Pasa la ITV a tu sistema de productividad

“El sabio no se sienta para lamentarse, sino que se pone alegremente a su tarea de reparar el daño hecho”. (William Shakespeare). Seguimos en la fase de control de GTD. Hemos recopilado, procesado y organizado. Al cuarto paso de esta fase David Allen lo llama Revisar (en organízate con eficacia) o Reflexionar (en haz que funcione). Según la RAE revisar tiene tres significados

1. Ver con atención y cuidado.
2. Someter algo a nuevo examen para corregirlo, enmendarlo o repararlo.
3. actualizar, poner al día.

Revisar forma parte de nuestro día a día. Tu productividad te lo agradecerá

Revisamos los contratos que firmamos. Revisamos anualmente la caldera de gas. Revisamos un examen antes de entregarlo. Nos hacemos la “revisión médica anual” en la empresa Pasamos la ITV y la “revisión pre ITV” para nuestro coche. El auditor revisa las cuentas en busca de anomalías”. Hacienda revisa mis impuestos. Como véis revisamos constantemente en busca de salud, tranquilidad, evitar averías, problemas económicos o legales… en definitiva revisamos PARA. En GTD… Revisar el sistema y mantenerlo al día es requisito indispensable. En palabras de Allen “Debe estar seguro de que está haciendo lo que tiene que hacer y de que está bien que no esté haciendo lo que no está haciendo”

En el caso de que tu sistema GTD esté actualizado, necesitamos revisar para HACER

• Revisar la agenda para tener claro los compromisos adquiridos a realizar en un momento concreto (reuniones, ocio con amigos, citas médicas)
• Revisar la lista de acciones siguientes en el contexto adecuado. Si estoy conduciendo, probablemente solo pueda hacer llamadas u oir algún podcast pendiente (contexto #teléfono). Si estoy en una sala de espera y llevo mi portátil podré hacer cosas con el ordenador que no necesiten wifi (contexto #portátilnowifi)

Pero en los entornos VUCA que nos movemos, nuestro sistema se va descontrolando, se hace menos confiable por lo que deberemos revisar para actualizar el sistema y recuperar control. Siguiendo con el ejemplo;

• No me siento cómodo sabiendo que tengo llamadas a realizar que no están en la lista y contexto adecuados
• Se que el estudio en excel que estoy haciendo en la sala de espera no es lo más óptimo que podría estar haciendo en este momento…

Por añadidura, los proyectos también cambian, cambian las prioridades de la empresa, los puntos de vista, cambia el mercado bruscamente. Sientes un gusanillo en el estómago que te alerta de que ese proyecto no está bien definido en tu GTD, que tienes que incluir un subproyecto nuevo…. Quieres revisarlo cuanto antes para recuperar claridad. Por último, cambios personales, profesionales, están tocando el timbre de tu cabeza y ves que tienes que replantearte tus objetivos, quizás tu visión y necesitas una revisión profunda de la perspectiva de tu sistema para recuperar equilibrio.

Las revisiones de los «para» y la productividad

De estos 4 “paras” imprescindibles para optimizar nuestra productividad, el primero (revisar para hacer) es el más sencillo. Debes mirar tu agenda diariamente y ver la foto de tus compromisos y deber repasar la lista de acciones siguientes las veces que necesites para elegir correctamente la siguiente acción en función del contexto en el que te encuentres. El segundo (revisar para recuperar control) es una de las claves de GTD, es el motivo principal de la famosa “caída del caballo” y se obtiene con un hábito indispensable para mí como es la Revisión semanal que explicaremos en el próximo post de la serie. El tercer “para” (revisar para recuperar claridad) supone revisar los proyectos de manera que los enfoquemos adecuadamente.

Recuerda que proyecto en GTD es “algo que requiere más de una acción” por lo que puedes tener entre 50 y 100 proyectos activos si eres un buen GTDista. Por supuesto que hay proyectos sencillos de 3-4 acciones bien definidas que no requieren revisión pero existen otros más complejos que si la requieren. Esto no se puede revisar por completo semanalmente por lo que puedes hacer una revisión periódica de tus proyectos con la periodicidad que te de tranquilidad o revisar de forma rutinaria 10 proyectos (por poner un número) cada semana en la revisión semanal. Ya lo veremos. La cuarta revisión (para obtener equilibrio) es un proceso que analizaremos en la parte de perspectiva de GTD. En mi caso es un proceso anual, que hago a primeros de Enero, reviso si mi propósito y mi visión está claro (no suele cambiar tanto) y si que suelo resetear varios objetivos en función de mis áreas de responsabilidad. Todos estos conceptos se explican en la parte de perspectiva pero como consejo te sugiero hacer esta revisión fuera de tu entorno habitual, alquilar una casa rural, un lugar tranquilo donde poder pensar sin interrupciones.

Llévate a tu pareja para consensuar los objetivos personales y disfrutar los ratos en los que no estás “castigado el rincón de pensar” y tendrás un año mucho más efectivo. Nos vemos en el siguiente post donde entraremos a fondo con la revisión semanal.

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