5/12/2017

Gestión de proyectos online de una agencia: El arranque

Y tienes un nuevo cliente y por consiguiente… Un proyecto online nuevo. ¿Cómo lo gestionas a partir de ese momento?

Llega un nuevo proyecto a tu agencia: ¿Cómo comenzar?

Gestionar un proyecto en tu agencia puede suponerte el triunfo o el fracaso más absoluto de ese trabajo y asegurarte un cliente para más tiempo o que se te caiga con el consiguiente problema para con él y posibles comentarios o recomendaciones nefastas que pueda dar sobre ti (perdiendo así el acceso a nuevos y posibles clientes). Así que no debes dejarlo pasar y tomártelo a la ligera. Implementar un sistema de gestión de proyectos en tu agencia es absolutamente vital. Y ahora es el momento de ponerte manos a la obra.

Aterrizaje del proyecto:
Llega el proyecto firmado a la oficina y hay que ponerse manos a la obra. Aterrizalo de forma óptima:
- – Determina qué has pactado con el cliente.
- – Marca un calendario objetivo y realista de realización de acciones.
- – Resalta qué materiales vas a necesitar por parte del cliente.
- – Confirma los extras que tendrás que contratar en caso de que así sea.

Mapa del proyecto:
Antes de hacer el on-boarding con el cliente, márcate un mapa tú mismo para saber dónde estas y dónde quieres llegar. También incluye los implicados y las posibles tareas para asignar. Un kanban del proyecto te irá genial para poder seguir todo el proceso, desde el inicio hasta el final. Puedes hacerlo en un mural en físico en papel y colgarlo en la oficina o ya trabajar con herramientas online que puedes actualizar en tiempo real y tenerlo compartido siempre con todo tu equipo (en billage puedes descubrir cómo funciona la gestión de proyectos con kanban y además vincularlo con el cliente y con sus gastos y facturación).

On boarding con el cliente:
Cuando ya lo tienes todo planificado y claro, es el momento de hacer el onboarding con el cliente. Deberías tener un documento de proceso de trabajo (siempre el mismo) para enviar al cliente y construir una carpeta con todo lo que se va a necesitar:
- En drive – dropbox, algún espacio compartido, crea una carpeta con tu cliente para poder ir actualizando materiales de forma constante.
- Crea un documento de hoja de ruta en el que añadir todos los vínculos a las piezas en proceso o terminadas, los documentos, los timmings, etc. Ahí debe estar todo reflejado y podéis ir añadiendo anotaciones que faciliten el día a día (así evitaréis mil comunicaciones de email y por supuesto teléfono que relentizarán todo el proceso).
- Materiales: dentro de esa misma carpeta, crea otra específica para que el cliente pueda volcar ahí todos los materiales brutos que tiene y que tú puedes necesitar. Te evitarás que te envíe 100 emails con documentos adjuntos, tener que descargártelos, que luego envíe otras versiones, que se te pierdan… Todo en esa carpeta y siempre disponible.
- Facturas y contrato: con el arranque del proyecto habrás tenido que enviar la factura por el importe inicial (que a estas alturas si estás con el onboarding ya deberías haber cobrado) y también haber firmado el contrato. Habilita otra subcarpeta para que eso esté siempre disponible para todos.
- Briefing de recolección de información: necesitas saber todo lo máximo posible sobre tu cliente – su marca – sus productos / servicios. No esperes a ir consiguiendo información de forma “suelta” o según vayas viendo. Consigue que él, que es la mejor fuente, te resuelva de una sola vez, todas las dudas que tengas. Construye un briefing – formulario de recolección de información para que te aporte todo lo que necesitas. Así él tendrá que contestar todo una única vez y será todo más rápido y ágil.
- Calendario: comparte con tu cliente el calendario inicial que habéis creado para el proyecto e incluye las anotaciones pertinentes según aclaras que el proyecto puede sufrir variaciones dependiendo de cuándo te entregue los feed-backs y correcciones (no puedes saber si él tardará 1 día o 4 ni tampoco el volumen de cambios a implementar).
Comunicación con el cliente:
Una vez que tienes todo preparado, toca contárselo al cliente. Construye un email detallado, en el que le expliques cómo va ser el proyecto, las fases, las pautas y le des acceso a la carpeta que has creado.
- Tienes que tener en cuenta que no todos los clientes saben cómo funciona drive – dropbox y tendrás que explicarles bien cómo hacerlo y “acostumbrarlos” a trabajar así (y no con 1.000 emails con adjuntos o llamadas de teléfono).
- Especifica todo bien, paso por paso y cuando tengas ese email bien creado, envíaselo. Lo más productivo es que este mail lo tengas ya escrito en una plantilla y sea el mismo, con sus particularidades especiales, cada vez que arranques un proyecto.
- Ahora te toca esperar a que el cliente conteste tu email, vea la carpeta, te pregunte las dudas y te de el material que necesitas. Mientras, puedes ir asignando tareas y adelantando fases. Pero lo más ágil rápido y eficaz para que un proyecto se gestione de forma ágil y efectiva es contar con una herramienta online. Prueba ahora gratis Billage y notarás la diferencia. Tu día a día será más sencillo, tendrás todo registrado y todos funcionaréis de forma más autónoma. Pincha aquí y comienza ahora.