Balance de situación: todo lo que debes saber

¿Quieres tomar decisiones acertadas en tu empresa? Para cada paso que des que implique el movimiento de recursos, necesitas echarle un ojo “bien echado” a tu balance de situación. Es tu biblia y lo que te dará todos los datos necesarios para “no jugártela” a  lo que marque tu intuición o te apetezca en ese momento.

Importancia del balance de situación

Una empresa, un negocio, un proyecto es mucho más que un antojo y no te puedes mover por decisiones “de corazón”. Por eso, todo tiene que estar asentado y refrendado con datos reales de tu compañía. Por pequeña que esta sea, aunque solo formes parte de la misma tú porque eres autónomo como si tienes entre manos una multinacional, toda decisión debe basarse en datos.

¿Y dónde encuentras esos datos? En el balance de situación. Ese documento vivo y siempre actualizado (al menos así debería ser) que marca el día a día de tu negocio.  Es el santo grial, la mejor medicina de prevención, el súper alimento que debes siempre tener disponible para la perfecta salud financiera de tu negocio.

De hecho, el balance de situación es tan importante que en empresas conscientes de su relevancia lo tienen y consideran como un pilar esencial y principal de su actuación.

A grandes rasgos y para resumir qué es el balance de situación es un mapa global y general, una radiografía de la empresa basándose en los datos económicos y financieros de la misma (y todos sabemos que el dinero es el que da la información más fidedigna del estado de una empresa).

Un balance de situación “bien hecho” y actualizado al día es un documento completamente vivo y que puede cambiar en cuestión de segundos. Si en un momento determinado miramos el balance de situación y todo está “en peligro”, puede que la situación cambie al día siguiente por la entrada de un pago o incluso, de un proyecto inesperado.

Por eso, si quieres saber en qué estado está tu empresa y de ahí tomar decisiones acertadas basadas en hechos reales, ten siempre a mano tu balance de situación y que esté además, totalmente actualizado.

¿Qué es el balance de situación?

Llámalo informe o documento aunque también puede ser el dashboard de control y resumen de tu herramienta de gestión (para mi personalmente mi balance de situación es mi pantalla de análisis de billage, ahí veo todo lo que está ocurriendo en mi negocio en cuanto a asuntos contables se refiere y puedo tomar decisiones más acertadas y seguras).

Es lo que a ti te muestre la información de tu negocio en tiempo real y que se ajuste de manera exacta y milimetrada a la realidad financiera – contable de tu empresa.

Las partes del balance de situación

Para arrojar esta información, el balance de situación utiliza los activos, los pasivos y el patrimonio de tu empresa en el momento específico que quieras consultar y revisar.

Activos:

Los activos de tu empresa son los medios económicos – recursos de los que dispones ahora mismo para realizar la actividad diaria de tu negocio. El dinero que tienes (y lo que no es dinero) disponible para poder trabajar y durante cuanto tiempo incluyendo el cómo se están utilizando.

Pasivos y patrimonio neto:

Los pasivos y el patrimonio neto son los recursos financieros (que no económicos, ahí estriba la diferencia) con los que puede contar tu empresa en un momento determinado. Lo que utilizarías en caso de necesidad para financiar tu actividad y no es el dinero que tienes disponible.

¿Por qué si son lo mismo a priorio se ponen por separado? Porque así lo determinó el Plan de Contabilidad General de 2007.

*Cuidado: para comprobar que tu balance de situación es correcto, el activo debe ser igual a la suma del patrimonio neto y el pasivo. Si no es así, revisa porque algo está ocurriendo que debes corregir y tomar “cartas” antes de que vaya a más y a peor.

Y esta suma es y debe ser así porque el dinero no aparece y desaparece por arte de magia en una empresa. Todo debe estar reflejado y por lo tanto, si hay una entrada de pasivos – un préstamo es porque se quería invertir en algo determinado que es un activo y viceversa.

Para qué necesitamos el balance de situación

Ante todo y sobre todo, para saber el estado real de nuestra empresa. Quizás la pregunta está más clara de otra forma ¿cómo sabes el estado de tu empresa si no tienes un balance de situación? Pues seguramente aunque no lo reconozcas sería “a ojo” o por tus cálculos mentales y eso, muy fidedigno… ¡No es! Cuántas veces ha pasado que teníamos las cuentas de la empresa en la cabeza y no hemos contemplado una salida de dinero determinada o un ingreso que está por venir.

Además de para ver la situación real de la empresa en tiempo presente, el balance de situación sirve para conocer un histórico de nuestra compañía y poder analizar – comparar  – decidir.

El balance de situación te sirve para tomar decisiones de futuro desde el presente y teniendo en cuenta el pasado… de tu empresa.

Un balance te va a dar toda la información que tú necesites para tu negocio. Es el ABC, la Biblia, el Santo Grial o como quieras llamarlo y más cómodo te sientas. Ahí estará reflejado hasta el último gasto, inversión, entrada de dinero, contratación – nóminas… Todo. En un único lugar y sin errores.

Por lo tanto, la importancia del balance de situación ya queda más que justificada e invertir tiempo y recursos en tenerlo actualizado es una de las mejores inversiones que puedes llevar a cabo. No escatimes que luego el dolor de cabeza va a ser peor.

Activos:

Además de decirte cuáles son y a qué cantidad ascienden te va a dar la información de su liquidez, la de tu empresa, a corto plazo (entiéndase corto plazo en menos de un año).

Pasivos:

Sabrás qué calidad tienen y cuál es el periodo y fechas de vencimientos de aquellas deudas y obligaciones de pagos que hayas adquirido y que siempre, debes tener en mente.

Otro de los puntos útiles de tu balance de situación, al margen de avisar de cómo se encuentra tu empresa y si puedes dormir tranquilo o necesitas ponerte las pilas es la capacidad de captar inversores para tu negocio.

El balance de situación, el completo y cerrado anual, es un documento público (no así el del día a día de tu negocio que nos referíamos anteriormente que puede ser el dashboard de tu billage, eso es para ti, para trabajar tú) por lo que puede atraer a posibles inversores que vean potencial en tu proyecto. Por el contrario, ojo, porque al igual que actúa en positivo también puede hacer el efecto contrario y conseguir que esos inversores que estaban pensándoselo, determinen que es mala idea.

El balance de situación es el pulso de tu empresa y muestra también la capacidad de resolución económica que tenéis en un momento determinado.

Aprender a interpretar el balance de situación

Un balance de situación, de los públicos y oficiales, hay que saber interpretarlo porque si no, podrás sacar las deducciones que tú quieras pero otra cosa es que sean reales y útiles. Para ello, hay que partir de las tres piezas que integran el balance y de las que ya hemos hablado: activos – pasivos – patrimonio e ir viéndolas en profundidad.

Activos

Activos corrientes (circulantes):

Los de duración de corto plazo (menos de un año) y se destinan a la venta como las materias primas que generarán facturación para la empresa. También se incluyen las deudas o pagos pendientes de tus proveedores así como por supuesto, el dinero que tiene la empresa (en efectivo y/o en cuentas bancarias).

Activos no corrientes (fijos – inmovilizado):

Recursos, los recursos que tenemos disponibles y además, de duración permanente (que se refiere a más de un año). Pero además, estos recursos no están pensados para la venta sino que se utilizan para el trabajo diario (maquinaria, oficinas, etc.).

Pasivos

Pasivos corrientes:

Deudas, obligaciones de pago… Todas ellas a corto plazo y a las cuales debemos hacer frente.

Pasivos no corrientes:

Igual que anteriormente, las deudas y obligaciones de pago pero de largo plazo.

Patrimonio neto

Se incluyen en el patrimonio neto las aportaciones que hacen los socios así como los beneficios / ganancias que están retenidas en tu empresa de alguna manera.

Cuando ya tenemos claras las piezas más pequeñas de las que consta nuestro balance de situación, es el momento de comenzar a interpretarlo. Cuando vayas a ponerte con ello, te vas a encontrar con un concepto del que aún no hemos hablado:

El fondo de maniobra

Este término incluye el cómputo de recursos (los activos) que tu empresa tiene disponibles para vivir en corto plazo. De ahí su nombre tan explícito y tan clarificador.

Es un concepto de gran ayuda porque es el que representa el tiempo presente, la actualidad y el ahora. Se calcula:

Fondo de maniobra = activo no corriente – (patrimonio neto + pasivo no corriente).

Con esta cantidad bien definida y en proporción a tus ingresos y gastos, pueden ocurrir y darse 3 escenarios:

1. Fondo de maniobra = 0

Bueno, pues hay que mirárselo. Hay que ponerse a ello porque esto significa que el activo no corriente está bien financiado a largo plazo pero que no hay sobrante / liquidez para el activo corriente es decir, el tiempo presente – corto plazo.

Cuidado con esta situación porque o se soluciona rápido y con seguridad o derivará en la tercera de las opciones antes de lo que pensamos y de ahí ya es más complicado salir.

2. Fondo de maniobra = Positivo

Pues bien. Tranquilidad pero hay que tomar decisiones también (en una empresa nunca se para de tomar decisiones).

Si el fondo es positivo significa que a largo plazo, hay un exceso de fondos y que esto se puede desviar y utilizar para solventar los activos corrientes de la actividad diaria. Si con este fondo queda todo resuelto… ¡Bravo! Tu empresa está en autonomía máxima. Si consigues que al menos financien una parte, bueno, está bien, es la situación denominada… Estabilidad. Y a quién no le gusta la estabilidad… Son buenas noticias.

3. Fondo de maniobra = Negativo

Ay si el balance te sale negativo… ¡para! Y ponte a pensar y sobre todo a actuar pero con determinación y de forma inteligente.

Este negativo te está indicando que para financiar tu inmovilizado vas a tener que contraer una deuda a corto plazo, lo que no es jamás, algo positivo. Un endeudamiento a corto plazo para “salvar la situación” es algo que siempre hay que evitar. ¿Por qué ocurre esto? Porque no estáis ingresando ni siquiera lo que necesitáis para la actividad diaria.

*Excepción: cuando son empresas – negocios en los que hay más financiero que circulante (empresas de servicios / distribución en las que los proveedores cobran antes de que recibamos los ingresos de los clientes). Aquí hay que tener una previsión y siempre estar alerta pero no es preocupante si está controlado.

Otros datos para la interpretación de tu balance de situación

Además del fondo de maniobra, si quieres entender realmente la situación de tu empresa a través del balance y poder profundizar también es positivo que aprendas a calcular ratios entre los activos y pasivos. Con estos datos ya sí podrás tener un escenario completo y determinado.

En billage te ayudamos a que tu balance de situación esté siempre actualizado. Al detalle, al día e incluso, al minuto. Podrás ver el avance de tu situación financiera en pocos clicks y desde cualquier lugar. ¡Pruébalo gratis ahora! Y tu tranquilidad será ya algo habitual.

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