¿Cómo reclamar una factura a un proveedor?

Tus proveedores deberán entregarte una factura en el momento en que te presten un servicio, como fecha máxima de expedición tendrán hasta el día 16 del mes siguiente al que se haya aplicado el I.V.A. Sucede continuamente que un proveedor se retrase en el envío de alguna de sus facturas, no obstante cuando ves que se acerca la fecha límite y esta no llega puedes empezar a pensar en dar un toque de atención. Para tener un control máximo y automatizado de tus facturas pendientes de recibir, lo mejor es tener en tu empresa un programa de facturación online. Si aún no te has visto nunca en esta situación, aquí te mostramos algunos consejos sobre cómo reclamar una factura a un proveedor:

• Contacto informal: El primer recordatorio siempre tiene que ser en un ambiente distendido, sin demasiada presión. Simplemente ponte en contacto con él y recuérdale que necesitas la factura.
• Reclamación certificada: Si la factura sigue sin llegar, es el momento de dejar constancia de la reclamación de la misma. Antiguamente el Burofax era la única forma de reclamación certificada, actualmente tienes otras opciones para hacerlo (email o SMS certificados).
• Denuncia: Si tu proveedor sigue sin hacer caso a tus reclamaciones, el siguiente paso será denunciarlo ante la AEAT y solicitar la devolución del importe que pagaste de I.V.A

Para realizar la reclamación de la factura tendrás hasta 4 años de margen, siempre que esta implique un cambio en la devolución del I.V.A. Además, no tendrás que preocuparte por si tu proveedor ha cerrado ya el trimestre, el algunos casos simplemente se tendrá que aclarar la diferencia de tiempo entre el día de emisión y el de contabilización.  ¿Qué sucede cuando mis proveedores forman parte de una franquicia o una misma empresa? En este caso podrás reclamar la factura directamente a la franquicia o empresa en cuestión por el valor de todos tus proveedores, no obstante, primero deberás comprobar que todos se encuentran debajo del mismo CIF, de lo contrario tendrás que reclamar las facturas una por una a cada uno de ellos. Si ha pasado un tiempo considerable desde que se te cargó el I.V.A  y no te diste cuenta de que la factura no te había llegado, comprueba primero si la empresa sigue activa. En caso negativo es mejor contactar con tu abogado para que estudie la posibilidad de delegar el pago de dicho impuesto a la persona que se encontraba como administradora del negocio. De todos modos, en ese caso será complicado que recuperes el dinero. ¿Medidas para no llegar tarde al reclamar una factura a un proveedor? Gracias a los avances de los últimos años en el ámbito de la gestión del negocio en la nube, ahora puedes contar con una solución online para gestionar los presupuestos y las facturas de tus clientes y proveedores (así tus presupuestos, facturas proformas y facturas finales estarán todas en orden). Con una herramienta de gestión de facturas en la nube tendrás un seguido de alternativas que te ayudarán a estar al día con el proceso de facturación de tu negocio. Por ejemplo, dependiendo del número de proveedores que tengas, es muy costoso tener que pensar en los plazos de facturación y en los gastos que tienes que imputar a cada uno, y si tienes que estar introduciendo los datos manualmente, eso te va a hacer perder un tiempo muy valioso que podrías estar dedicando a tareas más productivas para tu negocio. Con una aplicación de facturación en la nube puedes:

• Entrar en el software y programar los gastos de manera periódica para cada uno de tus proveedores para no tener que estar haciéndolo manualmente.
• Seguidamente, programa una alerta para cada uno de tus proveedores el día 16 del mes siguiente al que se cargan los gastos que has programado anteriormente. De este modo, el mismo día en que a tu proveedor se le termina el plazo legal para enviarte la factura tu ya estarás al corriente del asunto y podrás pasar a recordárselo con un aviso informal.
• En el momento en que cada uno de los proveedores te envíen las facturas, podrás adjuntarlas dentro del programa de facturación online y asociarlas con el proveedor que le corresponde. Además, si tienes un departamento de contabilidad dentro de tu empresa, podrás compartir cada una de las facturas con otros miembros del equipo para que las tengan en cuenta.

Cómo ves lo que sería perder una gran cantidad de tiempo, estar constantemente encima del proceso de facturación y tener que coordinarte con otros miembros de tu equipo, lo podrás hacer tan solo en 3 clics. Además, todo esto lo podrás hacer desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, lo único que necesitarás es conexión a Internet.

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