Sede Electrónica de la Seguridad Social: tramitar el registro
Los autónomos están obligados a realizar sus trámites con la Seguridad Social por vía telemática a través de su Sede Electrónica (SEDESS). Este sistema de comunicación está habilitado para ciudadanos y empresas, y permite realizar un gran número de trámites sin necesidad de desplazarte y a la hora que mejor te venga.
Tienes dos opciones para el cumplimiento de la obligación de comunicarte con la Seguridad Social por internet:
- Registrándote directamente en la Sede electrónica de Seguridad Social (SEDESS)
- Autorizando a un tercero que actúe como tu representante en el Sistema Red, normalmente tu asesor fiscal o laboral
En este artículo vamos a ver cómo debes registrarte en la Sede Electrónica de la Seguridad Social y las cuestiones más importantes a tener en cuenta.
Cómo darse de alta en la Sede Electrónica de la Seguridad Social
La Sede Electrónica de la Seguridad Social es la manera más fiable de realizar todos tus trámites a través de Internet. Todos los trámites que realices en dicha Sede tienen la misma validez legal que si los hicieras de forma presencial en una de las oficinas de Seguridad Social.
Existen varias formas para darse de alta :
- A través de un certificado digital
- Por medio del Sistema Cl@ve
Aunque pueda sonar obvio, tramitar el alta a través de un certificado digital sólo es posible si previamente has solicitado el certificado a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y lo has descargado en tu ordenador.
Los pasos a seguir para obtener tu certificado digital son :
Preparación :
– Accede a la web de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre
– Accede al menú “Sede Electrónica”
– Accede al apartado “Obtenga/Renueve su Certificado Digital (CERES)”
– Elige el certificado de persona física
– Pulsa la opción “Obtener certificado software”
– Prepara tu ordenador con los requisitos establecidos en el apartado “Consideraciones previas y configuración del navegador”
Solicitud de Certificado:
– Pulsa el apartado “Solicitud vía internet de su Certificado”:
Podrás acceder a este apartado si has cumplido correctamente con los requisitos de configuración exigidos.
Completarás el formulario que aparece con tu nombre y apellidos, DNI y una dirección de correo electrónico. Tras enviar el formulario, te enviaran a dicho correo un código de solicitud de 9 dígitos. Te aconsejo que imprimas o anotes este código porque lo vas a necesitar para obtener tu certificado.
Acreditación de tu identidad :
– Pide cita a tu oficina de registro más cercana
– Preséntate con tu código de solicitud y tu DNI
Obtención de tu certificado digital :
– Una vez has conseguido acreditar tu identidad, debes permanecer muy atento al correo electrónico en el que recibiste el código de solicitud. Recibirás un nuevo correo en el que te confirmarán que ya puedes descargar tu certificado digital.
– Abre el navegador desde el que iniciaste el procedimiento de conseguir tu certificado.
– Selecciona en certificados persona física y pulsa “Descargar certificado”.
– Rellena el formulario que aparece con tus datos y ya podrás descargar tu certificado.
– Asegúrate de que aparece una ventana emergente confirmándote que tu certificado se ha instalado correctamente.
– Te recomiendo que hagas una copia de seguridad de tu certificado.
En la propia Sede Electrónica de la Seguridad Social tienes diversos manuales orientativos sobre cómo hacer este proceso, por si te queda alguna duda.
La otra opción para tramitar el alta a través del Sistema Cl@ve. La finalidad de este sistema es unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Su principal característica es que los ciudadanos pueden identificarse ante la administración mediante el uso de claves concertadas (usuario más contraseña) y por medio de DNI-electrónico.
El sistema Cl@ve acepta dos modalidades de uso:
- Cl@ve permanente:
Está orientado a los usuarios más habituales. Permite el acceso con usuario y contraseña con una validez duradera en el tiempo pero no ilimitada. Proporciona claves de un solo uso por sms. Además, dicho sistema proporcionará al ciudadano acceso a la firma electrónica almacenada en la nube (Cl@ve firma).
- Cl@ve Ocasional (Clave PIN):
Está orientado a usuarios que acceden puntualmente. Es un sistema de contraseña con una validez muy limitada en el tiempo.
Trámites que puedes realizar desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social
A través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social es posible realizar de forma online una gran cantidad de trámites. Los trámites más solicitados son :
- Alta, baja y variación de los datos de autónomo en el RETA
- Solicitud del Informe de bases de cotización
- Solicitud del Informe de Vida Laboral
- Cambio de CNAE
- Consulta y firma de Notificaciones telemáticas
- Solicitud de certificados
- Cambio de la cobertura de las contingencias
- Pago con tarjeta de deudas de la Seguridad Social
- Recaudación de las cuotas de autónomos
- Reducción de la baja de paternidad
Como novedades en los últimos años se han incluido también los siguientes trámites:
- Acceder al Histórico de notificaciones para autónomos y pymes.
- Consultar información sobre retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.
- Presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones cuyo destinatario sea el Instituto Nacional de la Seguridad Social y que no estén comprendidas como un servicio concreto de la sede electrónica de la Seguridad Social.
- Aviso de la defunción de todo ciudadano que fuera perceptor de prestación de la Seguridad Social.
- Solicitud de la prestación por riesgo durante el embarazo, lactancia o por cuidado de menores con una enfermedad grave.
- Modificación de la condición de autónomo en el RETA.
- Solicitud de la base de cotización reducida para autónomos con pluriactividad cuya alta sea la primera.
¿Que es el Sistema NOTESS?
Como empresario, es imprescindible que también conozcas qué es el NOTESS. Se trata de un sistema que permite a la Seguridad Social el envío de notificaciones electrónicas. Los procedimientos sujetos a este sistema son:
- Reclamaciones de deudas
- Providencias de Apremio
- Actos en vía ejecutiva
- Procesos de deducción y aplazamientos
Te recomiendo que estés atento a las notificaciones que te pueden llegar vía online a través de NOTESS o al correo electrónico que facilitaste a la Seguridad Social. Una vez te envíen una notificación empezará a contar el plazo y si tú no lo has visto no te darás por enterado pero la Seguridad Social seguirá con su procedimiento igualmente.
La Orden ESS/485/2013 de 26 de marzo regula las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social.
Consejos para la realización de trámites desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social
No dejes para el último día la realización de cualquier trámite, sobre todo si debes presentar documentación exigida por la Seguridad Social. Siempre debes tener en cuenta la fecha límite y realizar el trámite que necesitas como muy tarde unos días antes de esa fecha.
Debes de estar atento al calendario laboral para saber cuáles son los días inhábiles para la Administración. Cada Sede Electrónica en la que esté disponible un registro electrónico concluirá, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus funciones el titular de aquella, los días inhábiles.
La Seguridad Social registrará la fecha del primer día hábil inmediato a la fecha en la que enviaste la documentación. Hay veces que por cuestiones de servicio de mantenimiento técnico no se puede acceder a la Sede electrónica. Y puede ser que se te pase el plazo.
Mucho cuidado si recibes una notificación en SEDESS porque pasados 10 días desde su recepción no podrás firmarla sólo podrás verla.
Si has realizado correctamente un trámite deberás obtener :
- Un número de registro
- Aparecerá una fecha en pantalla
- PDF con el resguardo de la solicitud
- La firma del servidor
- Y el correo electrónico de confirmación
En conclusión, el Registro en la Sede Electrónica de la Seguridad Social además de ser obligatorio para el autónomo es también beneficioso ya que en la realización de la mayoría de estos trámites no es necesario tu presencia física y además está disponible las 24 horas del día los 365 días del año.
Con la información que te acabo de dar ya puedes realizar correctamente cualquier trámite que necesites realizar con la Administración desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
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