¿Cómo hacer una factura freelance?

Cuando eres freelance y profesional independiente, normalmente todos sabemos que tenemos que hacer todo lo que corresponde a nuestra profesión (si eres diseñador, diseñar; si eres programador, crear páginas web…) pero lo que no estamos muy familiarizados es con esas tareas a las que estamos obligados pero no hemos hecho nunca antes. Una de ellas es la de facturar. Aprender a facturar como freelance no es difícil pero hay que ponerse a ello y conocer todos los detalles que siempre, debes tener en cuenta. Aprendamos cómo hacer tu factura como freelance.

Pasos previos a facturar como freelance

1.- Precios

Antes de emitir una factura como freelance, que será el ante-penúltimo paso que darás para la finalización de un trabajo (el penúltimo siempre será cobrar la factura y el último analizar el proyecto y pedir feed-back a tu cliente para aprender y evolucionar en tu negocio), tienes que dar ciertos pasos y sobre todo, protocolizar procesos para que todo se convierta en algo automático, fácil, ágil y con lo que te sientas cómodo.

Como freelance, incluso antes de conseguir trabajos, es fundamental que estipules tus precios por servicios. No tienes por qué (si tú no quieres) ponerlos en tu web o de forma pública) pero crear un listado por servicios – horas de trabajo y adjudicarle un precio, es muy necesario para que:

• – Tu proceso de trabajo sea óptimo y fluya día a día.
• – Para que des precios rentables y no te cueste el dinero ningún trabajo.
• – Para que estés cómodo con los precios que das.
• – Para que no pierdas tiempo en cada presupuesto haciendo cálculos.
• – Para que transmitas unidad de precios (más o menos, todos los proyectos tienen sus particularidades) en el mercado.

Aunque parezca que no, tener una base de precios para todos tus servicios es de gran utilidad sobre todo porque para poder hacerla has tenido previamente que analizar tus servicios, identificar cuánto tiempo empleas en cada tarea, has hecho cálculos de tus finanzas, tus objetivos y tus ingresos necesitados – deseados y esto, te ayudará a evolucionar como profesional y no dejarlo todo a la improvisación.

2.- Plantillas documentos

Una vez que tienes tus precios ya estipulados, otra de las tareas para las que tienes que crear protocolos es sin duda alguna, tener todos los documentos bien diseñados y transmitir criterio de identidad de marca y que además todo sea fácil y ágil cuando tienes que enviar un presupuesto / oferta y por supuesto, una factura.

• – Presupuesto / oferta: puedes diseñar tú mismo la tuya según tu identidad de marca (si ya usas billage puedes hablar con nuestro departamento técnico para que suban tu plantilla a la solución y siempre la tengas disponible para emitir ofertas) o descargar una plantilla ya hecha en Word o Excel … Aquí. Sea como sea, siempre tienes que tener tu plantilla preparada con los campos que necesitas incluir para poder hacer ofertas / presupuestos de forma ágil y unitaria. No puedes hacer esperar al posible cliente y que pierda el interés en ti.

• – Factura: por supuesto, cuando llegue la hora de facturar, tienes que tener igualmente todo preparado y tu plantilla de facturas ya más que optimizada. De nuevo puedes subir a billage tu plantilla o descargarla en Excel o Word Aquí para comenzar. De todas formas, algo importante que debes conocer, son todos los datos que debe incluir tu factura como freelance:
  •                – Datos del cliente (siempre incluyendo el cif)
  •                – Tus datos (siempre incluyendo el cif)
  •                – Número de factura: te recomendamos que crees un número que incluya el año de facturación.
  •                – Fecha de factura.
  •                – Datos del banco: dónde te deben hacer el pago (la cuenta bancaria debe ir con IBAN, si no la factura no es legal ni válida).
  •                – Hitos de pago: si es al contado, a 5 – 30 – 60 días o lo que hayas pactado…
  •                – Concepto: el trabajo realizado o lo que vas a facturar.
  •                – Precio: si es unitario, por horas, etc.
  •                – Impuestos: como freelance tienes que incluir el iva (que en servicios lo general es el 21% pero siempre es mejor consultar tu iva particular según tu actividad) y además, el IRPF que vayas a incluir en tus facturas (ya sea el 7, el 15%…).
  •                – Total: la suma del precio neto + iva – irpf.

A tener en cuenta a la hora de facturar como freelance:

Cuando se empieza facturar, debes tener en cuenta ciertos aspectos que son importantes y que jamás, debes olvidar:

• – Los números de factura deben ser correlativos. No vale facturar hoy con el número 1 y la siguiente factura que sea el 5. Siempre, correlativos.
• – Debes siempre guardarlas de forma digital pero también impresas (eso dice Hacienda pero bueno, en caso de inspección siempre puedes imprimirlas todas juntas o tenerlas impresas y archivadas según las vayas emitiendo). Lo importante en la facturación es tener orden. En billage se irán guardando todas tus facturas siempre que las hagas y no tendrás problemas para después descargarlas e imprimirlas.
• – Al terminar cada trimestre debes presentar los impuestos y pagarlos (o que te devuelvan en su caso) por eso tienes que tener todo muy bien ordenado para poder enviar a tu asesor todos los detalles de las facturas emitidas y recibidas también.

Tu facturación también es tu imagen y habla de ti

Aunque no lo parezca, como freelance, todo habla de ti y de tu forma de trabajar. El orden que llevas en las facturas, cómo emites la factura de cada trabajo, si tiene fallos, si está bien diseñada y es clara… todo influye así que, ten en cuenta estos aspectos:

• Facturar en el momento adecuado: ni antes, ni después. Esto es súper importante para que la imagen que das al receptor sea la que tú quieres dar. Si haces fees mensuales y facturas a final de mes, no te retrases porque puede ocurrir que el cliente ya haya hecho la remesa y te quedes fuera y tengas que esperar.
• Márcate protocolo de reclamación de factura: tienes que encontrar el punto medio entre insistir para reclamar una factura lo necesario y no ser pesado u obsesivo. Aunque nadie debería tener que reclamar el pago de un trabajo realizado, en España somos muy de retrasar pagos y tienes que aprender a lidiar con esto y llegar a un punto saludable para ti y para tus clientes.

Con toda esta información, ya puedes hacer tu factura como freelance con todos los datos necesarios y enviarla al cliente sabiendo que todo está correcto. Recuerda que para facturar en España necesitas ser autónomo. Puedes ver las nuevas condiciones de la Ley de Autónomos de 2017.

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