Cierre contable de una empresa: Definición y ejemplos

Un cierre contable es una tarea fundamental e imprescindible para cualquier empresa. Un negocio que quiera llevar sus cuentas al día, estar alineado en tiempo real y además cumplir con las obligaciones fiscales debe, al finalizar el año, realizar lo que conocemos como cierre contable. De ahí se extraerá información tan relevante como el estado de las ganancias – beneficios y/o pérdidas entre otros datos más que importantes.

Puede resultar a veces, un ejercicio tedioso pero que una vez realizado y sobre todo, con los resultados sobre la mesa, veremos los grandes beneficios que aportan a nuestro negocio. ¿Cómo hacerlo? Empecemos por el principio, desdeñar qué es y para qué sirve. De ahí… Ya continuamos.

¿Qué es la contabilidad empresarial?

Empezando por el principio para poder entender e indagar en el cierre contable antes es necesario ir un poco más arriba y determinar qué es la contabilidad empresarial. De ahí nace todo. La contabilidad empresarial es esa acción y/o actividad que recoge toda lo que refiere a acciones contables y de movimientos económicos que surgen y acontecen en una empresa.

En cualquier empresa, negocio incluso para los autónomos, es imprescindible llevar a cabo una contabilidad empresarial que refleje todo lo que está pasando en cuanto a salidas y entradas de dinero.

Este concepto de alto espectro incluye diversas disciplinas y acciones a tener en cuenta que se deben ejecutar de forma periódica en la empresa. Tendremos que familiarizarnos en este caso con conceptos habituales de la contabilidad empresarial como activos, pasivos, fondos propios, activos y pasivos corrientes, el largo y el corto plazo, los principios de caja y el de devengo, etc.

La contabilidad de la empresa es uno de los pilares de cualquier negocio porque es la que nos da toda la información acerca de la facturación, del haber y el debe en términos económicos así como cualquier detalle relativo a las finanzas empresariales. Y ya se sabe que las finanzas son las que manejan de una forma u otra, un negocio.

¿Qué es el cierre contable de una empresa?

Según versa el Plan General Contable, todas las empresas que tengan actividad económica deben realizar el cierre contable a partir de la finalización del primer año de ejercicio. Así, cada año, al terminar el mismo (diciembre), se comenzará con la ejecución y diseño del cierre contable que debería estar listo a principios del año siguiente con los datos del pasado ejercicio.

El cierre contable en sí mismo es el cierre de cuentas de la empresa (compendio de las mismas y su actividad durante el año) así como el análisis de los datos extraídos. Con esta información, el departamento o persona involucrada podrá tener una visión global de las finanzas de la empresa, los movimientos realizados y de ahí, no solo concluir con lo que ha pasado sino además, tomar importantes decisiones de cara al siguiente año que está por empezar.

Además, el cierre contable de una empresa no es solo un documento o ejercicio interno que proporciona información relevante sino que además es una obligación para con la Administración. Es necesario en las fechas establecidas, presentar el cierre contable con la documentación solicitada al Estado. Será esto lo que informe de la situación actual de la empresa a las administraciones correspondientes.

Fecha de cierre del ejercicio contable 2022

Toda empresa debe realizar el ejercicio del cierre contable pero ¿cuándo? Esto no es tan estricto como en el caso de los trimestres, el IVA o el IRPF por ejemplo. Hay un poco más de amplitud para cada empresa y su forma de trabajar o área de actuación.

Lo habitual es que el cierre contable se realice con el fin del año natural es decir, diciembre del año en curso para culminarlo en enero del siguiente con los datos de diciembre también incluidos.

Para ello, para poder incluir todo el año (del 1 de enero al 31 de diciembre), Hacienda y las administraciones ofrecen un plazo amplio para la presentación del cierre contable. Será hasta el mes de junio del siguiente año cuando se puede presentar dicha documentación acreditativa de la contabilidad de la empresa.

Para que no se convierta en una actividad tediosa que nos lleve trabajar durante meses de forma apresurada recabando información, lo más lógico y también saludable para las finanzas de la empresa es llevar la contabilidad al día. Con un poco de esfuerzo semanal, se puede implementar toda la información que ocurre relativa a las cuentas de forma periódica y así, la contabilidad, siempre estará actualizada en tiempo real. Un hecho que ayudará también cuando haya que tomar determinadas decisiones o se necesite conocer cómo está la empresa (por ejemplo ante una inversión o una decisión de compras, ventas, etc).

Además, hay que tener en cuenta que junto al cierre contable hay que también realizar el cierre fiscal del año. Todo un análisis fiscal y financiero que tras presentarlo en la Administración, nos arrojará información única.

Realizar el cierre contable de una empresa: Pasos a seguir

Teniendo claro que el cierre contable de una empresa es algo imprescindible a realizar tanto de forma interna como para presentar y cumplir con los requerimientos de Hacienda, el siguiente paso es ponerse a ello. Como decíamos, lo más importante y que facilitará la labor será siempre, hacerlo día a día durante el año y tener una contabilidad actualizada. Una vez llegado el final del año, habrá que poner en marcha determinadas acciones para realizar el cierre contable. Estas serían:

Cuadrar la contabilidad de la empresa: Lo fundamental para poder realizar el cierre contable es que la contabilidad de la misma esté cuadrada eliminando cualquier disparidad o incoherencias. Todos los datos deben estar cuadrados en los Libros de la empresa y si no lo están, se realizarán los ajustes necesarios para que cuadre de forma lógica (sin hacer cosas indebidas, por supuesto).

Cuando se realizan los ajustes y se revisa la contabilidad determinando que no hay errores y que todo cuadra, será el momento de pasar a realizar el cierre contable anual.

Balance de comprobación: sumas y saldos

Los datos de la contabilidad deben coincidir en todo caso con lo que esté definido previamente en el Libro Diario. Esto servirá para comprobar si hay o no errores en los diferentes Libros de la compañía. Posteriormente a esta actividad se puede pasar a la regularización si es necesario de las cuentas de ingresos y gastos.

Cuadro de cuentas del Plan General Contable: revisión

Una vez llegados a este punto será el momento de revisar el plan general contable y que este esté alineado con el cuadro de cuentas. Como vemos, todo tiene que estar en perfecta armonía y consonancia para que la contabilidad de la empresa funcione correctamente. Así, de este modo, se podrá efectuar un cierre contable de la empresa de forma fácil pero sobre todo, eficaz y libre de errores. Este paso será mucho más fácil de ejecutar siguiendo esta checklist (confirma que no hay ninguna disonancia o error en cada uno de estos puntos).

Grupo 1: financiación básica.
Grupo 2: activo no corriente
Grupo 3: existencias
Grupo 4: acreedores y deudores por operaciones comerciales
Grupo 5: cuentas financieras
Grupo 6: compras y gastos
Grupo 7: ventas e ingresos
Grupo 8: gastos imputados al patrimonio neto
Grupo 9: ingresos imputados al patrimonio neto

Recuento de existencias

Siguiente paso para poder realizar el cierre contable es saber cuánto hay disponible para el próximo ejercicio ya que es un importante dato que nos ayudará a organizar la siguiente contabilidad desde el punto real en el que estamos.

Es imposible cerrar y abrir sin el conocimiento detallado de lo que hay. Por eso, es el momento de contabilizar las existencias que tenemos en este momento que no se han vendido – consumido (de todo) y que en su momento se compró – adquirió.

Las compras realizadas menos las ventas o usos realizados deberá cuadrar con las existencias actuales. Esto se refiere a lo que conocemos como realizar inventario que todas las empresas deben acometerlo como mínimo, una vez al año, al finalizar el ejercicio (suele coincidir con los últimos días del año, diciembre).

Esta es una fórmula impresionante para detectar cualquier error o desviación.

Deudas y créditos: reclasificación

Todo lo que hay pedido y confirmado en cuanto a deudas y créditos hay que revisarlo, actualizarlo y contemplar las variaciones que haya podido sufrir. Las deudas que pasen de un año a otro y los créditos que continúen activos, deben estar contemplados en nuestro cierre del año contable en la situación que estén y lo que se haya evolucionado con ellos.

Este debe ser el primer ajuste a realizar antes de avanzar sobre otros pasos del cierre.

Periodificación: ajustes

El ajuste de cuentas es también algo que hay que llevar a cabo en el cierre de cuentas ya que no es necesario incluir en este algunos gastos e ingresos realizados. Por lo tanto, habrá que implementar una “limpieza” o reajustes acorde a diferentes criterios.

Los gastos que se anticipen como beneficio para el próximo año (un alquiler del próximo año), no se incluirán en el cierre así como los ingresos anticipados que igualmente, pasarán también al ejercicio siguiente.

Amortizaciones e inmovilizados

Por último, habrá que tener en cuenta las amortizaciones y su valor que incurran en la economía de la compañía. Igualmente, el inmovilizado es fundamental porque forma parte del material de la empresa. Todo, debe incluirse en el cierre contable.

Asiento de regularización: ¿Qué es?

Cuando se termina el cierre contable, hay que tener en cuenta el asiento de regularización que es la operación mediante se extrae la diferencia entre ingresos y gastos de la compañía. Esta cifra es la que determina si la empresa ha cerrado con beneficios o pérdidas.

Al fin y al cabo, es la cuenta que da más luz sobre la situación financiera de la empresa en un solo dato numérico. Según el dato:

– Más ingresos que gastos: resultado positivo – beneficios en el cierre. Será un acreedor.
– Más gastos que ingresos: resultado negativo – pérdidas en el cierre.

Para conocer el estado de tu contabilidad de forma diaria y en tiempo real, lo mejor es contar con un programa de facturación como billage en el que a través del panel de análisis, en un único vistazo, tendrás información detallada y totalmente actualizada.

¿Cuál es el asiento de cierre en contabilidad?

Otro de los aspectos a tener en cuenta es el asiento de cierre que determina la situación de la contabilidad en el momento del cierre de la misma en el ejercicio que se está analizando. Este hito marcará el cierre de un ejercicio y la apertura del siguiente.

Para poder realizar dicho asiento de cierre habrá que realizar el cierre contable completo y después, abrir el posterior asiento de apertura. Con esto, se dará comenzado el nuevo año contable y se podrá empezar a cumplimentar las columnas de Haber y Debe. En este instante, todo lo que está en el Debe pasará al Haber y todo lo que está en el Haber, pasará al Debe.

Cierre Fiscal de una empresa

Nos acercamos al final y es que además del cierre contable, para terminar con la labor que cada año hay que realizar en cuanto a este ámbito, hay que contemplar también el cierre fiscal de la compañía. Es una acción “en paralelo” que es de vital importancia si queremos estar al día con las obligaciones fiscales para con la Administración. Según los tipos impositivos a los que la empresa esté sujeto, el cierre fiscal tendrá un resultado u otro pero siempre, se tiene que hacer de forma obligatoria.

Una vez realizado habrá que presentar en Hacienda el cierre fiscal a través de los documentos acreditativos de Impuestos de Sociedades, los modelos anuales (390 de IVA) y la amortización de activos.

Software y programas de contabilidad para hacer el cierre contable

Llevar al día la contabilidad de una empresa es una tarea que si se lleva de forma habitual, no solo no generará grandes inconvenientes sino que sumará información más que valiosa a la empresa. Una herramienta de gestión que ayude a tener una contabilidad optimizada, ordenada en cualquier momento y lugar y a la que poder acceder siempre, ayudará de forma única aumentando así los resultados económicos de cualquier negocio.

Además, los cierres tanto trimestrales como anuales serán tan solo cuestión de un clic sobre todo si se utiliza billage, el software de gestión de facturación – CRM y gestión de proyectos.

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