¿Qué es una Carta Comercial? Definición, partes y tipos

Una carta comercial continúa siendo un documento necesario a nivel empresarial. Su formato puede verse afectado por las nuevas tecnologías pero su origen y sobre todo, su función, es inalterable. Sus usos son variados y aplicables a diferentes áreas de negocio. Hay que saber utilizarlas y sobre todo, elaborarlas pero una vez dominado este arte, una buena carta comercial será un valuarte para cualquier equipo de ventas e incluso, para otros departamentos de la compañía.

¿Qué es una carta comercial?

Una carta comercial es un documento de comunicación entre empresas. Se utiliza para transmitir un mensaje (normalmente comercial) entre cliente – proveedor y así hacer llegar la oferta comercial del momento, nuevas condiciones de compra o cualquier otro tema total y exclusivamente comercial que esté relacionado con la transacción de compra – venta de un bien / servicio. 

Si el tema a tratar en cuestión no es del ámbito comercial, no se denominará carta comercial ni se trataría como tal. 

Su vía de envío (medio) antaño era el correo postal. Posteriormente se utilizaba el fax pero actualmente, cualquier vía es aceptada porque lo que determina que sea una carta comercial es el contenido de la misma. Así pues se puede hacer llegar por email, a través de mensajería instantánea, correo postal, etc, etc. 

A través de la carta comercial se intenta establecer una relación propiamente comercial y que se ejecute una acción de compra – venta. Aunque la carta comercial como determinamos es para tratar temas estrictamente comerciales, esto representa un campo muy amplio que puede incluir la nueva oferta, los datos y detalles de facturación, modificaciones en el producto, etc. Pero siempre deben estar relacionados con la compra – venta. 

¿Qué temas trata una carta comercial?

Mientras que en la carta comercial se traten temas relacionados con la compra – venta de un artículo – producto – servicio, cualquier tema será bienvenido y aceptado en una carta comercial. Así, dentro de lo permitido y para que el documento siga siendo una carta comercial, puede incluir los siguientes temas:

• Pedidos a proveedores
• Solicitar catálogo de precios y/o productos
• Muestrario de promociones y ofertas ya sean esporádicas o periódicas
• Invitaciones a eventos, encuentro o showroom
• Invitación y/o recordatorio a una reunión
• Solicitud de aplazamiento de pago a proveedor
• Recordatorio de pago – vencimiento de cobro a cliente

Partes y estructura de una carta comercial

Una carta comercial para que lo sea, deberá incluir una serie de partes indispensables. Al margen de ellas, se podrá incluir cualquier otra información pero sí o sí, las siguientes partidas deben aparecer claramente detalladas. 

Membrete – Remitente

Es el espacio que la empresa que genera y envía la carta tiene para poner sus datos fiscales y también comerciales así como su imagen de marca (logotipo).

Esta parte será tan elaborada como la emisora decida. Se suelen generar plantillas y de ahí, elaborar todas las cartas comerciales necesarias. 

Fecha

Para que la carta comercial sea realmente oficial deberá incluir la fecha de emisión de la misma. El punto extra será añadir la ciudad de procedencia.

Madrid, 18 de diciembre de 2022.

Datos de destinatario

Toda carta (comercial o no) debe incluir los datos del emisario y por supuesto, del destinatario para que este se sienta totalmente identificado. Personalizar las comunicaciones es un punto extra que añade confianza y genera un lazo de unión entre las partes. 

Asunto o referencia

El asunto no es algo exclusivo de los correos electrónicos. Es una parte fundamental de todas las comunicaciones que ayuda a situar y aterrizar el tema a tratar. Así cualquiera que reciba la carta comercial sabrá, sin necesidad de leerla por completo si se trata de un apremio de pago, una nueva oferta u otro asunto. 

Saludo

Saludar siempre hay que hacerlo ya sea una llamada de teléfono, un email, un encuentro presencial, etc. Por eso, en las cartas comerciales también deben estar incluidos los saludos para dirigirse a la parte receptora. 

Dependiendo de la relación y del tono de la marca, se hará de una forma u otra: estimado señor, cliente, etc.

Contenido texto

Estar será la parte mas extensa de la carta comercial. En esta área se incluirá todo lo que se desea transmitir a la parte receptora. Es el cuerpo del texto, el contenido… 

El tono de redacción, lo que se incluya, su extensión… dependerá del objetivo y de la naturaleza de la carta comercial. 

Despedida

Siempre todo texto hay que cerrarlo formalmente. Una despedida indicando la acción a llevar se debe incluir al finalizar la carta comercial. 

El tono de nuevo, dependerá de cómo es la carta, a quién va dirigida, el objetivo y el tono de la marca.

Firma

Toda comunicación hay siempre que firmarla. Puede ser con la firma rúbrica (manual o digitalizada) de siempre o quizás vale con el nombre de la persona, la marca… En el otro extremo se debe incluir el nombre del remitente a mecanografía para que este pueda firmarla.

Partes adicionales

Al margen de lo obligado e indispensable, se podrán añadir tantas partes y anexos como se desee y necesite. Así por ejemplo se puede adjuntar una factura, un presupuesto, un catálogo o un anexo de cómo proceder para realizar el pedido. 

También se puede incluir un duplicado en caso de necesidad por ambas partes.

Tipos de cartas comerciales

Tipologías de cartas comerciales hay tantas como necesidades y objetivos se persigan con las mismas. De forma habitual, se diferenciarán por el objetivo y la motivación con la que se envíen (generar un impacto o recoger algún tipo de información del remitente).

• Cartas publicitarias
• Cartas con información sobre producto / servicio / marca
• Cartas que están enfocadas y destinadas a la confirmación de un pedido comercial
• Cartas con acuse de recibo
• Cartas para el envío de una factura
• Carta para el envío de un presupuesto
• Carta que incluye el catálogo de producto / servicio de la empresa
• Carta con listado de precios
• Cartas para ejecutar y realizar un pedido

Además de estos objetivos y motivaciones por las cuales se realizan cartas comerciales, también puede darse el caso de otros usos como por ejemplo: 

• Cartas de comunicados internos para equipo y empleados
• Cartas de disculpa por algún error cometido
• Cartas de informes para acompañar los documentos de análisis de ventas

Consejo para redactar una carta comercial correctamente

Al margen de las partes “obligatorias” que hemos descrito anteriormente y que sí o sí deben estar incluidas en una carta comercial, hay otros tips que pueden ayudar a realizar esta correctamente. Los principios básico a utilizar al crear una carta comercial serían:

• Claridad y foco. Hay que ser claros, no andar por las ramas e ir directamente a lo que se quiere transmitir. Es una comunicación de venta no un post de blog explicativo ni un texto literario. 
• Análisis previo de venta, de interés del receptor, de su tono y de sus necesidades sobre todo si es una carta comercial para vender.
• Organización: hemos dispuesto anteriormente las partes que debe incluir una carta comercial en el orden correcto. Esa estructura es fácil de seguir y además, una estructura ganadora. Mejor no inventar si no se está seguro porque si algo debe incluir una carta comercial es una buena estructura que lleve al receptor por el camino que el emisor desea. 
• Practicar, desechar borradores y revisar la opción final. No pasa nada por borrar, deshacer y volver a hacer. La idea es que quede perfecta dentro de los tiempos establecidos y necesarios.
• Personalizar la carta lo máximo posible para generar un vínculo de confianza con la otra parte.

Con la estructura de la carta y estos tips, estamos convencidos de que resultará un gran documento. Solo hay que ir paso a paso y trabajar lo que se quiere transmitir.

Errores a evitar en una carta comercial

Como en todo, a pesar de tener el manual de la buena práctica frente a nosotros, se suelen cometer errores que mejor desviar y anular del escenario presente.

• Ser redundante. Hay que ser claro, concisos y directos. No estamos en el siglo pasado, la redundancia y ser redicho ya no funciona. Además, pensemos que tenemos muy poco tiempo y estamos sobresaturados de información. Se descarta al primer renglón lo que no aporta y distrae.
• Errores de ortografía. Deberían saltarnos los ojos ante cualquier error ortográfico y afortunadamente, tenemos los procesadores de textos que marcan con una línea roja bien visible cualquier error. Hacer siempre varias revisiones.
• Sin alternativas. Una carta comercial tiene un objetivo, una acción que se desea del receptor. No ofrecer alternativas. Esa es la acción que se desea conseguir.
• Negatividad. Poco o nada se vende mostrando negatividad (que el mundo ya trae bastante). 
• Comprensión difícil. El objetivo es que se entienda el mensaje a la primera. No hay que dificultar el trabajo al receptor. Simplificar el mensaje es la mejor garantía para asegurar que llegará y se entenderá sin necesidad de aclaraciones extras que seguro, no se va a perder el tiempo en pedirlas.

Una carta comercial será clave para captar la atención del receptor y conseguir que realice la acción que el emisor desea. Es una herramienta fundamental para vender y el equipo comercial deberá encontrar la mejor vía y soporte para realizar sus cartas comerciales según sea su producto / servicio y también la tipología del cliente. Lo más útil para visualizar y realizar un buen trabajo comercial es contar con un CRM que ayude a sumar orden. En billage encontrarás un CRM potente, fácil y totalmente accesible desde cualquier lugar. ¡Pruébalo ahora gratis y aumentarás las ventas exponencialmente!

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