Balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos muestra todas las cuentas correspondientes a un periodo en concreto de la empresa. Así podemos tener de un único vistazo y en un único lugar todas las transacciones económicas de la compañía en un periodo.

¿Qué es un balance de sumas y saldos?

Un balance de sumas y saldos es el documento que refleja la relación existente en las cuentas de la empresa, esas que se utilizan a diario y que aparecen en el diario que incluyen el saldo con fecha concreta.

Pero, ¿qué es exactamente el balance de sumas y saldos? Si nos ceñimos a la definición oficial del término, el balance de sumas y saldos es el documento que engloba las transacciones de entrada – salida de dinero de la empresa.

Es decir, lo que siempre se ha conocido como el “haber – debe” de todas las cuentas que operan en una contabilidad empresarial.

El balance de sumas y saldos, también conocido como el balance de comprobación, es un “mero documento de registro y comprobación” de movimientos contables que nos servirá para además, detectar posibles errores en nuestra contabilidad.

¿Cómo se hace un balance de sumas y saldos?

El balance de sumas y saldos se elabora a partir de los movimientos contables habituales. Hay que relacionar “el mayor” de todas las cuentas utilizadas para hacer los diferentes asientos contables.

A partir de aquí, de cada cuenta, hay que poner al lado su saldo correspondiente en la columna del debe o del haber (según sea el movimiento y si es un acreedor o un deudor).

Siempre, para que el balance esté correctamente realizado, debe coincidir el total de ambas columnas.

¿Dónde realizar el balance de sumas y saldos?

De forma ancestral, los balances de sumas y saldos (haber y debe) se realizaban en los conocidos “libros de cuentas” que todos los que tenemos una edad tenemos en nuestra mente.

Esos libros con cubiertas pesadas que al abrirlos tenían todos y cada uno de los movimientos de salidas – entradas de dinero de la empresa – tienda. Se iba anotando todo todo y ese libro era la biblia del comercio.

Posteriormente y con la aparición de los ordenadores y programas como Excel, se pasó a hacer estos balances de forma digital. El Excel fue una gran solución para poder tener todos los movimientos contables en un único lugar, digitalizado y además se podía modificar de forma activa sin que incurriese en tachones, etc. Además, no había / hay riesgo de que se estropee el libro físico.

Pero, a día de hoy, si quieres tener un buen balance de sumas y saldos lo mejor que puedes hacer es tener un programa de gestión como billage. Así podrás ir añadiendo todos los movimientos (ya sean de entrada o salida de dinero), referenciarlos con sus actividades y registrar toda la información.

Cuando necesites, solo tienes que “exportar a Excel o pdf” y entregar a tu asesor fiscal o contable para que pueda modificarlo, trabajarlo, presentar impuestos.

Es la forma más rápida, eficaz y veraz para hacer y gestionar los balances de sumas y saldos.

Siempre que digitalicemos nuestro balance de sumas y saldos estaremos minimizando nuestros errores y optimizando nuestro tiempo.

¿Qué es el balance de comprobación?

El balance de comprobación es otra forma de denominar al balance de sumas y saldos. Se llama así porque este, el balance de sumas y saldos al fin y al cabo es una fórmula de comprobación de nuestra contabilidad según criterios de periodicidad o tiempos concretos.

Se puede realizar de dos formas diferentes:

• Por totales:

Cuando se han registrado las operaciones de un periodo (un mes por ejemplo), hay que realizar el total de cargos y el total de abonos de cada una de las cuentas que corresponden y forman el denominado “mayor general”.

A partir de aquí, se formula el balance de comprobación hasta esa fecha en cuestión, se añaden los nombres de las cuentas, los totales de sus cargos y los de sus abonos.

• Por saldos:  

Cuando se han hecho los asientos correspondientes, hay que determinar cuál es el saldo a tener en cuenta, el saldo de referencia que queremos.

Este saldo estipulado no es casual sino que vendrá determinado por la diferencia entre el Debe y el Haber.

• El Debe mayor al Haber… Se considera saldo deudor.
• El Debe menor al Haber… La cuenta es de saldo acreedor.

Las sumas de las cuentas del saldo deudor deberá ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.

Contenidos del balance de sumas y saldos

Una vez llegados a este punto, ¿qué debe incluir un balance de sumas y saldos / o de comprobación?

• El nombre del negocio – razón social
• La especificación de que es un balance de sumas y saldos / de comprobación
• Periodo o fecha del mismo
• El folio (ahora denominado código) de cada cuenta contable
• El nombre de cada cuenta
• El total – saldo deudor / acreedor de las cuentas

El balance de sumas y saldos no cuadra, ¿qué hacer?

Una vez realizado el balance de sumas y saldos ves que no cuadra (es decir, que la columna del Haber y del Debe no son iguales), será seguramente, por algún error determinado en algún asiento del Libro Diario.

Aquí, lo más efectivo para detectar el error es realizar una comprobación detallada de todos los movimientos realizados. Ten en cuenta que los errores pueden estar aquí:

• Omisión / repetición de alguna cifra o cuenta
• Anotación de una cuenta donde no es correcta (en el debe cuando es del haber o viceversa)
• La inversión / alteración / baile de números que componen la cuenta

Ahora ya sabes como realizar correctamente y al detalle un balance de sumas y saldos. No dejes este documento sin realizar y lo que es más importante, sin actualizar a diario. La salud contable de tu empresa, te lo agradecerá.

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