¿Cómo hacer un mapa de procesos?

Mapa de procesos es la herramienta que más y mejor te va a ayudar a gestionar proyectos en tu negocio. Un mapa de procesos te aportará visión global del estado del proyecto, situación particular de cada implicado y detalle de todo lo que incluyas. ¿Qué es un mapa de procesos, cómo funciona y qué beneficios te aporta?

¿Qué es un mapa de procesos?

Un diagrama de procesos es la expresión o representación gráfica de todos los procesos que existen en una compañía. En este escenario creativo, todos los procesos de la empresa están conectados entre ellos y es, gracias a esta representación, como se puede ver esta relación existente que a veces, pasa desapercibida.

Beneficios del mapa de procesos

El objetivo de un mapa de procesos es aportar una visión general – global de cómo funciona el negocio. Poder “ver” gráficamente qué procesos hay y como están conectados entre ellos, ayuda a nuestro cerebro a tener una perspectiva muy útil. Con esta información, seremos capaces de tomar decisiones acertadas y sobre todo, en la que contemplemos el cómputo global de la situación.

Y es que a veces, al ver todo por áreas o secciones independientes, nos olvidamos de ciertas relaciones que condicionan el producto, el servicio o a nuestro propio equipo. Las consecuencias de no ver este aspecto pueden ser realmente muy graves y llevar a que otras partes “del puzzle” de la empresa sufra inconvenientes a veces, insalvables.

Si se busca una gestión con cimientos sólidos y sobre todo, orientada a la satisfacción de los objetivos y las estrategias desarrolladas, hay que incluir los mapas de procesos.

Objetivos y funcionamiento del mapa de procesos

Como decimos, el mapa de procesos es un “diagrama gráfico” que unifica en un lugar y además, de forma visual, todos los procesos involucrados en la mperesa. Así mismo, incluye la conexión que existe entre ellos para que todo encaje y además, fluya.

El funcionamiento de un mapa de procesos es bien sencillo: se diseña, para lo cual hay que como siempre, recopilar toda la información posible de los diferentes procesos de la compañía y después, se pone en común con los implicados.

Es importante que todos conozcan este documento para así nutrirse del mismo e incluso, descubrir mucha información que hasta ahora desconocían y puede cambiar el cómo hacer las cosas.

¿Para qué sirve realmente?

Cuando se está realizando un mapa de procesos, nos daremos cuenta de forma mucho más real, para qué sirve y veremos todo su potencial. Lo que sí podemos adelantarte es que un mapa de procesos sirve, entre otras muchas cosas para:

• Determinar los objetivos de la compañía y también de cada área.
• Asignar y delimitar los roles y funciones de los integrantes del euqipo.
• Enfatizar qué hace cada uno en referencia al grupo.
• Identificar posibles fugas o errores que se comenten en la compañía.
• Crear nuevas ventajas competitivas del producto / servicio.

Con todos estos “para qué”, seguro que ahora te pones con más ganas “manos a la obra” y es que además, vas a conseguir sobre todo, aumentar la productividad de tu equipo, generar mayor eficacia en cada tarea y que todos tengan presentes el trabajo del otro y se genere más percepción de grupo.

Partes o integrantes del mapa de procesos

Un mapa de procesos es algo tan potente, que incluso está “regido” por la normativa que en España se ocupa de estas cuestiones: la ISO. En este caso, se recoge en la ISO 9001 2015 que define los tipos de mapas de procesos, que son 3.

• Procesos estratégicos:

Son esos procesos que están determinados “a largo plazo” y que suele estipular la dirección de la compañía. Se refieren al negocio en su conjunto y cómo crear valor tanto para la empresa como para el cliente. Incluye la planificación estratégica, la gestión de alianzas, políticas empresariales y políticas financieras.

• Procesos operativos / clave:

Estos procesos son de “segundo nivel” pero no menos importantes ya que van directamente relacionados con los anteriores. Son los que están directamente relacionados con todo lo que afecta al cliente y este recibe por parte de la empresa.

Incluye: gestión de compras, recepción y control del producto, gestión de los pedidos y gestión de los gastos de los trabajadores relacionados con su actividad.

• Procesos de apoyo / soporte:

No son procesos propios o que sobreviven por sí mismos pero son fundamentales para que los anteriores tengan éxito, como suele siempre ocurrir con el apoyo y lo extra. Por ejemplo son: informática, formación presencial, mantenimiento de las instalaciones, reputación empresarial…

Paso a paso para crearlo

Cuando ya tienes claro qué es un mapa de procesos, qué necesitas para crearlo, qué beneficios te aporta y para qué lo necesitas, el último paso es crearlo y por supuesto, ponerlo en práctica y siempre, tenerlo presente. ¿Cómo se hace?

• Participantes: tienes que tener claro quién va a participar en el mapa durante toda su vida. Quién estará presente y quién va a estar involucrado. Identifícalos y tenlos muy en cuenta para incluirlos gráficamente.
• Línea operativa: determina qué línea operacional quieres para tu empresa. Cómo va a ser la actividad, cómo se va a llevar a cabo y todo ello, según a lo que se dedique la empresa ya que la operativa va muy ligada a las necesidades propias de cada actividad.
• Procesos estratégicos: empieza por ellos para marcar las líneas maestras de tu empresa. Sin estos, sin marcar un objetivo y un rumbo, no podrás añadir nada más así que empieza por lo grande y luego, ve desgranando en piezas más pequeñas.
• Procesos de apoyo: cuando sepas cuáles son los procesos estratégicos es el momento de añadir herramientas que ayudarán a que estos salgan adelante.
• Crear el mapa: con todo sobre la mesa, hay que ponerse a diseñar el mapa… ¡Literalmente! El mapa será tan creativo como tú quieras, cómo consideres o como seáis capaces de hacer. Lo ideal sería sumar cuanto más creatividad, mejor porque lo visual ayuda muchísimo a absorber conocimientos y ver relaciones. Ahora está “de moda” por su efectividad el Visual Thinking que si lo consideras, será tu gran aliado en esta tarea.

Una vez que tengas tu mapa de procesos, es fundamental que llevéis el día a día de la gestión de proyectos con la máxima rigurosidad. Para eso, podéis incluir en vuestra gestión una herramienta online que aporte ese valor añadido. En billage tienes a disposición de tu equipo un gestor de proyectos muy potente que hará que la información fluya y la eficacia de cada tarea, se multiplique por mil. Pruébalo ahora 14 días gratis y verás como te cambia el paradigma.

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