Qué tener en cuenta de cara a una inspección de Hacienda
Evitar una inspección de Hacienda no siempre es fácil, pero si puedes tomar medidas para, en la medida de lo posible, que si te toca pasarla, al menos, no tengas problemas o agobios de última hora con la entrega de documentación.
Organiza tu documentación
Aunque a veces estar organizando facturas, tickets, declaraciones trimestrales, etc. puede resultar aburrido, a la larga, se agradece. Es muy importante que toda la documentación de la que dispongamos, y especialmente sabiendo el tiempo que debemos guardarla, la tengamos organizada de forma sencilla y fácil, de modo que en escasos segundos la encontramos cuando necesitamos algo. Y esto, no es sólo aplicable a la documentación física, sino que también debemos tenerla en cuenta de cara a nuestro directorio virtual, el cual es muy importante mantener actualizado y organizado. El directorio virtual puede salvarnos de muchos problemas y muchos agobios cuando necesitamos consultar un dato o disponer de determinada información, accediendo a una copia del documento en nuestro archivo virtual, máxime si optamos por un archivo virtual a través del cual dispongamos en la nube de nuestra documentación accesible en cualquier momento, desde cualquier lugar, y con la seguridad de que, en caso de problemas con el ordenador, podremos acceder desde otro dispositivo.
Mantén actualizado tu domicilio fiscal
La Agencia Tributaria sólo dispone de un medio oficial para notificarnos, nuestro domicilio fiscal. Si no estamos acogidos al sistema de notificaciones telemáticas, para el cual debemos disponer de firma digital y estar pendientes de cualquier notificación que puedan hacernos a través de la sede electrónica, debemos mantener actualizado el domicilio a efectos de notificaciones. Imagínate que Hacienda te requiere para presentar algún documento, del que dispones y con el que no pueden alegar lo más mínimo al haber cumplido estrictamente con tus obligaciones tributarias, pero no te enteras de la solicitud en plazo, y en consecuencia, Hacienda entiende que no dispones de él y por ello no lo has presentado, será la sanción más desagradable que tengas que asumir, ya que habías cumplido con tus obligaciones. Es muy importante tener actualizado el domicilio fiscal, tanto en la Agencia Tributaria como en la Seguridad Social, de forma que cualquier comunicación llegue directamente a ti y no sufras perjuicios por entenderse que las mismas han sido notificadas pero tu no has tenido conocimiento de ellas.
Emite las facturas correctamente
Es muy importante que las facturas contengan todos los elementos necesarios de las mismas y que emitamos el tipo de factura que corresponda, en función de las características del producto o servicio, ya que no siempre tendremos la opción de emitirlas, por ejemplo, simplificadas. De igual modo, dentro de cada factura es importante conocer lo impuestos que debemos incluir, a fin de diferenciar, por ejemplo los impuestos correspondientes a una factura local, una factura a territorios especializas como Canarias o las facturas intracomunitarias. Por último, debemos considerar el modo de emitir las mismas, teniendo en cuenta que no es lo mismo una factura electrónica que una factura emitida electrónicamente.
Siempre pide factura
Hay ocasiones que por cuestiones de tiempo o de comodidad, no solicitamos factura al adquirir algún producto o servicio. Esto es un error. A efectos de las deducciones de los gastos en los impuestos es necesario disponer de la factura, pues en otro caso no podremos acceder a esa deducción. En cualquier caso, y si por cualquier motivo, no has solicitado la factura en el momento y sólo dispones de ticket, siempre puedes intentar solicitarla posteriormente, de modo que finalmente obtengas la misma para poder justificar el gasto adecuadamente. Debes recordar siempre que, cuantos más gastos deducibles justifiques, menor carga tributaria asumirás, así que merecerá la pena invertir unos minutos en obtener la factura para no ver afectado tanto tu bolsillo a la hora de presentar la declaración.
Mantén actualizado los libros fiscales
Recuerda que, al igual que con la gestión documental, organizar las cosas una a una es mejor que acumular para un solo momento la organización de todas las facturas, gastos, etc. Por ello, es recomendable mantener actualizado día a día, o sino al menos semanalmente, los libros de registro, de modo que en cualquier momento tengamos este documento al día y que podamos usarlo como índice para el resto de documentación así como conocer la realidad de los ingresos y gastos acumulados. Además, y si lo organizamos adecuadamente, podremos conocer en todo momento qué carga tributaria tendremos, por ejemplo, en el IVA al presentar la declaración trimestral del modelo 303, de forma que vayamos previéndolo y teniéndolo actualizado para no gastarnos el dinero a ingresar en Hacienda y evitar tener que solicitar un aplazamiento.
¿Tienes en cuenta en tu práctica habitual cada uno de estos aspectos? ¿Consideras necesario algún punto fundamental más a tener en cuenta para no tener sustos con Hacienda en caso de inspección?
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