GTD. Organizar. El orden os hará libres

“Durante los primeros veinticinco años de mi vida quise libertad. Durante los siguientes veinticinco años quise orden. Durante los siguientes veinticinco años me di cuenta de que el orden es libertad”. Winston Churchill Continuamos con nuestro repaso a la metodología GTD. Seguimos en la fase de control.

Control

Recopilar / Capturar—–> Procesar / Aclarar—–> Organizar—->Revisar/  Reflexionar—–>Hacer / Compromisos Hemos recopilado o capturado todas las “cosas”. Las hemos procesado y aclarado su significado siguiendo la zona central del esquema del flujo de trabajo que está resaltada en verde. Ahora nos toca Organizar. Agrupar las cosas procesadas en diferentes contenedores que se corresponde con los laterales del flujo de trabajo pintados en amarillo.     Ya que queremos construir un sistema fiable fuera de la mente, la organización que diseñemos debe de ser mejor que la mental.

¿Qué significa ser organizado?

Seguramente para cada uno de nosotros significa una cosa diferente. Lo que está claro son dos conceptos:

• Nunca se es demasiado organizado. Si las cosas no están donde has definido o no son accesibles; significa que no eres lo suficientemente organizado.
• Cuanto más definido y accesible sea tu sistema, más elevado será el nivel de flujo y confort que experimentes.

Cada contenedor que vamos a presentar, supone “un acuerdo que hacemos con nosotros mismos” en palabras de Allen. Se trata de que las categorías estén “visual, física y psicológicamente separadas”. Una de las claves del éxito de GTD es que esta organización no va a depender de nuestra subjetividad, sino que ante una misma acción, los GTDistas la organizamos de manera similar. Por este motivo, aunque en el esquema del flujo de trabajo están separados, en la práctica procesamos (o aclaramos) y organizamos a la vez. Esto es lógico, ya que una vez aclarado el significado de las cosas, su organización debe ser automática. También supone que los contenedores (listas, carpetas…) estarán llenos de “cosas” homogéneas. Si al procesar las cosas has contestado NO a la pregunta ¿Requiere acción?, tendrás tres opciones:

• Para las cosas que una vez procesadas decidimos no hacer nada con ellas, necesitamos una papelera. Esta papelera será física si la cosa está apuntada en un papel  o el botón supr (o el símbolo papelera) si está en el mail o en una app de productividad. Lo importante es el concepto de eliminación, de salida del sistema.

• Para las cosas que decidimos no hacer nada con ellas pero guardarlas porque nos pueden servir en el futuro, tendremos un archivo de material de consulta Este archivo puede ser físico, en soporte informático, en la nube, en tu aplicación de productividad o en tu CRM de Billage. Lo importante es que sea de fácil acceso y que el tiempo que destinamos a buscar algo que necesitamos no sea elevado, motivo por el cual perdería su utilidad. Ese tema es más personalizable y depende de tu nivel tecnológico, por lo que le dedicaremos un post en el futuro.

• Para las cosas que por diferentes razones decidimos incubar, es decir, decidimos no hacer nada en este momento pero queremos tenerlas dentro de nuestro sistema por si las afrontamos en el futuro crearemos la lista Algún día / Tal vez. En el barrido de la mente deben aflorar muchos candidatos a esta lista; viajes, aprender algún conocimiento o habilidad, lecturas, y también cosas más prácticas, que quieres hacer pero no en el corto plazo. La lista “algún día/ tal vez” tiene mucho potencial ya que tan solo el anotar proyectos que inconscientemente consumen espacio en tu cerebro, hace que estés más creativo y sorprendentemente esos proyectos paralizados de alguna manera comienzan a avanzar de manera muy motivante.

Si al procesar las cosas has contestado SÍ a la pregunta ¿Requiere acción?, tienes cinco opciones:

• Si requiere acción y requiere más de una acción, estamos ante un Proyecto.  A GTD no le importa lo que tu pienses que es un proyecto, ni si es más o menos complejo, simplemente es algo que requiere más de una acción. Recuerda que estamos ante un método objetivo.

“Hacer un curso de GTD en Madrid” (que has visto en un tweet) es un proyecto que debes trocear en acciones que se puedan hacer. Probablemente debas dividirlo en ver toda la info en la web del curso, comentar con tu pareja, reservar viaje, reservar hotel, alguna lectura previa…   Así crearás una Lista de proyectos donde listarás el resultado esperado “Curso GTD realizado satisfactoriamente”. Para mí, aprender a gestionar bien el concepto y los pasos de los proyectos en GTD ha supuesto uno de los grandes avances en mi productividad personal. Hablaremos de proyectos en un post específico donde introduciremos una lista de material de apoyo para proyectos.

• Si requiere acción y una sola acción y ésta se tiene que realizar en una fecha y hora concreta la enviaremos a la agenda. Nuestra agenda en GTD no contiene nada más que fechas objetivas. Un reunión que nos han convocado, una cita con un cliente, una videoconferencia o webinar concertado, una visita al dentista, una reunión con la tutora de tu hijo…

Uno de los grandes errores de la tan cacareada gestión del tiempo en “reservar”cajones de tiempo para hacer determinadas acciones. Puede que algún día aciertes, pero con los entornos VUCA actuales, estás más cerca de la astrología y la adivinación. Como afirma el maestro José Miguel Bolivar “Prever es invertir en efectividad y planificar es perder el tiempo”.

• Si requiere acción y una sola acción y puede hacerlo otra persona (la podemos delegar) o depende de un  trabajo previo de otra persona la anotaremos en la lista “A la espera”. Sobre la delegación hay mucho escrito y por escribir. No se trata de un tema jerárquico.  Profundizaremos en la delegación y en las “cosas que hay que dejar de hacer” pero os adelanto el argumento de Peter Drucker “Toda acción que puede hacer una persona que cobra menos que tú, debe delegarse” Esto no hay que interpretarlo de manera literal, quizás eres freelance y te guste más “Todo lo que se pueda externalizar a alguien que lo vaya hacer de forma más eficiente, se debe delegar” Quizás este alguien gana más que tú pero lo hace más rápido y más eficientemente por lo que te sale más barato.

• Si requiere acción y una sola acción y la tenemos que realizar nosotros la enviaremos a la lista “Acciones siguientes” que es donde van a estar el 80% de nuestras acciones. por ese motivo os explico dos conceptos.

• La regla de los dos minutos. Uno de los iconos de GTD. Si la acción te va a costar menos de dos minutos, HAZLA. La realidad es que en el momento de procesar y organizar, el pararnos a hacer cosas nos desvía la atención de la que estamos haciendo que no es otra que procesar y organizar. Y ya sabemos que al cerebro le cuesta un montón de esfuerzo volver a retomar una tarea interrumpida. Por otro lado, nunca son dos minutos exactos y 10 acciones de 5 minutos son 50 minutos que tienes que dedicar y que pueden hacer que no completes el procesado correctamente y consigas el control que promete GTD. te recomiendo utilizar esta norma con prudencia.

• Trocear la lista «Acciones Siguientes”. Llegados a estas alturas podemos tener una lista con más de 100 acciones a realizar. El navegar entre las listas buscando lo que hacer es una de las mayores pérdidas de productividad, de foco y además genera estrés.

Allen, en base a su experiencia nos propone trocear esta lista en función de lo que denomina CONTEXTOS, que no es sino la “herramienta, situación o persona que es necesaria para realizar la acción”. Lo reconozco, soy un fan de los contextos. De qué me sirve planificar “grandes rocas” o “tareas más importantes” (TMI) si he tenido que ir a solucionar de forma urgente una incidencia con un cliente o mi hijo se ha levantado con fiebre y tengo que llevarlo al pediatra. Contextos habituales son #ordenador #recados #llamadas #casa sin embargo hay mucho recorrido  de mejora tanto en la mejora de la concreción de los contextos como con la introducción de dos matices (algunos los denominan subcontextos) importantes, el tiempo y la energía disponible.

Estamos en el corazón de la fase de control de GTD. Hemos introducido muchos conceptos; sobre bastantes de los cuales volveremos para profundizar y optimizar nuestro sistema. Y en tu proceso para aumentar tu productividad no puede faltar un sistema de Gestión de Proyectos como Billage. ¡Pruébalo Ahora Gratis! y comprobarás los resultados.

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