GTD Proyectos: Organización y próximas acciones

Terminamos con el repaso a La Planificación Natural de Proyectos ® que propone David Allen. Tener en cuenta que estamos hablando de proyectos que necesitan un enfoque más “vertical”.

Sobre estos proyectos más “verticales”, que nos piden un poco más de desarrollo; hemos hablado sobre la necesidad de entender el propósito (por qué), definir el resultado (qué) y buscar el cómo a través de la lluvia de ideas. Ahora debemos organizar esas ideas y definir próximas acciones.

Cuando hayas terminado la tormenta de ideas, observarás, de forma intuitiva, que hay cosas que puedes hacer ya. Conoces a gente a quien preguntar algo, detectas un elemento clave para conseguirlo…. Son lo que Allen llama “relaciones y estructuras naturales”.

Recuperamos el ejemplo de buscar una nueva vivienda. Tras la tormenta de ideas con tu pareja, te pueden salir temas como,

• Mi amigo Luis que trabaja en una inmobiliaria
• Visitar al banco
• Webs especializadas
• Precio máximo que puedes pagar
• Imprescindible jardín con barbacoa
• ….

 Para organizar, de manera natural solemos:

• Identificar las partes importantes, el “core” del proyecto sin el que no se puede conseguir el resultado.
• Ordenar las acciones que tengan que ser secuenciales
• Detallar. Aquí, como en todo GTD®, en su justa medida. Vamos a verlo.

¿Cual es la acción siguiente?

Después de organizar, volvemos a una de las preguntas clave de GTD® . Si después de los pasos anteriores de la Planificación natural de Proyectos ®,  tienes respuesta para esta pregunta, vas por el buen camino. Si no la tienes, debes afinar los detalles.

Debes planificar y detallar lo suficiente para vaciar la cabeza hasta que “dejes de pensar en el proyecto”. Recuerda que en GTD tenemos una “Mente Extendida” fuera de nuestra cabeza.

Tipos de proyectos

No se establece una clasificación ad-hoc en la metodología, pero merece la pena matizar para aclarar.

Recordamos que proyecto en GTD® es todo resultado que requiere más de una acción y que se puede completar en menos de un año.

1.- El 90% de tus proyectos según GTD® pueden avanzar y los “sacas” de tu cabeza definiendo un resultado esperado y escogiendo la siguiente acción física y observable que te acerca a conseguirlo.

Ej. Defino el resultado “BTT nueva comprada”. Automáticamente piensas en “llamar al Melenas” (amigo especialista). Después de la llamada vendrán otras acciones, mirar modelos en la web, visita a tienda… pero solo manteniendo el resultado en una lista e identificando una siguiente acción tras terminar la anterior llegarás a completarlo.

2.- Un 15% de tus proyectos puede requerir un mapa mental, un listado de ideas…

Ej. Defino el resultado “Feria Alimentaria aprovechada” Aquí estaría bien buscar en la web los contactos que quieres hacer, mirar el plano y hacer una plantilla con las visitas  y tiempo estimado en cada stand.

3.- Un 5% de tus proyectos necesitará las acudir a los niveles más altos de la Planificación Natural de proyectos ®

Ej. Defino el resultado. “Actividad outdoors equipo realizada para mejorar implicación” y defino una siguiente acción “Buscar en Google experiencias para grupos en un radio de 50Km”. Pero pasan los días y la acción sigue ahí…. O lo que ves no te encaja, te viene a la cabeza de vez en cuando y te genera incomodidad…

Necesitas más claridad y debes ascender en la escala de la planificación natural.

• Primero volver a hacer una lluvia de ideas para ver si encuentras otra solución.
• Si no encuentras lo que buscas, deberías volver a visualizar el resultado deseado. Si funciona volverás a bajar hacia la lluvia de ideas. Si no eres capaz de visualizarlo vuelve a ascender por la escala.
• Estás en el propósito. ¿Por qué hago esto? ¿Para qué? Si encuentras claridad en el propósito te será más fácil visualizar el resultado y bajar hacia la lluvia de ideas. Si no está alineado con un propósito deberás desecharlo.

Como ves, subiendo en la escala encuentras claridad y bajando en la escala encuentras acción.

This post is also available in: Spanish