Cómo hacer una factura electrónica

El papel está cada vez más en desuso sobre todo, para determinadas gestiones. La facturación es una de ellas. De un tiempo a esta parte, el 90 % por no decir el 100% de las facturas son, facturas electrónicas. ¿Qué son? Pero sobre todo ¿cómo se hacen y qué validez tienen? Es algo que aunque parezca que no, nos lo seguimos preguntando. Sobre todo, si estás por empezar tu actividad como autónomo o comenzando tu propio negocio.

¿Qué es una factura electrónica?

Factura electrónica es lo mismo que factura digital y/o factura telemática. Ahora mismo, es el modelo de factura más utilizado. Ya hemos dejado atrás eso de hacer una factura, imprimirla en papel, enviarla por correos y cruzar los dedos para que le llegue al destinatario y nos la pague.

Con la factura electrónica hemos ahorrado tiempos y hemos ganado en seguridad. Seguridad de recepción (que al otro le llega correctamente). Gracias al boom de Internet y de lo digital, la factura electrónica ya es un hecho. Ya nadie espera una factura de otra forma que no sea por email y en forma digital. Un pdf es suficiente para darnos por enterados de una factura que hay que abonar por un servicio realizado.

Una factura electrónica está tan asentada y es tan legal y formal que desde 2015 es obligatoria incluso para la Administración Pública y en el trato con grandes empresas. Y ya se sabe que si la administración pública la usa y obliga a ello, es que existe y todos debemos hacer caso.

¿Qué diferencia a una factura ordinaria de una electrónica? En formato y contenido, nada. Lo único que es diferente es el medio por el que sale del emisor (el que hace la factura) y llega al receptor. Esa es la única diferencia.

De hecho ahora mismo está tan aceptado su uso que desde 2013 se eliminó la obligación de que las facturas electrónicas llevasen incluida la firma digital. Una factura enviada en pdf – jpg – Excel (no recomendamos jamás enviar una factura en un formato editable por el recepto) a través de email y/o otra plataforma, es totalmente aceptable, legal y legítima.

Lo que una factura electrónica debe incluir

Lo mismo que una factura ordinaria de la que se imprimía y se enviaba por correo ordinario (quizás haya quien esté leyendo este post y no sepa ni se que eso se hacía. Nos hacemos mayores). ¿Qué debe incluir una factura electrónica?

• Número de la factura: esta numeración depende de la empresa – negocio que emite la factura. Es su numeración interna.
• Datos de la empresa: o del autónomo o quien emita la factura. Nombre fiscal, nif – cif, domicilio…
• Descripción de las líneas a facturar: la factura debe incluir aquellas líneas que son los conceptos que se facturan. La extensión y descripción de las mismas dependerá de cómo realice la factura el emisor y de cómo lo acepte el receptor. Hay quien con un concepto básico le sirve y hay quien necesita especificar más detalle en las líneas por él mismo y su contabilidad y/o porque el receptor – cliente así lo requiera. Eso ya es a gusto del consumidor.
• Importes: en cada línea hay que incluir el importe monetario de la misma. El importe neto (sin impuestos y por unidad). Así se podrá tener un desglose por línea de lo que estamos cobrando y el otro pagando por cada trabajo o parte del mismo.
• Impuestos: en España al menos hay que incluir los impuestos por cada trabajo / servicio. El IVA como lo conocemos más comúnmente hay que detallarlo en cada factura que se emite y que recibimos. Dependiendo de lo que estemos vendiendo – ofreciendo – facturando, el iva será una cantidad u otra. Lo mejor es tener las facturas “formuladas” y realizarlas con programas de facturación como billage que hace los cálculos automáticamente dependiendo del iva marcado (10, 21%).
• Retenciones: las retenciones no son el iva y no todo el mundo tiene que incluirlas en las facturas. Es algo propio de autónomos (que suelen incluir el 9% o el 15% dependiendo de la suya propia). Por supuesto, antes del total, debemos poner esta partida si así nos corresponde.
• Total a pagar: bien claro, delimitado y que el cliente que tiene que pagar lo encuentre sin tener que hacer una excursión o un trabajo de deducción. Recuerda que cuanto más fácil pongas todo, antes cobrarás. Pon el total en otro color, en negrita o en un lugar bien vistoso.
• Métodos de pago: ¿cómo vas a cobrar una factura si el que tiene que pagar no sabe dónde tiene que pagar? Pues imposible. Facilítate el trabajo a ti de cobrar y al otro, de pagar. Pon en tu factura (además es obligatorio) la forma de pago pactada y los datos bancarios (cuenta del banco, IBAN – obligatorio desde hace un tiempo), y todo lo que consideres que el receptor necesita para pagarte.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Cuando ya tenemos claros los puntos imprescindibles que debe incluir una factura, hay que ponerse a ello. Una factura electrónica se hace de la misma forma que una factura ordinaria. Y es que como decíamos, la única diferencia entre ambas es el medio de envío (en la electrónica es a través de medios digitales).

Haz tu factura como siempre la has hecho y si jamás has hecho una factura, comienza un protocolo para las mismas. Nosotros, como siempre, te recomendamos que tengas una herramienta de creación de facturas que además gestione la facturación de tu negocio. Con billage es fácil, te olvidas de la numeración, de los impuestos y de poner a mano los datos de los clientes. Como además tiene CRM, todo está conectado y en la factura aparecerán los datos del cliente que has incluido en tu CRM.

Crea tu factura. Incluye todas las líneas e importes que quieras facturar. Revisa que todos los datos estén correctos y expórtala, preferiblemente, a PDF (formato que el receptor no puede modificar. A veces a pasado que alguien envía una factura, el otro la edita y ahora a ver quién tiene la razón. Evita problemas y retrasos en los pagos).

Una vez que tengas tu factura electrónica realizada (en billage es realmente sencillo y desde que lo hagas una vez, le cogerás el gusto a facturar) y ese pdf, envíalo a su destinatario, la persona que te tiene que validar la factura – pagar.

¿Cómo se envía? Por email (lo más habitual) o por la plataforma que tú consideres y tengas instalada para tu uso habitual. En billage puedes hacerlo todo desde la propia herramienta ya que la factura se puede enviar con un solo clic sin salir de la solución.

Y ya está, tu factura electrónica ya estará hecha y enviada. Ahora solo tienes que hacer seguimiento y conseguir que te pagen en tiempo y forma. Si quieres saber cómo funciona billage y ponerte a ello desde ya, prúebalo gratis ahora.

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