La Factura Proforma: Descripción y Utilidad

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento que se utiliza para plasmar por escrito una oferta comercial a tipo presupuesto (aquí puedes descargar la plantilla de presupuesto) Se trata de un documento muy extendido en el comercio internacional, bajo su denominación en inglés “Proforma Invoice” y que suele emitir el exportador de una mercancía para expresar los términos de venta al importador. Dentro de nuestras fronteras también la emiten habitualmente las empresas ante ciertas solicitudes de sus clientes. Puedes usar el modelo de factura proforma en excel o word para que todo sea más sencillo.

¿Qué datos suelen plasmarse en una factura proforma?

Generalmente una factura (¿Qué es una factura? 7 Elementos básicos a incluir) proforma contiene:

• Los datos de la empresa que la emite: Nombre comercial, CIF, Dirección, Etc.
• Los datos del cliente que la ha solicitado.
• Fecha de emisión
• Numeración (diferenciada de las facturas normales)
• Una descripción de los productos y/o servicios incluidos.
• Cantidades unitarias de cada artículo.
• Precios aplicados.
• Impuestos de aplicación
• Condiciones de venta: plazos de pago, forma, plazos y lugar de entrega, cláusulas incoterms aplicables en caso de export-import, etc.
• Periodo de validez de las condiciones

Es de la máxima importancia que en la misma aparezca reflejada la palabra “Proforma”.  

¿Qué diferencias existen entre una factura normal y una factura proforma?

Aunque la apariencia de ambos documentos es muy similar, con la ya mencionada singularidad de que en la última debe aparecer explícitamente la mención “Proforma”,  la funcionalidad de ambos documentos es diferente.

• La factura normal es un documento justificativo de una transacción comercial, con todos los efectos jurídicos correspondientes: sirve como documento contable, como justificante a efectos fiscales, como prueba de existencia de la transacción en caso de disputa mercantil entre las partes, etc.
• Por contra, la factura proforma sirve para justificar una oferta comercial y sus condiciones con anterioridad a que se efectúe la transacción. También vincula en cuanto a las condiciones de venta y precios que en ella se reflejan, por lo que el emisor debe cuidarse bien de no cometer errores en su elaboración ni de emitirlas a la ligera, pues el comprador podría obligarlo a cumplir con esas condiciones durante su periodo de validez. En el comercio internacional, a veces se utilizan las facturas proforma a modo de contrato entre exportadores e importadores.  

¿Para qué se utiliza una factura proforma?

Su utilización habitual es a modo de presupuesto, tanto en el ámbito nacional como en el internacional. La factura proforma es una manera muy común de justificar documentalmente ante un tercero la validez de una oferta comercial, y también de asegurarse unas determinadas condiciones.

8 Ejemplos de la utilización de una factura proforma

A continuación te exponemos algunos ejemplos de las situaciones más  habituales en las que se utilizan las facturas proforma:

1. Desde el punto de vista del emisor, las facturas proforma les pueden servir para hacer un seguimiento comercial de las personas que se han interesado por sus productos y servicios.
2. Un emprendedor que está elaborando un plan de viabilidad, puede solicitar facturas proforma a los proveedores de los bienes que forman parte de su plan de inversiones. Así podrá justificar que dicho plan de viabilidad se basa en datos reales del mercado y no en datos de su invención.
3. Una persona desempleada que solicita el pago único de la prestación por desempleo para acometer una inversión, precisa justificar ante la Administración el destino de dichos fondos, y ésta le requerirá que presente las facturas proforma correspondientes en primer lugar, cuando solicite el pago único, y posteriormente le exigirá  las facturas que justifiquen que ha realizado efectivamente la inversión.
4. A un consumidor que solicita un préstamo para comprar un vehículo, su banco le solicitará habitualmente una factura proforma que justifique el precio del vehículo para compararlo con la cantidad que desea financiar, y que dicha cantidad es razonable.
5. Una empresa que presenta una factura proforma en la solicitud de una subvención ante la Administración Pública.
6. Un importador de bienes puede solicitar una factura proforma al proveedor extranjero que enviará la mercancía, y presentarla ante su entidad financiera para solicitar una financiación a corto plazo de la misma. Una vez la entidad haya aprobado la facilidad de circulante, procederá con el resto de documentación y trámites necesarios para ejecutar la transacción.
7. Para que un importador la presente en el organismo correspondiente para la tramitación de ciertos permisos aduaneros.
8. Como justificante de un acuerdo comercial previo en los casos en los que se exige un pago anticipado para empezar una orden de fabricación.

En definitiva, estamos ante un documento que resulta útil en muchas situaciones del mundo empresarial.

La factura proforma en Billage

Ejemplo de factura proforma en Billage (insertar Imagen/pdf de factura proforma emitida por el programa) Como usuario de nuestra plataforma podrás emitir facturas proforma fácilmente ante los clientes que te lo soliciten, y además podrás integrar este servicio en las fichas de cada cliente, asignarles un proyecto, hacerle un seguimiento comercial a la oferta, convertir la factura proforma en una factura normal una vez que tengas el visto bueno de tu cliente, emitir los albaranes de entrega, etc. Y todo ello, con las ventajas de un servicio online: podrás acceder a tu cuenta desde cualquier lugar, emitir una factura proforma y enviársela por correo electrónico,  para que no pierdas el tiempo en desplazamientos y puedas ofrecer un servicio rápido y eficaz.

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