GTD Procesar. Huye del monstruo de la ambigüedad

Después del Barrido de la mente que supongo habrás realizado con la profundidad necesaria, y tras ser un crack en el difícil arte de recopilar (o capturar) todo lo que pasa por tu cabeza, llega el momento de avanzar en la fase de control de GTD. El separar la recopilación  de las cosas de su procesamiento nos ha permitido no desviar la atención de lo que estábamos haciendo, evitando una pérdida de energía innecesaria. Recuerda que GTD está más relacionado con gestionar la mente o la atención que con la obsoleta “Gestión del tiempo”.

CONTROL

Recopilar ——> Procesar / Aclarar——> Organizar—–>Revisar——>Hacer

Utilizaré varios post para explicar la importancia de los dos siguientes pasos; Procesar (o aclarar) y Organizar. Aunque, en la práctica y una vez dominado el sistema acabemos haciéndolos simultáneamente.   Todavía no hemos presentado el tan conocido esquema del flujo de trabajo de GTD. Cómo veis en el esquema hemos recopilado un montón de “cosas”. Recordad que definimos “cosa” como “algo incompleto sobre lo que hay que tomar una decisión”.  Este cesto de cosas hay que vaciarlo siguiendo estas reglas: 1.- Procesa en primer lugar el elemento que esté arriba del todo (si es una carpeta física) o el último elemento recopilado (si utilizas una herramienta virtual o el email). 2.- Procesa los elementos de uno en uno. Respetando el orden. 3.- Nunca puedes volver a meter en el cesto algo que ha salido de él. 4.- Una vez procesado, el cesto se queda vacío. Cómo véis, la clave es no poder elegir que queremos o nos apetece más procesar en función de si tenemos más o menos claro lo que hay que hacer. Recordar que el cerebro es vago y odia pensar…. Nos detenemos entonces,  en la fase de Procesar o Aclarar que se corresponde con la parte central del flujo de trabajo que os he pintado en verde. En un artículo posterior hablaremos de cómo organizar, que se corresponde con los laterales del flujo de trabajo pintados en amarillo. Como se desprende del esquema, procesar o aclarar es introducir como hábito personal el hacerse una serie de preguntas sobre las “cosas” para transformar su contenido y poder trabajar con ellas de forma más eficiente. Es importante no saltarse ninguna pregunta y hacerlo “a mi manera”. Es mejor adquirir el hábito correcto desde el principio. La velocidad de procesado aumentará con la práctica.

¿Qué es?

David Allen se pregunta en Organízate con Eficacia… ¿Qué son las cosas?. En esos cestos de recopilación o bandejas de entrada habrá información, compromisos, objetivos personales, temas a explorar, inquietudes, preocupaciones. Fíjate que no pregunta ¿que hay que hacer con la cosa? sino que significa. A veces las cosas no son tan evidentes. Por eso, si crees que tu productividad no depende de las circunstancias y estás comprometido con ser un buen GTDista,  la siguiente pregunta es clave.

¿Es accionable? es decir ¿Requiere alguna acción?

Aquí es donde debes de huir de lo que Allen llama “El monstruo de la ambigüedad, que está escondido en los rincones de los lugares más productivos y en el interior de las personas más preparadas” La respuesta a una pregunta cerrada es SI o NO.

• NO requiere acción.

1.- Es desechable. Papelera. 2.- No es necesario actuar ahora pero habrá que hacer algo en el futuro. Incubar. 3.- Es información útil que puede ser necesaria en el futuro. Material de consulta.

• SÍ requiere acción. Entonces deberemos determinar:

1.- ¿A qué proyecto o resultado resultado nos hemos comprometido? 2.- ¿Cuál es la acción siguiente que requiere? Vamos con los ejemplos. Recopilas en tu bandeja de entrada “email personal” la notificación de la factura electrónica de tu empresa de telefonía. Opción 1: ¿Qué es? Información que quiero guardar durante un tiempo. Me tranquiliza descargar la factura y guardarla en mi archivo. ¿Es accionable? SI. La acción a incluir sería “descargar la factura de xxxxx y guardarla en (disco duro, nube…) como material de consulta. Opción 2: ¿Qué es? Por el importe es información correcta que siempre tengo accesible en el apartado para clientes de la compañía. ¿Es accionable? No. Eliminar Opción 3: ¿Qué es? Una inquietud. Hace tiempo que me parece excesiva y quiero valorar los servicios y compararlos con otras compañías. ¿Es accionable? No. Cómo va a suponer más de una acción, lo considero un proyecto. Anotaremos el proyecto “Gastos de telefonía optimizados” Y definiremos la siguiente acción “Conocer bien las coberturas (TV, datos y llamadas) de la tarifa con la compañía actual.” Opción 4: ¿Qué es? Tema a explorar. La factura está a mi nombre, pero mi pareja va a comenzar a trabajar en casa en enero como freelance y parte de la factura puede ser deducible si la pongo a su nombre. ¿Es accionable? Todavía no. Definimos “Titularidad factura de telefonía cambada el 31 de Enero” y lo Incubamos en la lista “algún día / tal vez” Como veis, las posibilidades son varias. Hace tiempo que este tema te estaba “tocando el timbre” y una vez que lo afrontas y decides, es un tema controlado que reduce el estrés. Estoy utilizando terminología del siguiente paso de la fase de control (organizar) para facilitar el aprendizaje y porque, como he comentado, en la práctica se hace a la vez, pero trataremos más adelante todos los contenedores o carpetas que necesitas. Siguiendo el ejemplo habremos dado respuesta a ¿Cuál es la acción siguiente? en las opciones 1 y 3. Siguiendo la parte en verde del “flujo de trabajo” tendremos 3 opciones. 1.- Hacerlo. Si lleva menos de dos minutos. Podría ser el caso de la opción 1. 2.- Delegarlo. Pedir a tu pareja que lo haga. Lista “A la espera”. 3.- Posponerlo. Si lleva más de dos minutos (caso de la opción 3 del ejemplo), ponerlo en una lista de Acciones siguientes y dejarlo para más tarde. Si tiene una fecha objetiva concreta (una cita con el comercial de telefonía el martes a las 9:00) agendarlo En la siguiente entrada comenzaremos con los contenedores o carpetas necesarios para organizar las acciones definidas. ¡Rescata de tu lista “Algún día / tal vez” tu inquietud de suscribirte a Billage y pásala a la de Acciones siguientes!

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