Tu asesor te pide los libros contables, ¿qué son?
Cuando llega el mes de abril de cada año, los asesores que no nos encargamos de la contabilidad de la empresa empezamos a pedir y solicitar que nos envíen los libros contables de la sociedad, insistiendo en que el plazo de legalización ante el Registro Mercantil acaba este mes.
¿Qué son estos libros contables que nos están pidiendo?
La ley de sociedades de capital y la normativa mercantil exige que todas las sociedades legalicen sus libros obligatorios ante el registro mercantil en el que constan inscritas en los cuatro primeros meses siguientes al cierre del ejercicio. Dado que normalmente el ejercicio de la mayoría de las empresas suele ser coincidente con el año natural, esto significa que en el mes de abril de cada año se produce una avalancha de legalización de libros ante el Registro Mercantil.
La ley exige que se legalicen, tanto los libros contables, como los libros mercantiles. Estos últimos, que se componen del libro de actas (de la junta de socios o junta de accionistas, así como del Consejo de Administración en el caso de existir), el libro de acciones nominativas (en el caso de sociedades anónimas), de participaciones sociales (en el caso de sociedades limitadas) y el libro de contratos con el socio único (en el caso de sociedades unipersonales) suelen llevarlos los departamentos jurídicos o societarios de las empresas. En cambio, los libros contables suelen ser responsabilidad del departamento contable o, en ocasiones, del departamento fiscal.
Los libros contables de la sociedad se componen de los balances de situación, balance de pérdidas y ganancias, balance de sumas y saldos y el libro diario y mayor de la sociedad. En ocasiones suelen incorporarse también los libros de IVA o de impuestos indirectos en el caso de tributación foral (como puede ser, en el caso de Canarias, el libro de IGIC).
Algunas empresas están acostumbradas a legalizarlos en formato PDF, otras en Excel. Algunas con balances trimestrales y otras con un balance anual. Algunas con desglose a 3 cifras las cuentas contables, otras con desglose a 6, 7 o 9 cifras
Lo importante es que los libros estén completos, correctos y legalizados en plazo.
¿Para qué me sirve legalizar estos libros en plazo?
La legalización de estos libros, que no es pública (se puede saber si se han legalizado o no y en qué fecha, pero lo que no se puede saber públicamente ya que ni siquiera el propio registro mercantil conserva copia de ello, es el contenido de los libros) es importante de cara a poder acreditar la realidad de la información en ellos contenida (incluir información falsa podría llevar consecuencias graves, incluso penales) así como la fecha de elaboración y validez de su contenido. Por decirlo de alguna manera sencilla, si te viene una inspección de Hacienda y has legalizado libros, podrás demostrar que, por ejemplo, la contabilidad que estás entregando a la inspección no la has elaborado esa semana para presentarla ante ellos, sino que a fecha de legalización ya existía y, salvo prueba en contrario, el contenido de esta es correcto y se presume cierto.
¿Qué sanción puedo tener que afrontar en el caso de no legalizar los libros contables o societarios en plazo?
Esta es la cuestión del millón. Cómo en muchas otras cosas, si una tarea l función administrativa no conlleva una sanción, no nos preocupamos por ella y la dejamos olvidada. Pues bien, en este caso, la legalización de libros contables o mercantiles fuera de plazo no tiene una sanción automática ni directa y no se está imponiendo por las entidades competentes sanción alguna ya no solo por no hacerlo en plazo, sino por directamente no hacerlo. Por ello, muchas empresas se olvidan y despreocupan de esta obligación que, si bien no conlleva una sanción automática por no cumplirla o no cumplirla en plazo (como puede ocurrir por ejemplo con los impuestos), si puede tener gran relevancia de cara a otros aspectos que, el haberlo realizado, puede ayudarnos a probar hechos que de otro modo puede sernos complicado acreditar.
¿Legaliza tu empresa sus libros contables y mercantiles ante el Registro Mercantil? ¿Conocías que existía está obligación legal?
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