Presupuestos en un proyecto: Como crearlos y cumplirlos

El presupuesto en un proyecto es un documento vital no solo para la consecución de la venta sino también y por supuesto, para la gestión eficaz del propio proyecto en sí mismo. Si se desea llegar a buen puerto con un proyecto, cumplirlo en plazos y forma así como que se ajuste a las partidas económicas dispuestas y previstas, se necesita desde el primer instante, un presupuesto de proyecto. Este presupuesto debe estar totalmente detallado para mostrar al cliente las diferentes partidas que incluye pero además, de forma interna, deberá incluir cada uno de los gastos previstos así como imprevistos y todo lo que pueda necesitar para su funcionamiento y finalización. ¿Qué es y qué importancia tiene el presupuesto en un proyecto? Descúbrelo para sin más dilación, incluirlo siempre en todas las ejecuciones.

 ¿Qué es el presupuesto en un proyecto?

Todo proyecto necesita de una estrategia, de un plan de acción para poder cumplirlo con éxito y bajo los estándares marcados de calidad. Siempre hay que imaginar un proyecto como un viaje en el que antes de partir, se organizan las rutas, las paradas, los repostajes necesarios, el presupuesto… Todo lo que se necesitará para hacer ese viaje con las máximas garantías y además, disfrutarlo.

En un proyecto antes de su arranque habrá que tener en cuenta todos los pormenores del mismo. De esta forma, se podrá ejecutar de forma saludable para el cliente así como para el equipo que lo implementa. Si se cuenta con un responsable de proyecto una de sus acciones principales será siempre, en todo momento, garantizar que se está cumpliendo con las pautas marcadas en la estrategia previa.

Esta estrategia estará compuesta por todos los documentos de información necesaria, los controles, las tareas en las que se divide el proyecto (que además se asignarán a los responsables) y por supuesto, el presupuesto. Este último, el presupuesto, una pieza fundamental para evitar que el proyecto se vaya de precio al realizarlo y se convierta más que en una fuente de ingresos, en un agujero de pérdidas. Se evitará así llegar al final del proyecto sin recursos o estar tomando parte de las ganancias para poder finalizar el mismo.

El presupuesto en un proyecto por lo tanto es el documento que refleja todos los gastos previstos así como partidas para imprevistos que el proyecto va a necesitar durante su proceso de vida. Es un presupuesto interno al márgen del que se envió en su momento al cliente para la venta del servicio / producto.

Es un presupuesto con muchísimo mayor detalle que nos servirá de guía interna. Reflejará por lo tanto los gastos, la partida para imprevistos así como el para qué se harán esos gastos, el proveedor y el cuándo se ejecutará ese gasto (también para poder prever la disponibilidad de recursos).

Y es que a pesar de contar con presupuestos detallados, los proyectos suelen “dispararse” y tener vida propia sin que se consiga en la mayoría de las veces, ajustar a este plan. Según una reciente encuesta realizada por PMI (Project Management Institute) en 2021, solo el 62% de los presupuestos de empresa se ajustaron a lo presupuestado. Una cifra realmente baja para haber realizado previamente el trabajo de proyección de gastos.

De ahí se deriva la importancia de no solo emplear tiempo y recursos en la elaboración del presupuesto sino además, destinar energías para su actualización en tiempo real así como en la corrección de desviaciones que puedan surgir.

Tipos de presupuestos para un proyecto

  

Para poder realizar un presupuesto de un proyecto de forma adecuada, lo primero es elegir la tipología de presupuesto que se ajuste más a las necesidades no solo del proyecto sino también del equipo. Hay que tener en cuenta que debe ser un documento accesible para todos, que se pueda utilizar en cualquier momento y de forma remota y que no suponga ningún bloqueo para nadie. Con estas premisas, las tipologías de presupuestos para un proyecto son:

• Presupuesto maestro: como documento maestro se entiende aquel que compila todos los documentos que se pueden crear con este efecto. Es decir, los presupuestos diversos que tratan sobre el mismo proyecto.
• Presupuesto operacional: es un presupuesto enfocado a mostrar los movimientos de caja (entrada y salida de dinero) que afectan directamente al proyecto en este caso (o durante un periodo de tiempo determinado).
• Presupuesto de flujo de caja: se utiliza sobre todo para tener previsión de cash (efectivo) de caja durante el proyecto. Así se podrán pagar las cosas directamente sin más demora y evitar bloqueos en la compra de producto / servicios necesarios.
• Presupuesto de ventas e ingresos: es el prespuesto de venta, el que se entrega al cliente y con el que se conoce en detalle cuánto se va a ingresar por el proyecto a corto – medio – largo plazo. Este prespuesto deberá incluir no solo la fecha de emisión sino también la fecha proyectada de ingreso de recursos.
• Presupuesto de producción: este es el realmente interesante en un proyecto (si no se hacen los anteriores y se quiere compilar todo en uno). Se detallan aquí los pormenores económicos derivados de la producción del proyecto.

 

Beneficios de crear un presupuesto para un proyecto

Si algo aporta un presupuesto en un proyecto son beneficios. Es una hoja de ruta económica que nos ayudará a saber dónde estamos y cómo vamos a gestionar los recursos disponibles. Sin un plan, seguro (porque siempre ocurre) se gasta más de lo que corresponde y se puede. Es la fórmula ideal para trabajar con planificación, orden, tranquilidad y seguridad.

Es la herramienta de anticipación perfecta para trabajar en orden. Con ella se consigue:

• Conocer en un única y rápido vistazo, la factibilidad del proyecto.
• Corregir desviaciones y hacer ajustes sobre lo establecido según el desarrollo.
• Establecer un margen de ganancia y modificar acciones para mantenerlo.
• Tomar decisiones acertadas sobre datos reales.
• Considerar otras opciones según cómo esté evolucionando el proyecto.
• Anticipación de recursos y supuestos.
• Evolucionar el proyecto de forma saludable evitando sobresaltos y pérdidas.

Sin duda alguna, elaborar un presupuesto de un proyecto antes de ponerse en marcha ayudará a realizar este sobre seguro, con muchísima mayor tasa de éxito.

¿Qué datos tengo que incluir en el presupuesto de un proyecto? 

Para que el proyecto tenga sentido y sea sobre todo, útil, habrá que incluir en él los datos precisos así como las líneas que se necesiten en cada caso. Cada servicio – producto, cada empresa y cada proyecto son diferentes y pueden tener especificaciones propias que habrá que considerar en el presupuesto.

Antes de crear el presupuesto como tal, es muy importante y ayudará en gran medida el proceso, listar los componentes del presupuesto y recopilar la información que incluiremos en el mismo. Así evitaremos tener que ir buscando parte por parte con lo que se dilatará sobremanera la elaboración del documento arriesgándonos a la pérdida y olvido de información.

Los términos comunes que siempre deberían incluirse en un presupuesto de proyecto son:

• Las líneas / partidas entregables del proyecto. Es lo que incluye el proyecto a lo que posteriormente se le adjudicará un monto económico. Son los servicios y/o tareas en las que se desgrana el proyecto para que sea más asequible.
• Recursos / monto económico disponible y dedicado a cada línea / servicio / tarea del proyecto. Con estas cantidades, sabremos el detalle económico de gastos del proyecto.
• Cronograma o fecha de implementación de cada línea / tarea y cuándo hay que hacer el pago de cada gasto. Así se podrá proveer de recursos económicos (cash) dicho gasto evitando eventualidades y retrasos temporales.
• Responsables de cada tarea. Este punto ayuda muchísimo a poder llevar un registro de la actividad y poder así contactar con la persona encargada. Se desbloquean muchas acciones de este modo en pocos minutos.
• Documentación adicional: es el momento de incluir – adjuntar toda la información – documentación que cada línea pueda requerir. Cuanto más completo esté el documento, mejor servirá como hoja de ruta para facilitar la guía en todo momento.
• El total: al final, como en las facturas, es recomendable incluir el total como sumatorio de todas las partidas y gastos. Así se tendrá una radiografía global de los gastos que va a suponer el proyecto en su totalidad.
• Seguimiento: el presupuesto en un proyecto debe ser un documento vivo y para ello, habrá que habilitar un espacio para hacer seguimiento. Recomendamos siempre contar con un gestor de proyectos como billage en el cual se pueden incluir las líneas, tareas, asignar responsables e incorporar el presupuesto detallado que se puede actualizar en todo momento.

Pasos para crear un presupuesto de un proyecto

 Ahora sí es el momento de realizar el presupuesto como tal. Una vez elegida la tipología del presupuesto, reunida la información y concretado lo que se va a reflejar, se crea el documento con los siguientes pasos:

Objetivos del proyecto y del presupuesto en sí mismo

• Definir el alcance del proyecto
• Dividir el proyecto en tareas más asequibles y conseguibles. De ahí, se derivarán las diferentes partidas dentro del presupuesto para que también los gastos sea más fácilmente gestionables. Con esta metodología se descubren gastos ocultos o que no se preveían en un primer instante pero que pueden suponer un importante ahorro o gastos superior.
• Listar los recursos necesarios: sin saber qué se necesita no se puede implementar un presupuesto detallado que corresponda con la realidad del trabajo. Estas líneas pueden ser: personal, capacitaciones, equipamiento, espacios, recursos extras, imprevistos, servicios profesionales, comidas, viajes, etc.
• Estimación de gastos: a menudo no se conoce el importe detallado de lo que se va a gastar pero siempre es importante contar al menos con una estimación. No es una predicción cual pitonisa sino una estimación en base a las necesidades y precios de mercado que siempre, un gestor de proyectos maneja y conoce. Dependiendo del alcance y las características del proyecto, siempre se puede recoger diferentes métodos de estimación para acercarse más y más a la realidad.
  • Este trabajo se puede realizar desde un prespuesto global que se divide en partidas o al revés, ir sumando partidas para llegar a un total. La información que nos aportan presupuestos anteriores será de vital importancia para tener un aproximado más real.
• Fondos para imprevistos: Por supuesto, siempre, habrá que tener en cuenta los imprevistos porque por más y mejor que se gestione un proyecto, los imprevistos existen. No tenerlos contemplados puede ser el punto diferenciador de un proyecto exitoso y otro que sea un fracaso.
• CREACIÓN DEL PRESUPUESTO: en sí mismo, es el momento de diseñar el presupuesto como tal (en el formato elegido, bien sea un gestor de proyectos como billage o un excel en drive para que todos puedan acceder). Incluye todas las líneas que consideres necesarias y oportunas, asigna los recursos económicos y los gastos derivados, adjudica la tarea al responsable y siempre deja espacio para la evaluación constante y en tiempo real de lo que acontece.

Con estas áreas y pasos, la creación del presupuesto en un proyecto es mucho más ágil y sobre todo, eficaz.

Gestionar de manera inteligente un presupuesto de un proyecto

Ningún documento para la gestión de un negocio, ya sea una estrategia, un presupuesto comercial, un presupuesto en un proyecto, una factura, etc, tendrán sentido si no se implementan y se hace un seguimiento día a día de su funcionamiento.

En un presupuesto de un proyecto ocurre igual. Para que sea del todo útil se debe trabajar con él día a día, comprobar que se están cumpliendo sus objetivos y corregir cualquier tipo de desviaciones y cambios que puedan aparecer durante el desarrollo del proyecto.

Cuando se domina, como gestor de proyectos, la realización de presupuestos detallados internos, se ofrece al equipo una herramienta muy potente para trabajar de forma eficaz, enfocados y sin pérdidas de tiempo en la búsqueda de información o con gastos extras que no se contemplan.

Además un punto muy importante es que se genera una relación de confianza muy positiva y saludable con los ejecutores del proyecto que pueden conocer con antelación las partidas disponibles para sus áreas y hacer uso de sus recursos sin miedo. Se evitan así los cuellos de botella que bloquean la evolución del proyecto.

Evitar gastos innecesarios, perder margen de ganancias y cumplir con lo planteado es muchísimo más fácil si se cuenta con un presupuesto en un proyecto totalmente detallado. 

El formato de un presupuesto de proyecto: Software de gestión de proyectos

Sin duda alguna, un proyecto es una ardua tarea dentro de una organización. Todo se resume a la ejecución de un proyecto ya sea interno o externo (para un cliente). Todo lo que haya que hacer se puede plasmar y plantear como proyecto para que sea más fácil ejecutar.

De forma natural, todos los proyectos llevan adheridos una serie de gastos que debemos contemplar para conseguir analizar los pormenores del mismo, optimizar los recursos y conseguir minimizar los gastos eliminando los innecesarios.

El formato para la realización y seguimiento de un presupuesto de un proyecto deberá ser el que mejor se adapte a las necesidades del equipo y del propio proyecto en sí mismo. Se puede empezar por un documento en excel (en drive mejor porque se puede trabajar y actualizar en tiempo real) e ir aprendiendo cómo trabajarlo.

Pero si se quiere ser un auténtico profesional y sumar facilidad, lo mejor es contar con un software de gestión de proyectos. En billage hemos trabajado intensamente en este área de la solución y es que consideramos que es la gestión de proyectos es una de las bases del éxito de una empresa. En nuestra app además se puede crear un proyecto y vincularle de forma directa, todos los presupuestos que se diseñen para tal efecto. Todo en un único lugar, siempre disponible y actualizable en tiempo real.

 

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