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Programa de facturación
Un programa de facturación es el software (ya sea local en tu ordenador o en la nube) que te ayuda a gestionar la facturación de tu negocio. Tengas 1 única factura o miles de ellas, siempre necesitas para optimizar tu tiempo, un programa de facturación.
Con este programa tendrás la capacidad de gestionar en pocos clics y siempre con absoluta perfección (en la facturación, cualquier fallo es catastrófico) cada una de las facturas que envías y también recibes derivadas de tu actividad profesional.
El gran cambio en tu negocio llegará cuando ejes los excels para gestionar tus facturas y te hagas con un programa de facturación.
Características de un programa de facturación
Un programa de facturación se puede construir a medida si tu negocio es muy grande o puedes contar con una de las numerosas opciones que tienes online (como billage). Lo básico que tiene que tener un programa de facturación es que cada factura que salga de él, sea perfecta. Este es el requisito fundamental.
También además deberá seguir un orden establecido de tus facturas, incluir todos los datos necesarios como la cuota tributaria elegida, los impuestos, las retenciones y las líneas en las que puedas detallar los conceptos.
Por supuesto, un programa de factura tiene que poder gestionar toda la actividad financiera de tu empresa. Tiene que poder ofrecerte informes de actividad, de tus números y que puedas, en un único vistazo, ver qué está ocurriendo entre tus filas numéricas.
¿Qué es una factura?
Para poder usar y sacar el máximo partido a un programa de facturación, necesitas saber y conocer a la perfección qué es una factura. Una factura es la pieza clave y que siempre, debes tenerla en perfecto estado. No se admiten los errores porque puede llevarte al fracaso económico.
Ten en cuenta todas las partes que debe incluir la factura (número de factura, datos fiscales de ambas empresas, líneas de contenido, impuestos…) y que puedes consultar aquí “factura” pero ante todo, además de construirla perfecta y con el modelo de factura que tú elijas, a lo que te ayudará tu programa de facturación, también debes saber cuándo enviarla a tu cliente y estar al tanto de una excelente gestión: que se cobre y si no es así, hacer una correcta reclamación de la misma.
Factura electrónica
La factura electrónica representó el boom en la fiscalidad de las empresas de los últimos años. Es el método de enviar y recibir una factura por medios digitales, prescindiendo absolutamente del papel y los consecuentes problemas derivados de enviar la misma por correo ordinario u otros medios más obsoletos.
La factura electrónica no es lo que hacemos todos de enviar y recibir un documento en Excel o pdf a través del email sino que la factura electrónica es darle a una factura la legalidad necesaria a través de la firma digital y otras características para que se consideres absolutamente válida. Hacerlo por este medio, en España, solo estamos obligados si enviamos facturas a la Administración Pública.
Factura proforma, simplificada y rectificativa
Además de la factura habitual que todos conocemos para cobrar por un servicio determinado correspondiente a nuestro trabajo, también existen otro tipo de facturas que habitualmente están dentro de nuestra actividad.
De este modo, tenemos la factura proforma que es aquella que se envía previa al trabajo a realizar y que sirve como documento informativo sobre lo que finalmente se cobrará. No es una factura comercial y por tanto definitiva. Sirve para establecer el compromiso entre vendedor y comprador de un precio por el servicio.
Por otro lado, la factura simplificada es aquella factura vigente en España desde 2013 y que sustituye al conocido “ticket”. Es una factura con menos datos que la ordinaria y sirve para pequeñas operaciones. (como las que no exceden de 400 € IVA incluido)
Por último, la factura rectificativa es la última que contemplamos aquí y que es de suma importancia ya que es aquella factura que subsana los posibles errores cometidos en una factura anterior emitida. Si te has equivocado, si has cometido algún error… No te preocupes, la factura rectificativa es tu solución.
Un albarán no es una factura
Exacto. Hay que tenerlo muy en cuenta. Una factura no es un albarán y es que este último es el documento que acredita la entrega de un trabajo – servicio – producto pero no es un documento de pago válido como lo es una factura.
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