¿Es lo mismo factura electrónica que factura enviada electrónicamente?
Pese a que frecuentemente solemos asociar ambos conceptos, no es exactamente lo mismo una factura electrónica y una factura enviada electrónicamente.
La factura electrónica, tal y como recogen las directrices dadas por la Dirección General de Tributos, es aquella factura reglamentaria que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, previo consentimiento del destinatario para recibirla por esta vía, de modo que para que la factura remitida en PDF por correo electrónico pueda considerarse factura electrónica a todos los efectos requiere de dicha autorización o consentimiento previo del destinatario para recibirla por dicha vía, además de que se garantice la autenticidad (integridad y origen) de la misma.
A este respecto, y teniendo en cuenta que cada vez la factura electrónica está más presente en la práctica mercantil habitual, te recomendamos consultar cuando es obligatorio de forma imperativa expedir factura electrónica, no siendo válido otro tipo de facturación.
Requisitos que debe cumplir la factura electrónica
Todas las facturas, tanto las electrónicas como aquellas emitidas en formato papel, deben cumplir con tres requisitos esenciales:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura o lo que es lo mismo, garantizar la identidad del emisor de la factura.
- La integridad del contenido de la factura, que la misma no haya sido alterada.
Evidentemente, la legibilidad de la factura en el caso de remitirse por vía electrónica va implícita, en cambio para el cumplimiento de los otros dos requisitos sí debemos prestar especial atención a los medios técnicos usados a fin de poder garantizar que se cumplen adecuadamente.
¿Cómo podemos garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica?
A fin de garantizar la autenticidad e integridad de una factura electrónica obligatoria debemos recurrir a los sistemas aprobados por la Agencia Tributaria para ello.
En la actualidad, la Agencia tributaria nos da cuatro vías para garantizar que una factura emitida electrónicamente es auténtica y su contenido no ha sido alterado:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
No dejes nada al azar, lo mejor es siempre tener a mano un programa de facturación online que haga el trabajo por ti y te olvides de estar pendiente y tener todo en la cabeza que siempre algo se olvida.
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