Automatizar : las 3 fases por las que debes pasar

A nadie le gusta hacer trabajo manual. La mayoría soñamos con el día en que podremos delegar todo lo que nos aburre y centrarnos solo en lo que nos apasiona. Mientras nuestros negocios crecen para llegar a ese momento, necesitamos datos que nos indiquen cómo vamos progresando. Medir resultados es vital para tomar decisiones. Y, según mi experiencia, nuestra personalidad influye en cómo medimos resultados. Y ahora te cuento cómo ¡sigue leyendo!

Las personalidades emprendedoras

Si me permites generalizar, trabajo con tres tipos de emprendedores:

• Los controladores (me incluyo):

Si eres de este tipo, sientes la necesidad de medir las visitas a tu web o el número de suscriptores a diario. Tienes tu contabilidad al día y sabes en cada minuto el importe exacto que ganas. Se te pasan las horas haciendo cálculos y ratios en Excel.

• Los «felices»:

Si vives «feliz», no tienes necesidad de tener datos. Puedes vivir estimando en base a cantidades aproximadas. El céntimo contable te importa poco. Prefieres que alguien te diga tu bounce rate sin decimales antes que calcularlo tú.

• Los minimalistas:

Mides lo que necesitas. Automatizas lo posible. Si puede medirlo una máquina, mejor que invertir tu tiempo. Tienes una hoja Excel comprensible para cualquier humano. Si un cálculo se resiste, lo dejas. Si bien es cierto que la tecnología nos permite tener datos de todas nuestras acciones y de las de nuestros clientes, también lo es que hay que poner atención en obtener y analizar solo la información que nos permite vender más.

¿Qué datos te sirven para vender más?

Si existiera la métrica perfecta, estaría incluída en Google Analytics y nadie leería este artículo. Los principios de Lean Startup abogan por encontrar un OMTM (One Metric That Matters), esa métrica única que te dice al momento cómo va tu negocio. Si consigues una OMTM, el tiempo que dedicas a calcular métricas se reduce y sigues teniendo un buen control de tu proyecto. Pero encontrar la OMTM no es trabajo de un día: es una evolución de varias fases a partir de una situación que será afín a tu personalidad. Por ejemplo, si eres de perfil controlador puedes llegar a perderte en cálculos inútiles; y si eres minimalista, quizás no llegues porque es demasiado complejo. Como te decía, la búsqueda de la métrica perfecta y su automatización pasa por 3 fases. ¡Vamos a verlas!

Fases en la automatización de las métricas:

FASE INICIO: Pocos datos, poco tiempo Como tienes pocos datos que medir, pasas poco tiempo en analizarlos y en medir los resultados. No necesitas automatizar. Con contar los correos de interés por tus servicios, tienes suficiente para saber cuántas oportunidades y cuántas ventas has tenido. Cuando el correo se queda corto, pasas a Excel. Es un excel sencillo para ver la evolución a lo largo de los meses. En este momento es normal que se te ocurran nuevas métricas cada mes, de la misma manera que se te ocurren nuevos productos y nuevos negocios. Es la fase en la que buscas la relación causa-efecto en tus seguidores. En este momento es importante no comprar software para automatizar. Como mucho, puedes centrarte en sistemas que te permitan entrar datos, como sistemas contables o CRM sencillos.   FASE CONTROL Muchos datos, mucho tiempo En este momento sabes cuánto subirán tus ventas con cada promoción. Tu negocio crece y, con él, aumenta el volumen de datos que generas y quieres analizar. Empiezas a pasar más horas frente a tu excel y sientes que se te queda corto. Si no eres un experto en fórmulas y macros, verás que no puedes obtener los datos que quieres. Este es el momento de automatizar en tu negocio: cuando sabes exactamente las métricas que quieres obtener, pero las herramientas que tienes no son suficientes. Es muy importante entender que los sistemas informáticos no piensan por ti, solo son más rápidos que tú a la hora de realizar tareas. Si no tienes claro cómo hacer una tarea tú mismo, la máquina no podrá llevarla a cabo. Por eso no debes invertir en software de gestión como un CRM online, un sistema de KPI’s o de gestión de proyectos hasta que tengas claro cómo funciona tu negocio. FASE ENFOQUE Muchos datos, poco tiempo Esta es la fase soñada donde todos los datos de tu negocio se aglutinan solos, los ratios los calcula una máquina y te llega un aviso cuando algo no va como esperabas. Es la fase en la que la automatización de tu negocio está completa y le sacas todo el beneficio posible. Llegar hasta aquí requiere trabajo interno, en especial para sobreponerte al prueba-error constante; porque cada vez que tu negocio cambia o creas un producto nuevo, vas a tener que volver a la primera fase. Puede ser frustrante, pero sin pasar por la primera y la segunda fase, la automatización de cualquier negocio fracasa. LA SITUACIÓN QUE DEBES EVITAR A TODA COSTA Pocos datos y mucho tiempo invertido Si dedicas mucho tiempo a introducir datos manualmente, como por ejemplo el número de menciones en Twitter o de comentarios en Facebook, y no encuentras una relación directa con tus ventas, estás perdiendo el tiempo. Sobremedir es un problema clásico de los controladores. Quieres medirlo todo, pero cuesta tanto tiempo que decides automatizarlo todo de golpe para tenerlo controlado. No funciona. Debes automatizar por fases. Cuando tienes claro por qué esa métrica es importante para tus ventas, inviertes en automatizarla. No hay más.  Espero que este artículo te sea de utilidad para la próxima vez que te digas: «Esto lo tiene que hacer una máquina». Recuerda, antes de dar el salto a la automatización, piensa en qué fase estás y si te conviene de verdad invertir en ello, o si debes aguantar un poco más en el proceso manual.

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