¿He de avisar a la Agencia Tributaria del cambio de órgano de administración?

Las modificaciones censales es una de las cosas que menos suele preocupar a la hora de tratar con la Agencia Tributaria y que en la mayoría de los casos no se les da apenas relevancia cuando, a la hora de la verdad, la tienen y con grandes consecuencias si no se llevan a cabo y se mantienen los datos al día en la Agencia Tributaria.

El cambio de domicilio social, cambio de domicilio fiscal, cambio de los socios de la sociedad o cambio del órgano de administración de la empresa son cosas que han de ser comunicadas puntualmente a la Agencia Tributaria cuando se producen.

¿Qué plazo tengo para comunicar estas modificaciones?

El plazo legal que se establece para la comunicación a la Agencia Tributaria de las modificaciones en los datos censales o de representación de las empresas es de 30 días desde que se produce dicha modificación.

La realidad es que el comienzo del cómputo de dicho plazo no se produce en todas las ocasiones con la modificación física como tal, sino que en el caso de los actos que son inscribibles en el registro mercantil, como la modificación del domicilio social o el cambio del órgano de administración o de los miembros que componen el mismo, el plazo ha de computarse desde que se produce la inscripción en el registro mercantil correspondiente, que es cuando dicho cambio surte efectos frente a terceros.

¿Cómo se realiza esta modificación?

La modificación de los datos censales de la sociedad se realiza mediante la presentación en la Agencia tributaria, de manera telemática, del modelo 036 o el modelo 037 (que es el simplificado del 036), comunicando la variación de los datos y dando de baja, por ejemplo, al antiguo administrador, y de alta al nuevo, con la fecha de efectos del cambio que se contemple en la escritura o acuerdo de modificación.

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Para los casos en que como decíamos se requiere de inscripción en el registro mercantil, como la modificación del domicilio social o el cambio del órgano de administración o de los miembros que componen el mismo, además de presentar el modelo, es necesario aportar una copia escaneada de la escritura en la que se produce dicha modificación, con la correspondiente diligencia de inscripción en el registro mercantil, ya que sin ella nos requerirán para inscribirla y aportarla de nuevo cuando conste de dicha información.

¿Qué ocurre si no comunico el cambio?

En muchas de las ocasiones no se le da la importancia debida a la comunicación a la Agencia Tributaria de información como el cambio de administrador social o de los socios de la compañía, pero a efectos prácticos, y sobre todo, en el caso de que la empresa tenga problemas de pago con la Agencia Tributaria, puede tener gran relevancia.

En el caso de que se produzca un procedimiento de derivación de responsabilidad por parte de la Agencia Tributaria con la empresa, la responsabilidad, y con ello, las deudas de la sociedad, (¿Cómo puedo consultar si tengo alguna deuda con Hacienda?) pueden acabar siendo una obligación a pagar por parte de los administradores de la empresa, por lo que el no comunicar debidamente y en plazo a la Agencia Tributaria quien es el administrador de la sociedad en cada momento puede provocar quebraderos de cabeza para dichas personas, que pueden verse envueltas en un procedimiento de derivación de responsabilidad, deudas tributarias, embargos y problemas con recaudación cuando, en realidad, ellos ya no tengan nada que ver con la empresa y ni siquiera tuviesen conocimiento de ello.

Mantener la información actualizada

De igual manera, el no tener esta información actualizada puede provocar problemas como la denegación de la expedición del certificado electrónico de la sociedad, ya que en la actualidad los certificados se emiten a nombre del representante, y si este no consta inscrito en el registro mercantil ni en la información censal de la Agencia Tributaria, deniegan la emisión de dicha certificación y es necesario iniciar el proceso de nuevo.

Por último, y para el caso de las notificaciones, al aparecer una persona como representante de la sociedad en la base de datos de la Agencia Tributaria puede hacer que se le remitan a él las notificaciones de la sociedad cuando, en realidad, dicha información no está actualizada y él ya no ostente esos poderes de representación.

Por todo ello, es conveniente mantener actualizada esta información y evitar conflictos innecesarios.

¿Alguna vez has cambiado el administrador de la empresa y no lo has comunicado a la Agencia Tributaria? ¿Sabías por qué era tan importante comunicarlo?

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