Cómo hacer una planificación de trabajo eficiente en 7 pasos

Contar con una planificación de trabajo eficiente es la llave que asegura el éxito de producción de cualquier empresa y equipo. Con un plan de trabajo en el que todos los participantes involucrados puedan situarse y seguir un recorrido, será el mapa ideal para llegar al tesoro (o la consecución del objetivo). En pro de la productividad es imprescindible dedicar tiempo, energía y todos los recursos necesarios para no solo la elaboración de una planificación de trabajo eficiente sino para su puesta en marcha, corrección de desviaciones y mejora del mismo día a día. Tener todo bajo control y conocer la ruta a seguir es la mejor manera de aportar tranquilidad, liberar de estrés y hacer que el proyecto llegue a su fin bajo los estándares de calidad y timmings estipulados. Apostar por la gestión de proyectos eficaz es sin duda, el mejor valuarte de un gran líder. 

¿Qué es un plan de trabajo?

No es posible realizar algo si no se sabe al detalle qué es, qué incluye, para qué sirve y cómo realizarlo.   

Un plan de trabajo es una herramienta que ayudará a todo equipo de trabajo a ordenar, organizar, planificar y de ahí, simplificar para ejecutar, todas los recursos, tareas y personas implicadas en un proceso de trabajo con el objetivo de conseguir la finalización del proyecto en tiempo y calidad. 

El escenario perfecto y deseado es que el plan de trabajo sea eficiente y ayude a un equipo de trabajo o a una persona individual a poder gestionar con éxito las tareas que tiene sobre su tejado. Así, podrá realizar sus funciones de forma mas eficaz, ser mas productivo y por ende, obtener mayor tasa de éxito laboral. 

Es sin duda, una herramienta y como tal, debe estar incluida en los planes de negocio de toda empresa. Al igual que se facilita un coche para los traslados, un ordenador y/o un teléfono para realizar las tareas diarias, un plan de trabajo y las soluciones que se necesiten para su elaboración, es un recurso imprescindible. 

Sin él, sin el plan de trabajo, es sumamente complicado llegar a los objetivos, terminar un proyecto y ofrecer una experiencia satisfactoria a los clientes. En billage estamos totalmente convencidos de sus beneficios tanto que la solución tiene desarrollado como uno de sus ejes fundamentales, un potente gestor de proyectos que ayuda a realizar planes de trabajo personalizados y eficaces. 

 ¿Por qué realizar un plan de trabajo es beneficioso?

Sin ruta marcada es imposible o al menos, muy difícil, realizar un viaje y llegar a destino sin sufrir por el camino. Para todo viaje se necesita un plano, definir una ruta, incluir paradas técnicas (repostaje, descanso…), conocer el tiempo que llevará, el combustible que se necesita y cuando se va a llegar. Sin esto, realmente es una aventura que se puede volver incontrolada en pocos segundos.

Algo que puede ser muy divertido en la vida y en un viaje pero que en el terreno laboral y profesional puede suponer un auténtico fracaso y el fin de muchos (por no decir todos) negocios y proyectos. Un plan de trabajo es absolutamente imprescindible si se quiere trabajar de forma cómoda y sobre todo, eficaz.  

 

Beneficios sobran a la hora de analizar el por qué implementar un plan de trabajo en una empresa. Entre ellos encontramos:

Definición de objetivos

Sin objetivos, nada puede salir bien. Con un plan de trabajo lo primero que hay que hacer es marcar objetivo y esto ayuda a esclarecer el punto al que se quiere llegar. De ahí, todo es más fácil para determinar un plan para llegar a ellos. 

Organización de los equipos de trabajo

Tener a personas que no saben qué tienen que hacer es la mayor pérdida de tiempo y de recursos de las empresas. Con un plan de trabajo a cada integrante se le asignarán sus tareas y objetivos particulares con los que a su vez, podrán organizarse de forma eficiente. Así nadie será cuello de botella para otras personas implicadas ni ninguna tarea se quedará pendiente de realización. 

Identificación de problemas a tiempo

Si se lleva un plan de trabajo eficiente y al detalle, es mucho más fácil identificar posibles problemas en una etapa temprana e incipiente. El mejor momento para poder resolverlos sin que las consecuencias sean mayores ni vayan a más. 

Obtención de mejores resultados

Por supuesto, con un plan de trabajo los resultados van a llegar según se han planificado lo que seguro, serán óptimos. Además, si se hace bien incluso, se pueden conseguir mejores resultados de los planificados porque cada día, se puede rascar un poquito más de eficiencia. 

Optimización de recursos

Cuando se sabe qué se tiene que hacer, cómo y de qué manera, los recursos a aplicar también se organizan con mayor diligencia. Así, se evita desaprovechar los recursos, utilizar más por incidentes e imprevistos de última hora, et. El tiempo y el dinero seguro se aprovecha de mejor manera. Y es que no es viable mayor eficacia y eficiencia si no se optimizan los recursos e incluso, se reducen sin mermar la calidad. 

Capacidad de medir la evolución del proyecto

Con un plan de trabajo y un gestor de proyectos es posible medir cada etapa del mismo de forma milimétrica. De esta forma se pueden corregir desviaciones, tomar decisiones sobre la marcha y evaluar si todo está funcionando de forma acertada 

Toma de decisiones acertadas

A partir de un plan de trabajo y sus resultados se pueden tomar decisiones mucho más personalizadas a cada situación, optimizar los objetivos y conseguir un ratio de éxito mucho mayor. 

Pasos previos antes de crear un plan de trabajo

Antes de realizar un plan de trabajo es importante tomar en consideración una serie de acciones que ayudarán a que ese plan de trabajo sea totalmente personalizado y útil para la labor que acontece y el proyecto en particular que hay que acometer. 

Es fundamental establecer una serie de “mínimos” para que el plan de trabajo sea totalmente eficaz, eficiente, fácil de seguir y adaptado a objetivos y al equipo de trabajo. 

• Escalabilidad del plan: Antes de hacer un plan de trabajo hay que tener en cuenta que todo es más fácil de seguir si se acota en etapas más pequeñas. Si se trata de un gran proyecto, dividirlo es lo más eficaz para poder ir superando fases. 
• Adaptación al equipo y a los recursos: debe ser un plan de trabajo totalmente personalizado a las circunstancias actuales de la empresa y del entorno, al equipo y a los objetivos que se quieren conseguir. De nada sirve un “plan plantilla” que nada tenga que ver con el escenario actual. 
• Un plan útil: por mucho que el plan sea ideal de nada servirá si no está totalmente adaptado al equipo y a este, no le resulta útil. 

Por lo tanto, si algo está claro antes de ponerse manos a la obra para realizar un plan de trabajo es que hay que hacer un trabajo de análisis previo. Analizar el proyecto en cuestión, las posibilidades del equipo en el momento del inicio y a medio plazo, los recursos disponibles y lo que se espera de ese proyecto. 

Cómo realizar un plan de trabajo paso a paso

Podría determinarse que la realización de un plan de trabajo es un trabajo o una tarea en sí misma que formará parte del proyecto. Y es que sin plan de trabajo, empezar a trabajar será cometer un grave error. Una vez realizados los pasos previos y el análisis de la situación que eso conllevará, es el momento de realizar paso por paso el propio plan de trabajo. Hay que tener en cuenta que aún no se ha tocado el proyecto como tal sin que se está en la planificación del trabajo para poder ejecutar el mismo y llegar así a los objetivos que se van a determinar y que al final, llevarán a la finalización del proyecto según la empresa lo requiere o se ha prometido al cliente. 

Con el plan de trabajo se tendrá una guía, una planificación al detalle de todo lo que acontecerá durante el desempeño del proyecto. O al menos, lo que debería ocurrir y en el caso de que existan desviaciones, se podrá reaccionar con cierta anchura sin estrés y sin consecuencias drásticas. 

Define el objetivo de tu plan de trabajo

El paso inicial de todo plan de trabajo será sin duda, definir el objetivo. Sin destino, sin meta, no hay posibilidad de realizar un plan para llegar a él. Es como de nuevo, los viajes. Si no se sabe dónde se quiere ir, no se puede definir por dónde ir, ni el medio de transporte, ni las paradas, ni el coste. 

Definir el objetivo (ya sea realizar el proyecto en su totalidad, una parte, o lo que implique) hará que el planning sea mucho mas adaptado a la realidad. Con él se podrán identificar los plazos que existen para realizarlo (según también las necesidades y lo pactado con el cliente) y de ahí, marcar una por una, las fases del proyecto. 

 Escribe las características y antecedentes de tu plan de trabajo

Cuanto más acotado esté el proyecto, mejor será el plan de trabajo, con más detalle lo podremos redactar y mejor será el resultado así como su puesta en escena. 

¿Qué debe incluir el plan de trabajo para estar totalmente adaptado a las necesidades de la empresa y del equipo de trabajo? ¿Cuáles son los recursos disponibles en tiempo, dinero y herramientas? 

También será muy útil determinar y analizar los posibles antecedentes (si se ha puesto en práctica otro plan de trabajo, cómo se hizo y qué consecuencias tuvo). Ayudará a tener un histórico para no repetir lo que fracasó y replicar, con mejoras, lo que sí tuvo éxito. 

Fija las metas y los objetivos de tu plan de trabajo

Al margen de los objetivos principales, después habrá que desgranar otra serie de objetivos más pequeños que nos ayudarán a ir implementando el plan de trabajo de forma paulatina y mucho más accesible para todos. 

Estos objetivos y metas deberán ser, siempre:

• Alcanzables (para no entrar en frustraciones innecesarias). 
• Relevantes (no hay que quedarse y liarse con aquello que no es relevante para el proyecto. Hay que ir a por lo útil). 
• Específicos (concisos, detallados).
• Medible (porque lo que no se mide, no existe así que siempre, objetivos que se puedan cuantificar). 
• Acotadles (en tiempo para que no se disipen ni se pierdan en el tiempo).

¿Con qué recursos cuentas para tu plan de trabajo?

Como todo en la vida, cuantos más recursos se tengan, más rápido y de forma más eficaz se puede trabajar. Así, junto a los objetivos, lo siguiente más importante a establecer son los recursos disponibles y no solo los dinerarios, sino también los de tiempo.

Según el coste, el gasto y la inversión que se puede realizar, se tendrá más o menos equipo disponible que podrá ejecutar más o menos tareas al mismo tiempo. Identificar esos recursos y ponerlos a funcionar en el momento correcto y hacia el objetivo determinado arrojará muchísima luz al resto de áreas del proyecto y del plan de trabajo. 

¿Qué limitaciones tienes en tu planning de trabajo?

También, como todo en la vida, hay limitaciones que pueden ser propias y externas. Estas hay que tenerlas en cuenta para poder solventarlas y saltarlas o en su defecto, respetarlas y tenerlas en consideración. Pueden afectar a los tiempos, a los recursos disponibles y a la forma de ejecutar ciertas tareas. Todo hay que contemplarlo en el plan de trabajo para evitar posibles incidentes y reajustes posteriores.  

¿Cuales serán las partes responsables en tu proyecto de trabajo?

Asignar responsabilidad es una de las patas fundamentales de un plan de trabajo. Saber quién va a hacer qué ayudará a establecer tiempos y los recursos que se necesitan. Si alguien no sabe que una tarea es para él / ella, esa tarea se quedará sin resolver con los contratiempos que va a ocasionar.  

Las responsabilidades y que cada uno asuma las suyas debe ser algo inherente siempre a todas las etapas del proyecto, del proceso y del plan de trabajo. 

Define la estrategia de tu plan de trabajo

Y por supuesto, definir la estrategia a seguir durante la ejecución del plan de trabajo y del proyecto en sí mismo. Sin estrategia, no hay triunfo. Y además, debe ser una estrategia ganadora. Eso sí, para que sea una estrategia de éxito el primer paso es escribirla, paso a paso. 

Ya sea sobre papel, en un excel o en un cuadro de power point, lo importante es escribirla y que así podamos corregir, borrar, escribir de nuevo y evolucionar para ir limpiando y avanzando en nuestra estrategia. 

Plan de trabajo: Las mejores prácticas para compartirlo

Otro de los puntos claves de un plan de trabajo es saber cómo hacerlo y elegir en qué formato queremos diseñarlo. Este debe ser súper accesible para todos, que sea útil y fácil de utilizar. Uno de los motivos por los que más fracasan los planes de trabajo es porque son aparentemente perfectos pero no útiles. Se realizan en formatos inaccesibles para los usuarios y quedan rápidamente en el olvido. 

Además, hay que tener en cuenta que en un plan de trabajo participan diferentes personas que necesitan tener acceso constante y como plus, poder actualizar los estados y avances en cualquier momento y desde todos los dispositivos. ¿Cómo hacerlo? Gracias a plataformas de gestión de proyectos en la nube que permite personalizar las tareas del proyecto, asignar responsables y acceder desde el ordenador, móvil o cualquier dispositivo en remoto. 

Los beneficios de una solución cloud para la gestión de proyectos son muy abundantes y hacen sumar productividad casi sin que el equipo se de cuenta. 

• Gestión de proyectos efectiva y eficiente.
• Acceso permanente desde cualquier lugar y momento.
• Todo el equipo conectado y en conocimiento de cada paso.
• Se evitan bloqueos por tareas no realizadas.
• Aumento de la productividad. 
• Monitorización del tiempo de trabajo para facturar al detalle.
• Asignación de tareas a integrantes del equipo: todo el mundo sabe qué tiene que hacer.

Sin duda alguna, el caso de gestionar un proyecto con un plan de trabajo desarrollado en un papel y/o excel, ya quedó atrás. Es algo que se puede hacer de forma individual si hay personas más analógicas o que prefieren llevar su propio proceso pero siempre, deben ir liderados por un gestor de proyectos cloud. 

Ejemplos de plan de trabajo

Planes de trabajo hay tantos como equipos, proyectos y necesidades. En cada caso habrá que construir un propio plan de trabajo totalmente personalizado, con campos especiales y que se adapte completamente a los participantes del mismo. De nada sirve que alguien no sepa utilizarlo o no encuentre sus casillas para incluir sus avances.  

En las empresas se suelen desarrollar plantillas de planes de trabajo dependiendo del departamento que lo vaya a utilizar y el objetivo. Y es que no será igual un plan de trabajo para ventas que para producción. 

Ejemplo de plan de trabajo para ventas

Este departamento tiene la peculiaridad de que los avances son constantes y dependen de una llamada, el envío de un presupuesto o una necesidad de cambio de tarifas. Con un CRM siempre será más ágil en este caso y conectándolo con un plan de trabajo en un gestor de proyecto, se podrá evaluar las diferentes fases del proceso y conseguir la venta en tiempo récord. 

Ejemplo plan de proyecto para marketing

Una de las mayores necesidades en las empresas es tener un plan de trabajo para marketing. Son muchas las acciones a tener en consideración que están directamente ligadas a un calendario. Cada acción (navidad, rebajas, promoción especial) deberá ir acompañada por las tareas determinadas (mailing, diseño de banner…), el calendario de ejecución y de preparación de materiales así como el presupuesto que se dispone. Cada participante podrá seguir el proceso de forma fácil y ágil liberando así el estrés implícito.  

Plan de trabajo para un proyecto en particular

Más allá del departamento que lo vaya a ejecutar o de la acción en concreto a realizar, todo proyecto debería tener su propio plan de trabajo eficiente. Así se conseguirá llegar a su consecución en plazo y con la calidad estipulada sin caer en gastos extras. Lo mejor será siempre, cuando llega un proyecto nuevo (sea de la índole que sea, hacia un cliente o interno), crear un plan de trabajo eficiente para ejecutarlo. 

Cómo crear un plan de trabajo en Excel

Para crear un plan de trabajo en excel se necesita seguir los pasos que hemos descrito en este post y de ahí, utilizar un excel (el de siempre, el de toda la vida) para incluir las fases que se deberán ir superando para la culminación del proyecto. 

Recomendamos, si se va a utilizar este soporte (que a día de hoy no es lo más apropiado ni útil) que al menos, sea en una plataforma colaborativa como Google Drive en la que los cambios se guardan de forma automática y todos los participantes pueden sumar datos. 

El diseño es fácil y en parte, personalizado. Cada proyecto tendrá sus fases que se incluirán en filas y/o columnas para de ahí, ir completandolo.

Eso sí, desde billage aconsejamos que se utilice una solución cloud para la gestión de proyectos. Es mucho más fácil, útil, eficaz y totalmente actualizada a las necesidades de la gestión de proyectos. En billage sabemos la importancia de una gestión eficaz de proyectos por lo que esta es uno de los pilares de la herramienta. Pruébalo ahora con tu equipo y notarás la diferencia desde la primera tarea. 

This post is also available in: Spanish