Principio de Pareto: Identifica dónde inviertes más tiempo y dinero

Pareto era un sociólogo, economista y filósofo italiano que falleció en 1923, pero su principio más famoso sigue siendo válido hoy en día, casi 100 años más tarde.

En la sociedad en la que vivía existía una distribución desequilibrada de la riqueza: pocos tenían mucho y muchos tenían poco. Pareto estableció un porcentaje: 80-20. Es decir, el 20% poseían el 80% de la tierra y el 80% restante poseía el 20% de la tierra. El principio o ley de Pareto también se conoce en Lean como la regla del 80-20, y se usa para priorizar acciones de mejora.

¿Cómo aplicar la Ley de Pareto para priorizar mejoras?

Cuando realizas ejercicios de análisis como el de los 5 porqués, obtienes un listado de mejoras que debes llevar a cabo. Pero no hay tiempo para todo, así que debes priorizar una o dos mejoras que te den grandes resultados. Pareto es perfecto para estas situaciones.

Principio de Pareto: paso a paso

Para que sea más fácil de entender, haremos el paso a paso con un ejemplo real. La empresa de nuestro ejemplo será una tienda online de productos cosméticos. Su problema es que tienen una tasa de retornos de más del 20% y están perdiendo dinero. Han realizado un ejercicio de análisis Lean y tienen varias medidas que resolverían el problema. Deben elegir las mejoras de mayor impacto para conseguir un cambio real y duradero. La lista de mejoras que tienen es:

• Mejorar las fotos de los productos en la web.
• Mejorar las explicaciones técnicas de los productos en la web.
• Lanzar una encuesta a todos los clientes.
• Cambiar la política de devolución.
• Negociar con la empresa de transportes para reducir costes de devoluciones.

Asignar errores a medidas correctoras
En primer lugar debes asignar cada uno de los errores (las devoluciones en nuestro ejemplo) a cada una de las mejoras. De ese modo, por cada mejora obtendrás el número de devoluciones que se podrían resolver. Por ejemplo, sería algo así:

• Mejorar las fotos de los productos en la web = 20 errores
• Mejorar las explicaciones técnicas de los productos en la web =15 errores
• Lanzar una encuesta a todos los clientes = ?
• Cambiar la política de devolución =30 errores
• Negociar con la empresa de transportes para reducir costes de devoluciones = 8 errores

¿Qué pasa con las mejoras a las que no podemos asignar errores?
Si tienes una mejora que no resuelve directamente tu problema, es posible que ya tengas un primer descarte en tu lista. Otra posibilidad es que se trate de una acción de investigación, como es el caso del ejemplo. Tener entre la lista de mejoras una acción del tipo «hacer una encuesta» suele ser síntoma de que no tienes clara la relación causa-efecto entre errores y mejoras. Si necesitas más información, completa primero la investigación y luego vuelve al punto 1 con datos de mayor calidad.  Cuantos más datos tengas, mejor funciona la ley de Pareto.

Convertir a porcentajes
Cuando tengas todos los errores asignados a mejoras, asígnales un % sobre el total: Asignar los recursos necesarios para cada mejora Convierte todo lo que necesites a dinero. Si solo necesitas horas, puedes usar horas, pero debes tener una única medida. Si te es del todo imposible, puedes añadir horas e inversión por separado, pero te complicará la lectura de las conclusiones finales.

Ordenar por la columna de % de mayor a menor y calcular el 80% de errores resueltos
Suma los % de errores resueltos hasta llegar cerca del 80%. Ten en cuenta que el 80 es un valor de referencia, no una verdad absoluta.

Las dos filas seleccionadas son las que deberían llevarse a cabo primero, ya que resuelven el 70% de los errores.  El coste de esas dos medidas es del 35% de los recursos estimados. Es algo superior al 20%, pero nos indica que no deberíamos poner en marcha la tercera medida hasta más adelante. El resultado final del ejercicio será un cuadro como este. El cuadro te permite visualizar rápidamente dónde están los mayores problemas, y por dónde empezar a conseguir resultados con los recursos que tienes.

Si no has realizado aún este ejercicio, te lo recomiendo, porque curiosamente las proporciones se mantienen en la mayoría de casos.

Como he comentado antes, no se trata de proporciones exactas, pero sí constantes. En algunos casos puedes obtener un 30/70 o un 90/10. Si tienes un 50/50, te recomiendo que vuelvas a evaluar el impacto de las medidas de mejora.

¿Cuándo funciona mejor el principio de Pareto?

Cuantos más datos tienes, más potente es el resultado. En el caso del ejemplo, si solo hay 4 causas para los errores, es posible que no te haga falta un ejercicio de Pareto, pero si tienes 25 causas diferentes, te ayudará a ver qué mejoras te dan resultados antes. Algunos otros ejemplos de nuestro día a día son:

• El 20% de tus clientes te dan el 80% de los problemas.
• El 80% de tus ingresos proviene del 20% de tus clientes.
• Realizas el 80% del trabajo diario en el 20% de las horas que trabajas.

¿Tienes otros ejemplos? ¿Dudas? Puedes añadirlos en los comentarios. Ahora solo falta que te pongas a ello y lo implementes en tu negocio. Te dejo la plantilla en excel para que generes el diagrama de pareto de manera fácil y rápida. Además, no olvides que para gestionar mejor tus tareas, lo mejor es contar con un Software Online All in 1. Todo será más rápido y optimizarás tu tiempo.

Descárgate la plantilla en excel

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