar a nadie, ese no es el objetivo de la mejora continua. Identificar las razones de las desviaciones es el punto en el que se genera la mejora. Hay diversas herramientas para identificar las causas de las desviaciones, por ejemplo los 5 porqués o el diagrama de pez. Cuando tengas la lista completa, algunas serán mínimas y no tendrán impacto, pero otras serán mayores, errores que no quieres volver a cometer o aciertos que quieres repetir para seguir creciendo. Ejemplo de CHECK: ¿Por qué hay un 15% de diferencia entre mi plan y la realidad? # La tienda online empezó a operar tarde? # Los clientes prefieren el trato personalizado de la tienda física? # El proceso de pago de mi tienda online es demasiado complejo? En este punto es importante no dar nada por sentado: todas las razones deben estar apoyadas por datos, no por intuiciones. Todos tenemos ideas preconcebidas de nuestro negocio y clientes, así que cuanto más objetivo sea el análisis más lograrás mejorar en cada vuelta.

Act – Actuar

En el fin del círculo es donde vuelves a empezar. Actuar significa tomar medidas para resolver los errores que te han desviado de tu plan, añadir los aciertos a tu modo de operar o incluso darte cuenta de que debes planificar de otro modo distinto. Actuar es cambiar tu modo de hacer las cosas para adaptarte a los datos que te ha dado la realidad. De las causas que hayas identificado en el paso de Check, algunas como que la tienda online abriera con retraso, ya no tienen remedio de cara a tu objetivo del año. Pasó y no puedes remediarlo, pero la próxima vez que lleves a cabo un proyecto parecido deberías volver a analizar la programación de tu tienda online para evitar repetir errores. Para las causas sobre las que puedes actuar, pon en marcha medidas para acercarte a tu plan y vuelve a medir el resultado. Ejemplo de ACT: Modificas el proceso de pago para que se produzca en un click, lanzas una encuesta online entre todos tus clientes para preguntar qué les motivaría a comprar online o a visitar tu tienda. Como del ACT puedes pasar al PLAN (si debes modificarlo) o a DO, la aplicación de este modelo genera una espiral continua que terminaría en la perfección, pero eso sabemos todos que es inalcanzable 🙂

¿Cuándo debes aplicar el modelo PDCA?

Este círculo es aplicable a cualquier entorno, porque ninguno es perfecto y todos son mejorables, pero da especialmente buenos resultados en los entornos de incertidumbre. Cuando emprendes en un mercado nuevo o cuando creas un producto muy innovador y no tienes claro cómo va a reaccionar el mercado, te recomiendo llevar a cabo ciclos muy cortos: medir-analizar-mejorar, medir-analizar-mejorar. Esto te dará mucha información real sobre el mercado y las reacciones de los compradores con tu producto. A pesar de que PDCA fue ideado hace más de 50 años, su validez en el mundo actual es evidente. Cuanto más incierto es el entorno en el que vivimos, más útil resulta el ciclo de Deming. Con la rapidez a la que cambia el mundo actual, tener herramientas para adaptarse rápido a los cambios puede ser la diferencia entre cerrar o seguir operando. ¿Y tú? ¿Cómo mejoras tu negocio? Fundamental para que todo el proceso de crecimiento sea de calidad y sostenible, lo mejor es tener un Software de Gestión de Proyectos con el que implementar todas las tareas diarias tuyas y de tu equipo. Prueba gratis el CRM de Billage y verás cómo tu vida cambia.

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