16/05/2019

Libros mercantiles, fiscales y contables obligatorios para una empresa

La ley impone a las sociedades mercantiles una serie de obligaciones documentales – los libros mercantiles, fiscales y contables – que les permitan un seguimiento actualizado y cronológico de todas sus operaciones. Por ello, el empresario o profesional tiene la obligación de elaborar y presentar una serie de libros en el Registro Mercantil. Vamos a ver cuáles son:

En este artículo encontrarás

Tipos de libros en el Registro Mercantil

Libros Mercantiles: libros de actas, libro registro de socios.
Libros Fiscales: libros de IVA (si corresponde).
Libros Contables: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales.

Gracias a estos libros y a las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación podemos obtener la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera de la sociedad. Pero…

¿En qué consisten los libros?

Te invito a seguir leyendo. ¡Prometo claridad y concisión! ¿Te apuntas? Si es así, continuemos. Cada libro tiene un porqué, un cómo y un cuándo, por lo que vamos a conocer un poco más sobre cada uno de ellos:

Libros Mercantiles

Son los que recogen los acuerdos, previsiones, votaciones, juntas generales, etc., acontecidas durante el ejercicio. También incluyen el registro de acciones nominativas y de responsabilidad limitada, así como el libro de registro de socios.

Libro de actas

Estos libros reflejan los acuerdos tomados por las juntas generales, juntas especiales y órganos de dirección donde se detallan los asuntos tratados, convocatorias, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados. Se redactan de forma sencilla:

Encabezamiento (fecha, órgano, personas y motivo de la reunión)
Cuerpo (temas a tratar, acuerdos, votos, quorum, etc.)
Conclusión (levantamiento de la sesión, hora, aprobación y firma).

Toda sociedad debe realizar al menos un acta al año, y esta es la junta general ordinaria en la que se aprueban los resultados del ejercicio anterior.

Libro de Registro de socios, sociedad o acciones

Son los libros donde se registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la sociedad y la evolución o transferencia de éstas. Dependiendo del tipo de sociedad, el libro que le corresponde es:

Libro de registro de socios: para sociedades de responsabilidad limitada (SL), responsabilidad limitada laboral (SLL) y de garantía recíproca (SGR).
Libro de registro de la sociedad: para sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU).
Libro de registro de acciones nominativas: para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas.

Libros Fiscales

Son los libros que deben presentar las empresas cuya fiscalidad está sujeta al Impuesto del Valor Añadido (IVA).

Libro de facturas emitidas o expedidas

Se especificarán todas las facturas expedidas a clientes. Se incluyen las operaciones exentas, de auto consumo y de rectificación.

Libro de facturas recibidas

Se incluirán todos los bienes adquiridos o importados y los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.

Libro de bienes de inversión

Se registrarán los bienes de inversión debidamente individualizados y los datos precisos para su identificación.

Libro de operaciones intracomunitarias (si las hubiera)

Su objetivo es registrar las operaciones de entregas o adquisiciones fuera de España, concretamente en la Unión Europea (UE).

Libros Contables

Son registros especiales donde se anotan las diversas operaciones mercantiles y administrativas que realiza la empresa. Gracias a ellos podemos entender el funcionamiento económico-financiero de una sociedad. Estos libros son:

Libro diario

Este libro se elabora para cada ejercicio económico. En él se registran, de forma diaria y cronológica, así como en formato y nomenclatura contable, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Debe abrirse con un asiento de apertura donde figure la situación inicial de la empresa y tras recogerse todas las operaciones, deberá cerrarse con un asiento de cierre.

Libro de inventarios y cuentas anuales

Se elabora conforme al Plan General de Contabilidad y en él se recoge la situación actual de la empresa, así como su evolución.

Libro de inventarios

Incluye el Balance de Sumas y Saldos de los balances de comprobación. En este libro hay que incluir el Balance Inicial, el Inventario de Existencias y su valoración.

Cuentas Anuales

Son un conjunto de informes contables y financieros que reflejan la información económica-financiera de la empresa. Se realizan una vez al año y son 5 documentos:

Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingresos, gastos y resultado final.
Estado de cambios en el patrimonio neto: Informe de variación del patrimonio.
Estados de flujos de efectivo: pagos y cobros hechos por la empresa.
Memoria abreviada y Memoria: explicación y detalle de los anteriores.

Una vez aclarado cuáles son los libros obligatorios que toda empresa debe llevar, puede surgir una nueva pregunta: ¿Cómo legalizarlos? Vamos a resolverla:

¿Cómo legalizar los libros?

Los libros obligatorios que como empresarios hemos de depositar en el Registro Mercantil son equiparables a un conjunto de fotografías de nuestra empresa. Estas fotografías cuentan de manera fiel todo lo acontecido en ella durante el ejercicio económico. Una vez organizadas, se depositan en un álbum público (Registro Mercantil) que se comparte con el mundo. Esto es lo que se conoce como legalización de los libros.

Hoy en día contamos con una gran variedad de seguros: de coche, de hogar, de vida, etc. Legalizar los libros fiscales, mercantiles y contables es un modo eficaz de asegurar la información económica de nuestra empresa. Con ello, se evita que las cuentas sean manipuladas en un futuro.

La forma de legalizar los libros cambió a partir de la entrada en vigor de la Ley 14/2013, por lo que a partir de 2014 la cumplimentación se hace obligatoriamente en formato electrónico y la legalización, de forma telemática en el Registro Mercantil.

El plazo de presentación debe ser antes de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social y a través de la plataforma: https://www.registradores.org.

Para facilitar su presentación, se habilitó el programa Legalia 2014 que ayuda a generar el formato digital de los libros. Puede descargarse desde la web de los Registradores de España que acabamos de indicar.

¿Cuándo se elaboran, legalizan y depositan los libros contables?

Elaboración de libros contables: 30 de Marzo. (3 meses después del cierre de ejercicio).
Legalización de libros oficiales: 30 de Abril. (Hasta 4 meses desde el cierre del ejercicio).
Depósito de las Cuentas Anuales: 30 de julio. (Hasta 1 mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Socios, que debe celebrarse en los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio).

Recapitulemos

Compartir y asegurar la información de nuestra empresa es fundamental y sólo se consigue a través de la llevanza y depósito de estos libros mercantiles, fiscales y contables.

Seguro que ahora tienes más claro cuáles son los libros obligatorios que todo empresario debe llevar y presentar, y cómo y cuándo hacerlo. ¡Bravo! Ese era el objetivo.

En caso de que aún te surja alguna duda: ¡Escríbenos!

Por último, si te ha sido útil este artículo y piensas que le puede ser útil a alguien más, acuérdate del objetivo: compartir y asegurar.