¿Qué es la factura recapitulativa y cuándo puedo usarla?

El principal cometido de la factura recapitulativa es agilizar el proceso de facturación de la empresa. Al no ser un tipo de factura con la que nos encontramos normalmente, surgen ciertas dudas a la hora de realizarla. En este artículo, veremos que es bastante sencillo, solo hay que tener claro qué es y cómo se hace una factura recapitulativa.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Este tipo de facturas son usuales cuando a un mismo cliente se le realizan varios servicios en el mismo mes. El fin de este documento es aunar todas estas operaciones en una única factura para contabilizarlas de forma agrupada.

Las gestiones asociadas con una factura, como son su realización, emisión, seguimiento y estado del cobro, se realizan una única vez. Al no tener que hacer estas tareas con cada operación, ahorramos tiempo y ganamos en eficiencia. 

En muchas ocasiones hablamos de la factura rectificativa, que más o menos todo el mundo sabe que existe y cuando debe utilizarse la misma (para los que no usen este término técnico, aclarar que la factura rectificativa es lo que comúnmente se denomina factura de abono), pero menos gente conocer la denominada factura recapitulativa, factura agrupada o factura resumen.

Este tipo de factura recapitulativa es frecuente en sectores en los que, por la dinámica del negocio, no puede emitirse una factura a todos y cada uno de los clientes individuales. ¿Imaginas lo innecesario que resulta que si todos los días, en varias ocasiones, un mismo cliente te solicita productos, tengas que emitir una factura para cada uno de ellos en vez de agruparlos simplificando su tratamiento y pago tanto para ti como para el propio proveedor?

Para evitar esto, dentro de la normativa de facturación, y debido a las obligaciones formales que la legislación tributaria, especialmente en el caso del Impuesto Sobre el Valor Añadido (IVA) impone sobre la facturación, existe la figura de la factura recapitulativa o factura resumen.

Concretamente, y conforme a la legislación actual, el reglamento de facturación indica reconoce la posibilidad de incluir en una sola factura distintas operaciones efectuadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes natural. Es decir, podremos unir en una sola y única factura todas las operaciones realizadas para el mismo cliente durante un mes natural.

Respecto al contenido necesario de dichas facturas recapitulativas, debemos aclarar que no es suficiente con que en la misma se ponga el importe total de las operaciones realizadas con ese mismo cliente durante ese mes, sino que tal y como expone la Dirección General de Tributos en la Consulta vinculante nº V2377/2009 de 26 Octubre 2009, para cumplir con las exigencias reglamentariamente establecidas en cuanto a la facturación, en la factura recapitulativa de las operaciones mensuales, deben constar los suministros efectuados durante el mes correspondiente, que se documenten en la mencionada factura recapitulativa.

Antes de hacer una factura recapitulativa

Para que este tipo de documento tenga validez y respete la normativa vigente establecida por la ley, debe cumplir con una serie de requisitos:

• Las facturas que agrupamos tienen que ser anuladas. Aún así, deben adjuntarse a la nueva factura recapitulativa que hemos creado. Hay que tener en cuenta que, aunque se anulen las facturas, debemos conservarlas de manera obligatoria durante un mínimo de 5 años.
• Legalmente su valor es el mismo que el de una factura ordinaria. Por ello, debe cumplir las mismas obligaciones legales y fiscales.
• Debe mostrar el valor total de las ventas del mes. Además, requiere incluir una descripción breve de todas las operaciones y servicios que está agrupando, aparte del importe económico para cada una de ellas.
• Si corresponde, habrá que aplicar los impuestos que se le atribuyen a la operación, como son el IVA, retención de IRPF, etc.
• Tanto la Factura recapitulativa como sus impuestos deben declararse en los modelos correspondientes de la Agencia Tributaria.
• En el caso de que queramos hacer una factura recapitulativa sobre facturas simplificadas, se procederá de la misma forma. La única diferencia es que el importe total no puede superar los 3.000 €.

Elementos indispensables

Al igual que una factura ordinaria, este tipo de faturas debe incorporar una serie de datos e información asociada. Los detallamos:

• En el documento debe indicarse expresamente que se trata de una factura recapitulativa.
• Debemos incluir la fecha de expedición.
• La fecha de emisión será la de la última operación realizada en el mes con el cliente.
• En el caso de que el cliente sea una empresa o un autónomo profesional, la factura se podrá expedir hasta el día 16 del siguiente mes en el que los servicios se realizaron.
• La numeración debe ser correlativa y sin saltos.
• Tenemos que añadir la información fiscal obligatoria, tanto del emisor como del receptor de la factura.

¿En qué plazo tienen que expedirse las facturas recapitulativas?

Cuando se hace uso de las facturas recapitulativas, es frecuente que surja la duda de cuando tienen que expedirse las mismas, puesto que agrupan varias operaciones y, en consecuencia, no siempre se sabe dónde poner el límite para expedir la factura e iniciar, en su caso, una nueva con las demás operaciones que se realicen.

Pues bien, conforme a la normativa, estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas.

No obstante, cuando el destinatario de las operaciones sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse dentro del plazo de un mes contado a partir del día en que se le prestó el primer servicio u operación recogida en la misma.

En todo caso, estas facturas deberán ser expedidas antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del Impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

En consecuencia, y para no incumplir la norma, lo recomendable es que, cada vez que se cierra un mes natural, se reúnan todas las operaciones del mes con ese mismo cliente y se emita la correspondiente factura, empezando de cero al iniciar el mes siguiente.

¿Cómo controlo que servicios u operaciones incluyo en la factura?

Es frecuente que, para no olvidar nada, durante el mes se vayan preparando tickets o albaranes con las operaciones, que luego se agrupan a final de mes en esta factura recapitulativa.

Pues bien, debemos tener en cuenta que en la citada factura recapitulativa deben constar los suministros u operaciones efectuadas durante el mes correspondiente, que se documenten en la mencionada factura recapitulativa. En ese caso, una vez cumplimentada en la forma indicada la factura recapitulativa no es preciso conservar los albaranes que documentaron las operaciones incluidas.

Tributación con la Agencia Tributaria

Como hemos apuntado anteriormente, el tratamiento de una factura recapitulativa debe ser como el de una factura ordinaria. Hay que declararla ante la Agencia Tributaria por tratarse de un documento que puede incluir ciertos impuestos, como es el IVA.

Aunque respeta el esquema de las facturas ordinarias, hemos visto que tiene que desglosar cada una de las operaciones incluidas en las facturas que aglutina, con una breve descripción y su importe. Por ello, cada operación deberá incorporar, aparte del importe, también el tipo de IVA aplicado.

Siempre tenemos que recordar que, al haber anulado las facturas que la componen, estas no debemos declararlas de nuevo, porque estaríamos declarando dos veces los mismos servicios.

¿Conocías que existen las facturas recapitulativas? ¿Las utilizas en tu negocio? ¿Consideras que puede ser de utilidad para ti utilizar este tipo de facturas?

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