¿Qué son los Gastos Fijos y Variables? Definición y Ejemplos

Los gastos variables suelen ser una de las mayores pesadillas de todos los empresarios. Y es que todo aquello que sea salida de dinero y además, tenga caracter oscilante, conjuga dos características cuanto menos, peligrosa y acechante para contabilidad y salud financiera de cualquier compañía. Los gastos variables están ahí, siempre acechantes y cambiantes (como les gusta a ellos) aliados a los siempre estables gastos fijos. Juntos trabajan para mermar las ganancias y beneficios pero, aunque parezcan malos y terribles, son necesarios para el correcto funcionamiento de la actividad. Eso sí, cuanto más sepamos de ellos y mejor controlados estén, más optimizada estará la situación.

Los Gastos de una Empresa

Toda empresa tiene asociados una serie de gastos derivados de su actividad. Sean pocos o muchos (este dato es totalmente relativo) siempre existen y deben tenerse muy en cuenta. Cualquier gestor de empresa que no tenga presente, en cuenta y totalmente controlados los gastos de su empresa, estará abocado al más auténtico fracaso.

Cualquier salida de dinero correspondiente al trabajo, la actividad de la empresa, está considerado como gasto y así debe contabilizarse en los asientos correspondientes. Estos constituyen una parte fundamental del presupuesto de la empresa y deben ser cuantificables, reales y totalmente controlables. En el caso de existir desviaciones deberán aparecer en tiempo real en la estrategia así como en los presupuestos. Evitar sobresaltos será fundamental para bloquear cualquier consecuencia negativa procedente de un gasto excesivo no planificado.

Dentro de los gastos existentes que toda empresa debe incluir y hacer frente (tanto si es autónomo como empresa de gran volumen), se dan dos tipologías: gastos fijos y variables. Conocer sus detalles, características y pormenores ayudará a entenderlos y trabajarlos de forma optimizada.

Trabajarlos será mucho más fácil si se cuenta con un programa de facturación con espacio totalmente diseñado de forma personalizada para ellos. Los gastos, cuanto más en tiempo real se traten, menor será el riesgo de problemas. Billage cuenta con un área totalmente diseñada con detalle para los gastos, fijos, variables, periódicos… que directamente se sumarán a la contabilidad global de la compañía sin esfuerzo.

¿Qué son los Gastos Fijos en una empresa?

Los gastos fijos, a grandes rasgos, son los gastos que siempre están, que se conocen con anterioridad y que además su importe, no varía (salvo excepciones o casos puntuales). Estos gastos no están afectados por el funcionamiento diario de la empresa ni por su actividad. Pase lo que pase, se venda más o menos, haya inclemencias del tiempo, la temporalidad, etc… Habrá que hacerles frente.

Su referencia en la vida personal es la suscripción mensual a cualquier tipo de servicios (Netflix, gimnasio, colegio de los niños, hipoteca o alquiler, etc).

El indicativo de fijo no implica temporalidad es decir, que con fijo no significa que sean gastos mensuales. Cada gasto tendrá sus particularidades propias y estas refieren también a los plazos o tiempos en los que hay que hacerles frente. Pueden ser puntuales (una revisión de maquinaria en un momento determinado) o recurrentes (hipotecas de locales, seguros, nóminas, etc).

Lo que sí tienen como parte positiva es que al ser fijos son muy predecibles y en raras ocasiones sufren cambios significativos (que también se suelen poder preveer). Así, al elaborar los presupuestos anuales, es más fácil si se cuenta con más gastos fijos que variables. El escenario es mucho más predecible.

A tener muy en cuenta siempre es que como cualquier otro gasto pero más en este caso, nunca se pueden dejar de pagar.

Ejemplos de Gastos Fijos en una Empresa

Los gastos fijos de una empresa son algo habitual y no una sorpresa para nadie. Se conocen, se saben cuáles son y cómo hay que gestionarlos. Los más presentes son:

• Alquileres: de locales, oficinas, espacios de trabajo.
• Nóminas y sueldos de los trabajadores.
• Seguros.
• Préstamos.
• Tasas e impuestos.
• Facturas de suministros (luz, agua, etc).
• Seguridad Social.
• Amortizaciones.

Las entidades bancarias reseñan y califican a los gastos fijos como: obligatorios, periódicos (puede ser una vez al año) y que ocupan gran parte del presupuesto anual de una empresa. Representan el groso de los gastos.

Para tener siempre una buena salud financiera, es fundamental hacer frente a estos gastos fijos y que en la medida de lo posible, no se retrasen ni se acumulen.

Recortar estos gastos, minimizarlos siempre es importante para aumentar la rentabilidad de la actividad económica. Cuantos menos gastos fijos existan, menor será el desembolso y salida de dinero con lo que el margen de beneficio será mayor.

¿Qué son los Gastos Variables en una empresa?

En contraposición a los gastos fijos encontramos los gastos variables también presentes en todas las empresas (independientemente de su volumen, ya sea una gran empresa, pyme o autónomo). Estos gastos se caracterizan porque son cambiantes, variables en conclusión. Y es que no se corresponden a una cantidad fija establecida previamente ni tampoco cuentan con una temporalidad y constancia.

Lo más significativo de los gastos variables es que dependen de la producción de la empresa. A más producción (normalmente), mayores gastos variables y a la inversa, a menor producción, los gastos variables se reducen. Esto ocurre porque son gastos derivados directamente de la producción habitual y se emplean en elementos necesarios para la actividad. El ejemplo más claro es que si una empresa textil que vende ropa aumenta sus ventas, deberá producir más prenda y por lo tanto, va a necesitar más materia prima como tela, hilos, botones, etc. Estos gastos variables de material cambiarán según la producción.

Los gastos variables, al no conocerse con antelación y estar siempre “en el aire” pueden suponer un importante problema en caso de no ser capaz de hacer buenas previsiones. Si la producción aumenta y se necesita de efectivo para poder comprar material, es importante contar con los recursos para ello.

Ejemplos de Gastos Variables en una Empresa

Los gastos variables de una empresa se distribuyen o se clasifican en diversos grupos según su requerimiento por parte de la compañía así como su importancia en la misma.

Gastos variables necesarios:

Son los gastos que aunque variables, son totalmente indispensables para el correcto funcionamiento de la actividad comercial de la empresa. Serán en función del consumo o de lo que se empleen pero son totalmente necesarios. Por ejemplo internet, teléfonos, artículos de papelería y/o limpieza, transporte, etc.

Gastos variables prescindibles:

Estos, aunque son importantes y hacen la vida más fácil en la empresa ayudando a conseguir la actividad comercial con más soltura, en un momento determinado, podrían ser prescindible si se necesita. Aportan bienestar a la vida laboral diaria de la empresa y del equipo de trabajo.

Estos pueden ser beneficios determinados como desayunos, salidas de ocio del equipo, formación, etc. No es que se eliminen porque si están es que son importantes sino que en determinados momentos, por circunstancias económicas, pueden modularse e incluso, prescindir de ellos pero deberían ser siempre tomados en cuenta.

Otros Gastos a tener en cuenta

Por último pero no menos importante, además de los gastos fijos y variables a los que la empresa debe hacer frente y que se pueden, de una forma u otra, planificar, existen otros gastos imprevistos o incluso que se tienen sobre el escenario pero que aparecen, son puntuales y hay que solucionarlos.

Gastos ocasionales

Estos por supuesto son gastos variables y es que los ocasionales son aquellos gastos que aparecen de vez en cuando, de forma imprevista o no pero que no están de forma continuada en el recuento de gastos de la empresa.

Son los considerados como ese gasto puntual que hay que hacer para continuar con la vida de la empresa o para mejorarla. Cambiar un ordenador por otro nuevo, un vehiculo comercial o hacer el pago de una acción determinada que ayudará a despegar a la empresa.

Sean de la tipología que sea, para tener siempre a raya los gastos de la empresa, lo mejor es contar con un software de facturación como billage en el que puedes incluir los gastos fijos y variables de forma rápida y muy visual.

 

 

This post is also available in: Spanish