Albarán

Un albarán es el documento mercantil acreditativo de una entrega y/o recepción de mercancía. El albarán será emitido por la empresa que vende y entrega la mercancía y deberá ser firmado / sellado por la receptora de la misma. De esta forma, se acredita la transacción y la entrega.

Es un documento imprescindible ya que garantiza que la mercancía se ha entregado en destino y su receptor deja constancia de ello. Atestigua la conformidad de ambas partes sobre una transacción.

El albarán de entrega estará por tanto obligando a la parte inicial a entregar una mercancía vendida a la parte receptora según las condiciones pactadas previamente por ambos. Si no existe un albarán de entrega firmado por la parte receptora, esta podrá reclamar la mercancía no entregada.  

Cuando el albarán se genera en papel se suelen hacer 3 copias: una se queda en la empresa que lo emite, otra para el transportista que entrega la mercancía (el firmado por el receptor) y otro, para el receptor. Actualmente los albaranes se realizan digitalmente en una tablet o dispositivo que lleva consigo el transportista, el receptor lo firma y la empresa emisora se lo envía por email. Así, todos tendrán su copia siempre disponible. 

El albarán incluirá la fecha de entrega, la hora y la firma de los participantes. Será de esta forma y solo así como se considerará un documento válido.

Es un documento de obligación de entrega y no solo acreditativo. Por lo que es de suma importancia y validez. 

Otro de los usos del albarán es entre la empresa emisora de la mercancía y el transportista. Así la primera tendrá conocimiento expreso de la tarea del segundo. 

Tipos de albaranes

Albaranes hay tantos como mercancías a entregar pero se pueden agrupar según tipologías de albaranes generales. 

Albarán valorado: el que incluye el precio de la mercancía por partidas (o por bultos – líneas) así como los impuestos y posibles descuentos aplicados. Estará también detallado el total de la transacción. Es un albarán lo que implica que no está obligado a incluir una factura (que es otro documento totalmente diferente).  Esta información será meramente informativa y no tributaria.

Las empresas que utilizan este tipo de albarán son las que facturan “por periodos” ya que les es más fácil recopilar la información de las entregas y después, facturar el monto total del periodo.

Albarán sin valorar: en este otro tipo de albarán se incluirá la mercancía a entregar pero no el importe de la misma (ni precio unitario ni precio final). Se acompaña o no el albarán con la factura. Cuando la empresa factura en periodos diferentes, se entregan estos albaranes y al final del periodo, la factura completa. 

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