Cómo hacer un presupuesto de un proyecto (ejemplo y partes)

Un presupuesto de un proyecto es una de las partes fundamentales del propio proyecto. Si queremos realizar todo el proceso dentro de los costes establecidos, mantener el margen y no incurrir en más gastos que ingresos perdiendo así los beneficios previstos, es imprescindible que se realice y mantenga día a día, acción a acción, el presupuesto del proyecto. Todas las partes que participen en el propio proyecto deben estar implicadas y nadie debería saltárselo. En caso contrario, es fundamental corregir desviaciones para amoldar el presupuesto a la situación real del proyecto. ¿Cómo se hace un presupuesto de un proyecto? ¿Quiénes son las partes implicadas? ¿Cómo gestionarlo día a día? Desvelamos y analizamos en profundidad cada una de estas cuestiones para ayudar a todos los que cada día, estáis inmersos en la gestión de proyectos y a menudo, de forma lógica, os superan los costes.

 ¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

Un presupuesto de un proyecto es la acción más inteligente a realizar por parte del gestor o responsable de un proyecto antes de empezar con el mismo. Sin presupuesto, el proyecto casi al cien por cien, se irá de costes al primer revés y será casi imposible reconducir la situación incluso pudiendo darse la casuística de perder todo el margen del beneficio. De ahí la importancia de planificar, de organizar y de establecer un presupuesto detallado del proyecto, separarlo por partidas y día a día ir revisando si todo está acorde lo presupuestado.

Por lo tanto, un presupuesto de un proyecto no es una cifra económica que establece lo que se puede gastar para la realización del proyecto. Un presupuesto de un proyecto es muchísimo mas y abarca una amplia responsabilidad. Es una pieza totalmente imprescindible sobre la que debe pivotar el propio presupuesto.

Un presupuesto de un proyecto es la planificación, distribución y correcta ejecución de los recursos destinados a un proyecto durante la duración y vida del mismo con el objetivo de que este, se desarrolle dentro de esos mismos recursos y el proyecto, a su finalización, se mantenga en costes y no entre en pérdidas (tirando de los beneficios esperados).

Es, en resumen, trabajar de forma eficiente todos los recursos destinados al proyecto.

Realizar el presupuesto de un proyecto es la única forma existente para no solo organizar y controlar los recursos sino además incluso, llegar a optimizarlos de la mejor forma posible. Si se distribuyen bien y se hace con inteligencia se puede incluso, llegar a reducir estos recursos sin que la calidad del proyecto se vea mermada. Este sería el objetivo superior del para qué realizar e implementar un presupuesto de un proyecto.

Cómo crear el presupuesto de un proyecto en 9 pasos

Puede parecer una tarea fácil pero en realidad, si queremos realizar un buen presupuesto de proyecto detallado y sobre todo, útil que además sea fácilmente implementable, hay que elaborarlo con detalle y cuidado. Cuidado de que no se olvide nada y detalle de que lleve todo lo que necesitamos incluir con especificaciones que ayuden a quien lo vaya a consultar y trabajar.

Para facilitar la tarea os proponemos este listado de 9 pasos fáciles y totalmente asumibles. De esta forma solo hay que ir siguiendo la checklist y cumplimentado cada paso.

 Establece los objetivos del proyecto

No hay viaje bien organizado si no conocemos el destino para poder preparar la aventura. Con un proyecto es igual. Necesitamos como punto de partida establecer los objetivos del mismo ya que si no sabemos qué esperar del mismo, no podremos determinas las metas, las acciones, las tareas y los implicados en el proyecto que puedan llevarlo a cabo. Es la primera pieza de nuestro puzzle del que además, derivarán el resto.

Es la fórmula para entender y tener siempre bien visualizadas la expectativas del proyecto y hacia donde queremos avanzar para establecer el cómo.

Los objetivos que más éxito tienen y mejor funcionan son aquellos que están claramente definidos desde el principio. No significa que sean totalmente inamovibles ni estancos pero sí serán sobre los que pivoten el ejercicio y margen las bases de lo que se va a realizar. Además, nos ayudarán a medir el ratio de éxito del proyecto una vez finalizado y es que sin métricas y análisis no se puede saber si se ha realizado un buen trabajo y sobre todo, se ha implementado una buena fórmula de trabajo.

Maneras de establecer objetivos hay multitud pero a nosotros nos gustan mucho los SMART que no por ser muy conocidos, son menos valiosos. Los SMART son excelentes objetivos porque hacen que estos sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo.

Esto quiere decir que se acotan temporalmente con lo que no van a estar dando vueltas por ahí de forma infinita, se pueden medir, son alcanzables (no hay mayor frustración que tener objetivos irreales que jamás se alcanzarán) y muy específicos lo que ayuda a que realmente se sepa de qué se está hablando.

Define el alcance del proyecto

Cuando ya están establecidos los objetivos, el siguiente paso natural para realizar el presupuesto del proyecto es sin duda alguna, determinar clara y específicamente el alcance del proyecto. Con el alcance establecemos límites y qué bueno es marcar límites. Los límites no nos limitan, al contrario, nos dan alas pero nos dicen por dónde tirar y por dónde es mejor que no quizás porque representará un sobre esfuerzo innecesario o porque nos haría perder recursos sin sentido.

Los límites son sanos, muy sanos y en los proyectos también hay que marcarlos. Es imprescindible marcar plazos, definir qué entregables se van a realizar – en qué formato y cuándo, quién llevará a cabo que tareas, etc.

Para establecer los límites podemos ayudarnos de estos tips:

 

• Tiempos: el tiempo es el que es y más en los proyectos. Tenemos restricciones y sobre todo, las necesidades y lo pactado con el cliente. Ahí está uno de los límites más exigentes que tendrá el proyecto en sí mismo. Realizar un timming en un documento de Excel o muchísimo mejor, en un programa de gestión de proyectos como billage, será la mejor acción para comprometerse con los tiempos y además, cumplirlos. Además, los timmings también van a ayudar a saber qué profesionales necesitamos y cuánto tienen que apremiar sus tareas derivando quizás también en costes determinados (cuanto más rápido, más elevado suele ser el precio).
• Recursos: porque todo tiene un coste económico normalmente pero también de otra índole, hay que establecer los recursos que el proyecto va a necesitar y combinarlos con los disponibles. Los recursos económicos que se disponen para la elaboración del proyecto serán distribuidos entre las necesidades y ahí, hay que marcar fuerte límite. Pero también los horarios de los empleados, sus necesidades, las inclemencias del tiempo… Los recursos son los que más límites van a marcar.

Así llegaremos al alcance del proyecto que será una combinación perfecta entre los recursos que tenemos, los objetivos, los tiempos y los límites que hemos marcado. Todo lo que está fuera del alcance del proyecto y que tenemos claro que así será, debe estar también especificado en este parte del presupuesto del proyecto.

Divide los entregables en subdependencias

¿Conoces esta frase de “divide y vencerás”? Pues en los proyectos está más activa y presente que en cualquier sitio. Es imposible acometer un viaje de 5.000 kilómetros de una atacada sin hacer paradas y estaciones. Igualmente, es muy complico y ya avisamos que no va a salir bien, intentar trabajar un proyecto en bruto, sin dividirlo en áreas, secciones, pasos y tareas que se puedan adjudicar a profesionales determinados y estos puedan saber qué tienen que hacer, cómo y cuándo.

Todo debe bajarse de nivel y dividirse en tareas que se puedan asignar a responsables de equipos y estos a su vez, a la persona última que la va a ejecutar. Así será también muchísimo más fácil llevar la evolución del proyecto, ir notando los avances, evaluar posibles errores y desviaciones para corregirlos y por supuesto, acotar los recursos destinados (no es igual un gasto completo que uno por partidas).

Estos entregables pueden ser tantos como se necesiten y se considere que son útiles para el proyecto en sí mismo. Cada uno que desglose según considere y de ahí, que asigne tareas. Para esto igualmente es súper eficaz un gestor de proyectos que ayudará visualmente a ver el estado de las tareas del proyecto y cada responsable podrá implementar su evolución de forma autónoma.

Enumera los recursos necesarios

En esta fase es cuando comenzamos a hablar de números. Hay que determinar los recursos necesarios para la ejecución del proyecto y es que sin saber qué necesitamos, no se puede hacer el cruce con lo que se tiene y se puede destinar al proyecto. Esta es una labor imprescindible (como el resto, la verdad) para alcanzar el éxito del proyecto.

Con recursos hay que tener en cuenta todos los recursos disponibles y necesitados. Lo primero que se piensa es en los recursos económicos pero hay muchos otros igualmente importantes que hay que tener en consideración y valor.

• Equipo humano: es el que va a realizar las tareas del proyecto y ejecutar el trabajo en sí mismo. Por lo tanto, el valor humano es altamente valorable y debemos tener presente a quién se necesita, para qué y el coste que conlleva para contemplarlo.
• Formación: quizás el proyecto necesite que determinados miembros del equipo asuman una formación específica y/o una capacitación explícita para este proyecto. Habrá que valorarlo y no solo por el coste que lleva sino también por el tiempo que se necesitará para realizar dicha formación y que puede retrasar las entregas.
• Compras: ¿hay que comprar algo nuevo para poder realizar este proyecto? En determinados proyectos la respuesta es casi siempre sí por lo que se necesita conocer qué hay que comprar, el coste y también si va a estar disponible para los timmings marcados.
• Equipamiento: este punto está derivado del anterior y versa sobre el equipamiento que vamos a necesitar para realizar el proyecto. Habrá que tenerlo en cuenta desde el primer instante aunque se vaya adquiriendo de forma paulatina.
• Viajes: por supuesto si el proyecto implica tener que viajar, hay que tener claro cuáles son esos desplazamientos, qué se necesita, tiempos y realizar el aprovisionamiento de recursos y los timmings para las reservas.
• Investigación: seguramente hay que investigar para extraer datos relevantes por lo que se tendrá que tener en cuenta el tiempo que se destinará a dicha labor.

Estima los montos

Ahora sí, hablamos de dinero y es que cuando sabemos lo que hay que acometer, lo que hay que comprar, los viajes que hay que hacer, las personas a contratar, etc… Hay que añadir la columna de valor económico para poder tener una radiografía perfecta del coste, conocer si se puede asumir o si hay que recortar, de dónde hacerlo.

Cada partida, cada tarea, cada acción, cada compra, cada contratación, cada viaje… Todo, debe estar totalmente evaluado en cuanto a costes económicos. Al fin y al cabo un presupuesto va de eso, de presupuestar partidas y establecer el coste económico que implica.

Cuanto más detallados se hagan estas estimaciones (aunque a principio no se conozca el coste real), más ajustado será el presupuesto y no en cuestión de escatimar o de que sea poco sino que se ajuste a la realidad para de ahí, tomar decisiones acertadas.

¿Cómo hacer esta tarea? Es la más complicada sinceramente sobre todo si no se tienen todos los costes de primera vez (algo muy habitual ya que todo necesita de un plazo y un desarrollo para ir conociendo el coste previo y también el real después de determinadas circunstancias). De nuevo os proponemos una checklist para intentar hacer esta tarea lo más ágil posible.

Estima y suma el costo de cada elemento individual

De lo pequeño, a lo grande. Si sabemos cuánto cuesta un litro de gasolina, cuántos kilómetros vamos a hacer y qué gasta nuestro coche por kilómetro, sabremos aproximadamente el coste total del combustible para el viaje. Aquí igual. Hay que ir a cada elemento de forma individualizada: coste de los materiales necesitados, coste de las personas involucradas que haya que contratar, de la formación, de los viajes, todo… hay que cuantificarlo con el máximo detalle posible y de menos a más (de lo más pequeño a lo más grande).

Estipula un monto fijo para tu presupuesto

Una vez que se tienen todos los elementos individuales bien clasificados y valorados económicamente, solo habrá que sumar y con ello, se conocerá el monto total del presupuesto. Eso se podrá comparar con el presupuesto que se tenía estipulado para el proyecto previamente y considerar cualquier tipo de desviación. Si lo que hemos presupuestado por está por debajo del presupuesto total que se había pensado previamente, será un buen ejercicio. Al contrario, estamos por arriba, habrá que analizar dónde se puede y se debe reducir.

Todos los presupuestos deben tener un presupuesto limitado y acotado. O lo da el cliente o lo da el proveedor pero siempre se debe saber qué va a costar un presupuesto y de ahí, ir aterrizando cada fase.

Compara los presupuestos de proyectos similares

Seguramente no sea el primer trabajo que realizas de estas características. Una de las herramientas que más útil te va a ser en este caso es siempre, comparar. La comparativa es saludable porque además de darnos luz nos da información única sobre lo que fue.

Los presupuestos de otros años o de otros proyectos realizados serán claves para determinar el nuevo que ahora se está trabajando. Incluso, si hay partidas de las que no se conoce el presupuesto a priori, el de otras veces ayudará a al menos, tener un aproximado para poder avanzar y no quedarnos bloqueados.

Considera diferentes escenarios

No nos podemos cerrar a un escenario único porque pueden pasar infinidad de cosas. Lo más saludable es contemplar hasta tres escenarios: conservador, medio y elevado. Este es un trabajo extra, lo sabemos y no siempre se puede hacer pero en la medida de lo posible, lo recomendamos.

Así tendrás tres valores totales del proyecto o al menos de alguna partida entre los que poder jugar. Puedes necesitar un determinado profesional para un toque único o adelantar un viaje que implica tener que pagar los billetes más caros de lo previsto. Diferentes escenarios siempre ayuda y mucho.

Reserva un fondo para las contingencias

La vida es un constante imprevisto. Si todo fuese sobre seguro y tuviésemos siempre la certeza de que no va a haber ninguna contingencia, no existiría el estrés y puede incluso que nos aburriésemos. En los proyectos no va a ser menos. Los imprevistos van a existir y cuanto más contemplados estén sobre todo en presupuesto, más tranquilos se podrá trabajar.

Porque si algo también tenemos claro es que los imprevistos lo que implica es, mayor gasto para poder solucionarlos. Hay momentos y circunstancias totalmente inesperadas a las que debemos hacer frente. Hay situaciones que no se pueden arreglar de otra forma que no sea con un recurso económico y esto además, suele ser elevado.

Siempre, en todos los presupuestos de proyecto debe haber una partida para imprevistos y contingencias. ¿Cuánto debe ser? Pues en realidad cuanto más abultado mejor porque más margen habrá y si no se gasta, formará parte de las ganancias pero, por norma general, entre un 5% y un 10% del presupuesto total es lo adecuado.

Crea el presupuesto

Ahora sí, es el momento de realizar el presupuesto como tal. No hay vuelta atrás y además, ya se tiene sobre la mesa toda la información necesaria. No queda más que unir las piezas del puzzle y tendremos una obra totalmente terminada en la que encajan todas y cada una de las piezas.

Aquí se pueden y se deben listar todos los gastos por partidas, establecer los timmings y el porqué de este gasto. Además, se debería dejar espacio para poder realizar anotaciones de desviaciones, errores o cambios en estas partidas.

Lo más adecuado también es incluir el timming o cronograma de tiempos para así poder realizar un seguimiento totalmente pormenorizado de lo que está aconteciendo con el presupuesto.

Herramientas para gestionar el presupuesto de un proyecto

Para crear el presupuesto de forma práctica se pueden usar determinados soportes desde un papel y boli (algo totalmente desaconsejado), un Excel y por supuesto, un gestor de proyectos con presupuestos como billage.

Un gestor de proyectos que añade la particularidad de poder hacer presupuestos es lo mejor que una empresa y responsable de proyectos puede tener en su haber. Es la fórmula más eficaz para facilitarse la vida, para comprometerse con la ejecución de un presupuesto y poder llevar de forma fácil la evolución del mismo.

En billage también algo muy útil y cómo es replicar y clonar antiguos presupuestos que ya se han elaborado en otros proyectos para poder reutilizarlos. Es muy eficaz, ahorra tiempo y asegura que no haya errores.

Diseña un plan para controlar el gasto

Durante la vida del proyecto será muy importante controlar el gasto. Se trata de en todo momento, adecuarse a lo que se va a gastar, controlar el dinero que está saliendo y conocer el para qué para poder tomar decisiones.

Hay que incluir en la agenda diaria o con cierta periodicidad destinar tiempo a analizar la situación real de los gastos para así estar en constante conocimiento de la realidad. No mirar, no analizar solo llevará al desastre. De ahí, habrá que tomar decisiones que pueden estar también diseñadas previamente para cada casuística sobre todo en el caso de exceso de gasto según lo previsto.

En billage puedes extraer un análisis de la situación en tiempo real para conocer el estado concreto de los gastos de cada proyecto. Así no hay que hacer un sobre esfuerzo y bastará con entrar en la aplicación, analizar el estado del proyecto y su presupuesto y tomar decisiones.

Obtén la participación de los involucrados clave

En un proyecto hay muchas áreas y personas involucradas. Se necesita que todas formen parte activa, que estén al tanto de lo que supone el presupuesto y por supuesto, de la importancia de respetarlo y llevarlo a cabo fielmente. Cualquier extra puede ser un auténtico dolor para todos.

Una vez realizado el presupuesto del proyecto será conveniente realizar un encuentro con todos los participantes (puede ser presencial en reunión, una videocall o un mail bien armado) en el que se informe del presupuesto, de sus partidas y de las soluciones y herramientas que se van a utilizar para llevarlo a cabo.

De aquí, cada uno tendrá un rol asignado y debería tener acceso al panel de gestión de proyecto para así evolucionar sus tareas de forma automática y en tiempo real. Ahí incluirá también si está cumpliendo con el presupuesto o si hay alguna desviación. El trabajo en equipo es fundamental.

Por supuesto, ni que decir tiene que previamente el presupuesto debe estar consensuado y aprobado con los superiores de los que dependa el propio proyecto y presupuesto. Será el paso previo, la luz verde para avanzar.

 Gestiona el gasto de manera inteligente con un presupuesto de proyecto

Como en cualquier economía, la inteligencia es el ingrediente perfecto para llevarla a cabo de forma saludable y optimizada. Con un presupuesto hecho con todo lujo de detalles desde el principio conseguirás llegar más lejos y sobre todo, con mayor tranquilidad. Hay que saber llevar un proyecto, son muchas áreas y partidas y el presupuesto no puede suponer un dolor o punto negativo.

Gestiónalo de forma saludable, fácil y totalmente en tiempo real con una gestor de proyectos como billage. Solo tendrás que ir actualizando información y tomando decisiones en base a los números arrojados.

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