ERP y CRM: ¿Cuál es la diferencia?

ERP y CRM no son lo mismo. Puede que cubran algunas parcelas de la gestión de tu negocio simultáneamente pero cada uno tiene una identidad propia y unas características que lo hacen único. Si uno u otro es necesario para tu empresa solo puedes decidirlo tú. Eso sí, antes de tomar la decisión, para que esta sea la adecuada, lo mejor es saber qué es cada uno y sus detalles más íntimos.

¿Qué es un ERP?

Para que podamos entenderlo fácilmente, un ERP (Enterprise Resource Planning o traducido Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto o agrupación de sistemas que facilita y permite la integración de operaciones fundamentales en una empresa.

Normalmente, un ERP va a encargarse del orden y la gestión informatizada de áreas de tu negocio tan importantes como la logística (incluyendo análisis y gestión de almacén, inventarios, envíos, transportes) así como todo lo referente a la producción (control de piezas, de unidades fabricadas, procesos productivos), etc.

Un ERP también estará involucrado en las ventas de tu negocio pero no en el proceso comercial (que eso se lo deja al CRM) sino en el control de ventas. Con un ERP sabrás de lo producido, qué se ha vendido, cuánto, a qué precio y cuánto stock queda para así tomar decisiones de producción y compras.

En resumen, el ERP es la herramienta de gestión interna de tu negocio. Dentro de él estarán los datos necesarios para un correcto y minucioso control interno y permitirá aportar al departamento financiero entre otros todos los datos necesarios de compras, costes, margen, ventas…

Un ERP se puede ocupar o incluir la información y ordenarla mejor dicho de los departamentos de compras, ventas (incluir info, no el proceso comercial), logística y financiero entre otros.

Un EPR no es una herramienta cualquiera sino que representa normalmente una fuerte inversión para la empresa dado que normalmente, no sirve con uno “al uso” ya hecho sino que sobre un software base, lo habitual es personalizarlo según las particularidades y necesidades de la empresa. Y es cada empresa es un mundo y aunque se dediquen a lo mismo, cada una necesitará lo suyo.

¿Qué es un CRM?

Por otro lado, un CRM es una herramienta de gestión igualmente pero que abarca otros ámbitos de nuestro negocio. Un CRM es un software y suele ser online (cloud o en la nube) y el objetivo principal o funcionalidad del CRM es la gestión comercial de la empresa. Es decir, un CRM es la solución perfecta para gestionar, optimizar y llevar el día a día de tu proceso comercial.

Un CRM es algo básico en todo negocio y es que es el primer escalón para gestionar correctamente cualquier empresa. Es el lugar donde tener todos los contactos de la empresa (leads, posibles clientes, clientes actuales, clientes fidelizados, prospectos, proveedores…). Todos los contactos que maneja el equipo deben estar en el CRM de la empresa.

De ahí que lo más adecuado sea siempre que el CRM sea online (esté alojado en la nube) y es que así todos los miembros del equipo puedan tener acceso rápidamente y desde cualquier lugar.

Con un CRM sacarás el máximo partido a todo tu proceso de ventas porque lo primero que vas a implementar es precisamente eso, un protocolo de ventas. Con tu solución online podrás en un único lugar, crear un prospecto, incluir las tareas comerciales realizadas o a realizar (una llamada, un email, una reunión…) e ir añadiendo hitos por cumplir o cumplidos: si la reunión ha tenido éxito, si envías un presupuesto, si lo aceptan y si finalmente la venta se realiza con éxito o no. Además, el CRM te servirá de histórico ya que añadirás toda la información adicional en cada paso y siempre podrás ir a ella para saber qué ocurrió y así implementar mejoras.

Gracias al CRM vas a conseguir avances en tu negocio como:

• Tener toda la información de tus contactos y tu ciclo de ventas en un único lugar.
• Crear tu propio protocolo – proceso de ventas y poder sacar el máximo partido a cada prospecto.
• Optimizar el tiempo de tu equipo de ventas.

CRM o ERP para tu empresa

Para poder tomar una decisión acertada sobre si implementar uno u otro, lo primero que tienes que llevar a cabo es un análisis exhaustivo de tu negocio. Puedes encargar una auditoría porque si estás en el punto de plantearte un ERP es que tu empresa tiene un cierto volumen. Dicho lo cual, necesitas conocer los pormenores de tu compañía y así decidir no sólo si sería optimo para vosotros un ERP sino que una vez aclarado que sí, tendrás que elegir cuál contratar y con qué módulos.

En ese punto de auditoría verás que un ERP es una herramienta muy potente y que va a cubrir un espectro de tareas y departamentos muy específicos en tu empresa. Los ERP están destinados a negocios medianos – grandes y que incluyen ciertos procesos como producción, logística (con una cierta envergadura), etc.

En cambio, un CRM es el paso inicial y básico que tiene que tener todo negocio si quiere tener cierto orden y que todo funcione de forma automatizada al menos en la base (los contactos, el proceso comercial…).

Así que para empezar a pensar qué necesitas y después tomar una decisión, lo más adecuado es que analices tu empresa y listes las necesidades que tenéis y cómo puedes optimizar procesos.

Convivencia de ERP y CRM

Por supuesto un ERP y un CRM pueden convivir en una empresa. Uno no suple a otro y es tan así que los ERP suelen u ofrecer un módulo interno dentro de ellos que es un CRM o aportar un CRM externo que se “conecta” o sincroniza para así que funcione todo como un reloj.

Lo que tienes que pensar es también a medio – largo plazo y antes de decidir trazar tu línea de crecimiento. Tu inversión bien merece la pena que pienses en soluciones que cubran tus necesidades ahora pero también dentro de un tiempo. Vas a emplear tiempo y también dinero en adquirir un ERP y/o un CRM y por lo tanto, sácale el máximo provecho. Piensa con un horizonte un poco más adelantado del que tienes ahora para que después, no tengas que cambiar de herramienta y volver a empezar con el volcado de información, etc.

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