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Programa de gestión
Un programa de gestión es aquel programa – software – herramienta que te ayudará, como su propio nombre indica, a gestionar tu negocio o cualquier área de tu vida de la que se ocupe la solución contratada o elegida.
Normalmente, los programas de gestión se asocian a la actividad profesional o de una empresa aunque también es cierto que pueden ayudarnos a que nuestra vida sea más fácil en todos los ámbitos.
Un programa de gestión es por tanto, el programa que se ocupará de las tareas – gestión administrativas, de la facturación, de la gestión y organización de un proyecto, de almacenar ordenadamente toda la documentación de tu negocio, de establecer un orden entre tus contactos en tu CRM… Todo ello con el objetivo de hacerte la vida más fácil en tu empresa, que todo esté organizado, que el equipo tenga acceso a todo y que tú mismo, desde cualquier lugar, tengas el control de tu negocio pudiendo así tomar decisiones cruciales en cualquier instante y ser totalmente resolutivo.
Un programa de gestión útil y a la altura deberá estar activo dentro de los departamentos clave de tu empresa: financiero, comercial, gestión de proyectos y estos departamentos así estarán conectados entre ellos teniendo a mano la documentación necesaria para su trabajo. Gracias a un programa de gestión, si una persona actualiza una cosa en él, de forma inmediata todos podrán verlo y siempre se quedará guardado y almacenado.
Gestión por procesos
Si a algo te va a ayudar tener un programa de gestión en tu empresa, aunque seas tú solo, será a establecer una gestión por procesos. Hacer procesos para todo ayuda a optimizar tiempo, a garantizarte la calidad en los trabajos (lo que siempre se hace siguiendo un método, se hace igual y sale bien), a ser más productivo y a no tener que, en cada nueva tarea, pensar cómo hacerlo de la manera más óptima.
Cuando tienes bien claro como hacer algo, crea un proceso y súbelo a tu programa de gestión, verás como se dispara tu productividad y eficiencia.
Un claro ejemplo de lo útil que puede ser una gestión por procesos es la gestión de inventarios. En determinados negocios, los inventarios de los productos es algo crucial y no hacerlo correctamente puede llevar a grandes pérdidas. De ahí que una gestión de inventarios con procesos súper establecidos hará que todo el mundo sepa, rápidamente, cómo hacer un inventario, cuándo y todas las características y puntos – kpis que deben incluir. Así, si todo está bien ordenado y organizado, tendrás más margen de maniobra algo que sí o sí, en algún momento, vas a necesitar.
Programa de gestión y la conexión con la gestoría online
Otro de los puntos básicos y a tener muy en cuenta de tu programa de gestión es que te posibilita tener un contacto virtual y muy eficaz con tu gestoría online. Esta, tu gestoría, la que te lleva tus asuntos fiscales y financieros, deberá tener acceso a tu programa de gestión para poder extraer los documentos necesarios para presentar los modelos a Hacienda, los impuestos y demás.
Es un gran avance porque ya no tendrás que estar tú pendiente de elaborar los documentos y enviárselos a tiempo sino que si día a día implementas todo en tu programa de gestión, en la fecha determinada, tu gestoría podrá disponer de aquello que necesita.
¿Qué más puedes hacer con tu programa de gestión?
Realmente, si te lo propones y es un programa de gestión potente que además tenga integraciones y evolucione con tu negocio, podrás hacer lo que quieras con él. Por ejemplo, además de lo que hemos detallado anteriormente, podrás hacer presupuestos para tus oportunidades comerciales, también podrás incluir un estudio de competencia y así hacer frente mejor a la ley de la oferta y la demanda actual y por supuesto, sumar un control de calidad no sólo a tus productos y servicios sino a tus procesos de trabajo. Algo que mejorará la productividad – eficacia y eficiencia de todas las áreas de tu negocio.
Tu programa de gestión en tu canal de distribución
Por supuesto, tienes que tener muy en cuenta a la hora de elegir tu programa de gestión, cuál es tu canal de distribución. No son iguales los canales y cada uno tiene sus particularidades. Tenlas muy en cuenta para elegir tu programa de gestión porque es fundamental que puedas integrar todas las áreas que necesites.
Un canal de distribución que sea directamente con el cliente final, necesitará de unas particularidades en tu programa de gestión muy específicas y que seguramente sean contrarias a las que usarías si tu cliente fuesen empresas (porque a empresas vendes menos pero son ventas más grandes y a cliente final son más ventas pero más pequeñas y esto, por ejemplo, afecta a la facturación, a la logística, etc).
Obviamente, también debes estar al tanto y poder incluirlo en tu programa de gestión, el ciclo de vida de un producto y así sacar el máximo partido al mismo antes de que se le agote esa vida útil. Venderlo cuando aún es viable, te garantizará no tener pérdidas en tu negocio y de eso, puede avisarte tu programa de gestión.
En resumen y conclusión, un programa de gestión te cambiará la vida en tu negocio y hará que todo sea más sencillo, rápido y ágil. Por supuesto, nuestro consejo es siempre que lo pongas en marcha desde el inicio de tu negocio. Puedes hacerlo, la implementación, en el momento que quieras pero cuanto antes la hagas, menos información tendrás que volcar en el arranque y podrás hacer que crezca contigo. ¿Qué vas a abrir una tienda? Pues ponlo ya e incluye todo incluso los gastos de constitución de primer establecimiento. Para qué dejarlo para más tarde. Todo tiene cabida: los royaltys, el margen de contribución, la facturación, los gastos, las inversiones… ¡Todo!
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