Ejemplo de factura – Cómo hacer una factura

Una factura es un documento mercantil que recoge toda la información relacionada con la compraventa de un bien o servicio. Confeccionar las facturar correctamente es fundamental para cualquier negocio, ya se trate de un autónomo o una empresa. Las facturas emitidas deben incluir toda la información relativa a la operación realizada y tienen validez jurídica y fiscal, de modo que será clave a la hora de reclamar pagos pendientes a clientes y de rendir cuentas a Hacienda.

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¿Cómo emitir una factura correctamente?

La normativa que determina cómo debe emitirse una factura es el Reglamento de Facturación, que entró en vigor el 1 de enero de 2013. De acuerdo con dicho Reglamento cada factura debe incluir todos y cada uno de los datos siguientes:

1. Número. Las facturas emitidas deben tener numeración correlativa y no deben existir saltos ni omisiones. Además la numeración debe respetar el orden cronológico de modo que, por ejemplo, la factura número 100 no podrá tener una fecha posterior que la factura número 101.
2. Serie. Lo habitual es comenzar una serie nueva de facturación para cada año. No obstante, pueden existir series separadas en caso de realizar varias actividades, tener varios establecimientos o diferentes tipos de facturas, como es el caso de las rectificativas.
3. Fecha de emisión
4. Nombre y apellidos o razón social completa, tanto del obligado a expedir factura como del receptor de la misma.
5. Número de identificación fiscal atribuido por el Estado, que identifique al emisor y al receptor de la factura.
6. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
7. Descripción de las operaciones. Debe hacerse constar una descripción de los bienes o servicios vendidos, así como todos los datos necesarios para poder calcular la base imponible, tales como
   • el precio unitario sin impuesto de las operaciones realizadas,
   • descuento o rebajas que no esté incluido en dicho precio unitario
   • número de unidades vendidas
8. El tipo de IVA aplicable y, en su caso, el tipo del recargo de equivalencia. En caso de que la factura incluya retención de IRPF, se hará constar el porcentaje de retención aplicable
9. La cuota tributaria. Deberá consignarse por separado el importe del IVA repercutido al cliente y, en su caso, el importe de la retención practicada
10. El importe total a pagar calculado como la suma de la base imponible más el IVA. En caso de que la factura incluya retención, ésta se restará.

Obligación de facturar

Empresas y autónomos están obligados a emitir factura a sus clientes:

• Cuando su cliente es otro empresario o autónomo
• Cuando el cliente sea la Administración Pública
• Cuando su cliente es un particular y lo solicita para fines tributarios
• Para la exportación de bienes que exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
• Para la realización de operaciones intracomunitarias
• Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
• Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.

El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente. Además, es necesario recordar que estás obligado a guardar todas las copias de las facturas que emites en el ejercicio de tu actividad porque sirven para resguardar, respaldar y proteger dichas actividades ante cualquier confusión y para ser presentadas a hacienda en caso de ser necesario.

Cuándo no es necesario emitir factura

En algunos regímenes especiales de IVA, no es necesario emitir facturas cuando el cliente es un particular:

• Operaciones exentas de IVA
• Ventas realizadas en el régimen especial del recargo de equivalencia
• Ventas realizadas por empresarios en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos
• Ventas realizadas por empresarios en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Plazo para remitir las facturas

Las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación. En caso de que el cliente sea un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad, el plazo máximo marcado por ley para emitir la factura es de un mes contado a partir de dicho momento. En todo caso las facturas deberían ser expedidas antes del día 16 del mes siguiente.

¿Factura simplificada o ticket?

Antes de la entrada en vigor del Reglamento de Facturación actualmente vigente, los empresarios que realizaban determinadas actividades (venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas) podían emitir ticket para operaciones de hasta 3.000€ IVA incluido.

Con la entrada en vigor del Reglamento de Facturación en 2013, los famosos “tickets” son sustituidos por la factura simplificada en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido.

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Otros tipos de factura y ejemplos

A parte de las facturas completa y simplificada hay otros tipos de factura que también es importante conocer.

·Factura rectificativa

Se utiliza cuando es necesario corregir una factura emitida con anterioridad. La factura rectificativa debe ser expedida en el momento que se tenga conocimiento de que existe necesidad de emitirla, siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se quiere rectificar.

Puedes necesitar hacer la rectificación de una factura por muchos motivos, los más frecuentes son:

• la factura emitida no cumple los requisitos legales
• se produce una devolución de productos
• descuentos o bonificaciones tras la emisión de la factura
• auto de declaración concursal del destinatario de la factura

·Factura recapitulativa

La factura recapitulativa da la posibilidad de incluir en una sola factura varias operaciones realizadas con un mismo cliente siempre que estén comprendidas en un mismo mes natural.

·Factura proforma

Aunque este tipo de facturas notienen valor mercantil ni sirven como justificante, las facturas proforma son útiles porque sirven para informar a un posible cliente sobre una oferta comercial. El objetivo es que el cliente tega toda la información sobre la operación a realizar, de ahí la necesidad de hacer constar los productos o servicios a entregar y el precio unitario.

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