Albarán: ¿qué es?

Presupuesto, factura proforma, albarán, factura, picking… ¿Cuántos documentos manejamos al cabo del día con nuestros clientes y proveedores? Muchísimos y a veces, sobre todo cuando empezamos con un nuevo proyecto / empresa, ni siquiera sabemos qué es y para qué sirve cada uno. De algunos de ellos ya hemos hablado así que hoy, conozcamos un gran desconocido: el albarán.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es ese documento que acredita la entrega de una mercancía determinada. Ese “papel” que va incluido en todos los pedidos que realizamos – nos entregan y que detalla el contenido del mismo.

El albarán es un documento “mercantil” acreditativo y por lo tanto, informativo que sirve para que ambas partes estén al tanto de la transacción realizada.

Al enviar – entregar una mercancía comprada – adquirida, lleva anexa un albarán en el cual aparecerá el detalle de lo que incluye dicho paquete y que el emisor envía como justificante informativo. El receptor debería contrastar dicho albarán con el contenido y verificar que coincide, sellar – firmar dicho albarán y devolverlo al emisor (en caso de que así se acuerde) o simplemente, guardarlo para posibles reclamaciones futuras.

Por lo tanto, en un albarán interfieren varias partes que veremos con detalle.

Partes involucradas en un albarán

Emisor: como su propio nombre indica… El que emite el albarán, el que lo hace – cumplimenta – crea con las referencias y detalle del contenido que va en la mercancía.

Receptor: el que lo recibe y tiene que chequear que coincide lo que aparece en el albarán con lo que hay dentro del paquete – mercancía.

Contenido: en el albarán tienen que aparecer una serie de datos que hacen que este albarán sea válido y esté completo (contenido de la mercancía, datos del emisor – receptor, etc).
Intermediario: el albarán irá adherido a la mercancía o tal vez lo entregue la persona responsable de llevar ese paquete y que será el custodio del mismo.

¿Quién emite un albarán?

Un albarán o también conocido como justificante de entrega lo realiza el emisor – vendedor. Será entregado al receptor de forma física o digital en el momento de la recepción de la mercancía (normalmente es un documento que acredita una entrega de material físico) justificando la conformidad por ambas partes. El receptor deberá firmar y sellar el albarán para que así tenga validez.

Partes de un albarán

Además de las partes involucradas en el albarán también hay que tener muy en cuenta y muy presente las partes que debe tener bien cumplimentadas un albarán para que no cometamos errores de procedimiento.

• Fecha de emisión del albarán.
• Fecha de entrega.
• Código del documento (que debe pertenecer a una numeración como las de lasa facturas, con su código particular e ir correlativos).
• Datos de los integrantes en la transacción: del emisor y del receptor.
• Descripción del contenido de la carga – mercancía.
• Sello del receptor cuando lo reciba y chequea.

Tipologías de albarán

Aunque un albarán es eso, un albarán, un documento que registra y refleja la mercancía a entregar – entregada, dependiendo de diferentes factores pueden ser de un tipo o de otro:

• Albarán valorado

Es el albarán en el que aparece el precio de los artículos incluidos.

• Albarán no valorado

Es el albarán en el que sólo hay un listado de los artículos incluidos pero no el precio de los mismos.

¿De qué depende utilizar uno u otro? Del acuerdo del emisor con el receptor. A menudo se utilizan los albaranes no valorados porque se desconoce quién recibe la mercancía y si debe o no tener conocimiento del precio del contenido. No es una información, la del precio, necesaria para un albarán.

Consideraciones varias

Ahora que ya sabemos en detalle qué es un albarán debemos tener muy en cuenta determinadas consideraciones – tips que nos ayudarán a utilizar bien este documento.

• Un albarán no es una factura:

Ni normal ni proforma. Un albarán es un documento informativo de la mercancía que se entrega. Tampoco es un presupuesto. No hay que confundirlo y es que un albarán, aunque sea valorado, no te servirá para tu contabilidad ya que no es un documento válido para tal efecto.

• Validez del albarán:

Para que este documento sea realmente válido a efectos legales en posibles problemas es imprescindible que el receptor, a la llegada de la mercancía lo haya revisado – contrastado, firmado – sellado y devuelto al emisor para que quede constancia de que todo está correcto. Igualmente, tendrá que quedarse con una copia del albarán que ha firmado y devuelto (con lo que como emisor lo mejor es incluir doble copia del mismo).

• Documento para pago:

Otro de los tips importantes cuando existe un albarán de entrega de mercancía es que la fecha de recepción del mismo es la fecha útil para empezar a contar el plazo de pago de una factura (y no la fecha de la factura). Si llegados a este punto habías rebajado la importancia de un albarán, ahora ya puedes devolvérsela.

Para que todo en tu empresa funcione correctamente, no dejes de utilizar una herramienta como Billage en la que crear tus albaranes a partir de tus presupuestos y facturas. Evitarás cometer errores y todo, estará siempre registrado. Pruébalo ahora y verás la gran diferencia en la gestión de tu empresa.

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