¿Qué es la Digitalización? Definición y Tipos
La digitalización es más que nunca, una necesidad imperante en la sociedad. Quien no se haya sumado, tanto personal como profesionalmente a la digitalización, estará fuera de todo presente. Sumar herramientas digitales para la vida diaria así como soluciones tecnológicas para la gestión de empresas es la única fórmula para no ya conseguir el éxito sino para sobrevivir en el entorno actual. Hoy indagamos aún más en el concepto de la digitalización, cómo afecta a las empresa y a todas sus áreas y descubriremos los beneficios que se pueden seguir sumando si se aumentan los niveles de digitalización de forma progresiva.
Y es que según datos de oficiales de encuestas elaboradas por PwC, la digitalización es ya una tarea presente en la mayoría de las empresas. El 82% de ellas invierten recursos en aumentar el nivel de digitalización de sus negocios proporcionando herramientas digitales a sus equipos. Son los propios directivos españoles, el 52%, los que califican como alto y muy alto el nivel de digitalización de las compañías. A pesar de ello, hay que seguir trabajando en ello. Lo digital está en continuo cambio y evolución y no hay que dormirse y darse por satisfecho.
¿Qué es la Digitalización?
El termino digitalización es, seguramente, uno de los más utilizados en los últimos tiempos y más, este año 2022 que ahora cerramos. Un año en el que incluso el Gobierno ha puesto en marcha acciones enfocadas a la digitalización de las empresas como la de Kit Digital (que desde billage podemos ayudarte a gestionar e implementar).
A pesar de su uso indiscriminado, a menudo no se conoce exactamente el significado del término en concreto. ¿Qué es exactamente la digitalización y a qué se refiere? La digitalización como tal es la conversión de medios analógicos (los de siempre) a los digitales (los que funcionan a través de un dispositivo electrónico e incluso, necesitan de Internet para su uso). Un formato, el digital, que utilizando los dígitos 0 y 1 (lenguaje computacional) aumenta la rapidez y eficacia de los procesos.
Denominemos oficialmente por lo tanto a la digitalización como el proceso mediante el cual, en todo ámbito posible, se implanta y aplica la tecnología digital.
Desde que en los 90 se comenzase a utilizar el término economía digital para determinar y nombrar a las nuevas tecnologías de internet, el proceso ha ido aumentando en cuanto a importancia y relevancia no solo en las empresas sino también en la vida ordinaria de todos los ciudadanos. Hoy en día la digitalización está presente en todas las áreas de la vida afectando a espacios fundamentales como la economía, producción, infraestructuras críticas, etc.
La Digitalización en las Empresas
Actualmente la digitalización es una prioridad para todos, en cada ámbito de la vida ordinaria. Pero si hay un sector que sin duda alguna necesita de la digitalización y además, al máximo nivel, ese es sin duda, el empresarial. Las empresas, independientemente de su tamaño y área de negocio necesitan estar totalmente actualizadas al entorno digital. El Mundo va realmente veloz, la competencia no perdona ni un segundo y hay que estar a la vanguardia de cualquier novedad que pueda ayudar a agilizar los procesos de trabajo sin mermar la calidad. De hecho, las empresas cada vez gozan de mejores resultados y son capaces de aumentar sus niveles de calidad ofrecidos sin repercutir en mayores gastos gracias a la tecnología y la digitalización.
Una empresa que actualmente no esté inmersa en un proceso de digitalización, no apueste por invertir en herramientas digitales y no conciencie a su equipo de esta necesidad está fuera de la carrera hacia el éxito. Mantenerse así en un ecosistema totalmente digital y en continua evolución será un trabajo muy duro que rápido, lo sacará del terreno de juego.
Dentro de una empresa, el proceso de digitalización puede y debe darse en diferentes áreas y departamentos. Afectará de forma unidireccional al equipo y a las infraestructuras utilizadas por ejemplo, en los siguientes aspectos:
Digitalización de documentos o información
Gestionar y trabajar con un volumen elevado de material en papel puede suponer una gran pérdida de tiempo y sobre todo, de eficacia. Presupuestos, facturas y cualquier tipo de información que antes estaba de forma analógica tomará un nuevo formato al pasarse por el filtro digital. Se reducirá el volumen de material físico pero sobre todo, se agilizará y facilitará el trabajo al equipo con acceso remoto y permanente a cualquier documento.
Digitalización de procesos
Digitalizar los procesos debería ser una de las principales acciones a tomar en cuenta y ejecutar en toda empresa. Llevar cualquier proceso empresarial de forma manual pudiendo hacerlo con herramientas digitales es querer quedarse anclados en el tiempo.
Un programa de gestión de proyectos y por supuesto, un CRM cloud como billage son las mejores opciones para digitalizar procesos de trabajo. Igualmente, incluir el uso de gestión de espacios en la nube como dropbox y google drive hará que el trabajo fluya de forma mucho más eficaz.
Digitalización de los modelos de negocio
Por supuesto, no se puede olvidar ni dejar de lado la gran oportunidad que representa la digitalización como propio modelo de negocio. Empresas que tienen su core de negocio en el entorno digital, negocios online y que ayudan a otros a digitalizarse son sin duda un nicho de mercado en auge y sin techo por el momento.
Igualmente, negocios que rotan la mayor oportunidad de venta hacia lo digital se convierten en negocios digitales (por ejemplo, tiendas y comercios que son de venta 100% online careciendo de punto de venta físico pero sí cuentan con una potente tienda online).
Ventajas de la digitalización
Ponerse a listar las ventajas para un negocio (e incluso para una persona física) de la digitalización es arriesgarse a completar megas y megas con información (no podemos decir hojas y hojas porque recordemos, estamos inmersos en un entorno digital y hay que dar ejemplo). La digitalización bien implementada y utilizada con criterios correctos llevará a cualquier negocio al éxito, aumentar ventas, trabajar de forma más eficaz y ser absolutamente más productivos.
El objetivo de digitalizar una empresa es sin duda, aumentar los ingresos pero por el camino y para conseguir el reto, se genera de forma automática gracias a la digitalización, mayor eficacia, un aumento exponencial de la productividad, un equipo con menor estrés, etc, etc.
¿Qué beneficios y ventajas concretas aporta la digitalización a las empresas?
Mejora de manipulación y almacenamiento de documentos
Como anteriormente puntualizamos, si hay algo en lo que ayuda la digitalización es sin duda, a la gestión, manipulación y almacenamiento de documentos. Si se quiere (hay empresas que aún deciden duplicar los documentos y seguir guardándolos en papel), digitalizar documentos ayuda a no solo reducir el espacio de almacenaje sino que permite optimizar la gestión de los mismos.
Gracias a documentos digitales se permite el acceso permanente y siempre disponible a través de la nube de cualquier factura, documento, contrato, presupuesto, etc. Todo estará siempre digitalizado y solo con acceso a internet, se puede acceder a ellos. Según el INE (Instituto Nacional de Estadística) el 32% de las empresas españolas ya digitalizan sus documentos. Es un número muy bajo para lo que podría ser por lo que queda mucho por hacer en este sentido. Eso sí, parece que las empresas están haciendo los deberes y es que a veces, los malos momentos despiertan oportunidades. El Covid19 nos dejó la aceptación del teletrabajo como forma de vida pero para eso, se requiere de una digitalización de documentos permitiendo el acceso remoto.
Disponibilidad constante
Y precisamente esa disponibilidad constante gracias al acceso remoto con el que cerrábamos el punto anterior es en sí misma, una de las grandes ventajas de la digitalización en las empresas. Todo va muy rápido, cada vez más los equipos están más deslocalizados y se necesita de acceso permanente, remoto y siempre disponible a toda la información útil para trabajar, desde cualquier lugar. Esto solo lo proporciona Internet, la nube y los softwares cloud. La digitalización ha abierto las puertas a la deslocalización, la movilidad, la libertad y el aumento de la felicidad en los equipos de trabajo.
Ya no es necesario estar en una oficina “atado” a un ordenador de sobremesa. Con un portátil y/o un dispositivo móvil conectado a Internet se puede tener acceso a todo el material laboral necesario. La actividad profesional en muchos casos no dependerá del lugar sino de la conectividad.
Seguridad con tus Documentos e Información
Uno de los escollos con los que ha tenido que lidiar la digitalización es con el miedo a la vulnerabilidad y la seguridad. Aún hoy en día, en generaciones más mayores, se sigue teniendo miedo a Internet y a lo que puede suponer para los datos y la privacidad. Cada vez más se pierde el miedo a lo intangible y es fundamental poder dar ese salto.
Hay que tatuarse en el sistema neuronal que lo digital, es seguro. Que está totalmente protegido. La nube y los espacios que allí existen para almacenar información y documentación están totalmente blindados, implementan importantes medidas de Ciberseguridad y están respaldados por numerosas copias de seguridad que ni siquiera sabemos que existen pero que en caso de necesidad, están.
A día de hoy corre muchísimo más peligro lo almacenado en un dispositivo local o guardado en una oficina que lo que está en la nube. Un ordenador portátil se puede romper o ser robado; una oficina puede sufrir cualquier incidente como un incendio… Pero la nube, siempre está y por más ataques que reciba, está protegida con copias de seguridad.
Disminución de costes
Aunque parezca lo contrario, la digitalización en una empresa traerá consigo reducción de costes al menos, a medio – largo plazo. Al inicio bien es cierto que habrá que invertir en la transformación digital dotando al negocio de herramientas digitales pero posteriormente y cuando estas empiecen a funcionar, el ahorro de costes el día a día será más que notable.
Los desplazamientos serán menores, el tiempo empleado por el equipo en la gestión documental física y otras áreas que se verán optimizadas por la digitalización estarán seguro avocadas a una reducción de costes mayor de la que se pueda incluso predecir a priori.
Mejora la productividad
Sin duda alguna, la digitalización aumenta de forma exponencial la productividad del equipo. Ayuda a que la realización de tareas fluya de forma más ágil ya que es viable utilizar herramientas digitales para facilitar el trabajo. La conexión y comunicación entre miembros del equipo también es mayor. Todo lo que se haga en pro de la digitalización ayudará de forma directa a la productividad del equipo.
Procesos más ágiles
Incluir herramientas digitales como un gestor de proyectos cloud va a permitir incluir en las empresas, procesos más ágiles de trabajo. Será entonces la oportunidad de crear procesos optimizados para el equipo, más eficaces, con accesos remotos y actualizables en el momento. La organización interna de las empresas generan muchísima más eficacia si se tienen implementados procesos más ágiles que ayudan a que el equipo trabaje mejor. Se eliminan las fugas de tiempo, la repetición de tareas, dejar otras sin hacer o lo más importante y tedioso, inventar una forma de hacer algo cada vez que se vaya a ejecutar la tarea.
Experiencia de cliente mejorada
Si en una empresa se trabaja mejor, la consecuencia inmediata es que esta mejoría, se transmite hacia el exterior. La experiencia de cliente por lo tanto, también subirá de nivel, será mucho más satisfactoria y esto repercutirá directamente en las ventas generadas. Un cliente feliz es claro candidato para repetir en sus compras (cuesta muchísimo menos fidelizar a un cliente existente que atraer a uno nuevo).
Además, se pueden implementar soluciones digitales para conocer mejor al cliente, analizar las conductas de compra y adaptar el producto / servicio a sus necesidades. Se reducirán los errores en el tratamiento con el cliente y la rapidez de atención será mayor.
Desmárcate de la competencia
La digitalización también va a ayudar a las empresas a diferenciarse y desbancarse de la competencia. Si una empresa cuenta con mayores recursos digitales, procesos automatizados y la productividad está en alza, seguro que es algo que ayuda a la empresa a marcar distancia con la competencia. Sobre todo lo que más contará es esa experiencia de usuario que está dejándose patente en los clientes. Estos, cuanto más satisfechos, más opciones hay de que elijan a la empresa frente a la competencia.
Diferencia entre digitalización y transformación digital
Antes de finalizar con este extenso post enfocado a aumentar la claridad sobre la digitalización, no podemos dejar de lado marca la diferencia entre dos términos utilizados habitualmente. La digitalización y la transformación digital pueden parecer lo mismo pero en el fondo, no lo son. En el ámbito empresarial es importante conocer las diferencias para así determinar qué, cuándo y cómo implementarlo en el negocio. Así además se podrán destinar los recursos adecuados para enfocar mejor el proceso.
Si bien la digitalización hace referencia a pasar de un entorno analógico a uno digital, la transformación digital va mucho más allá y abarca otros espacios. Se trata de una búsqueda de soluciones para problemas que suelen, de forma habitual, entorpecer el funcionamiento óptimo del negocio. Para ello, se aplicará la mejor tecnología posible y disponible.
El primer punto para poder aplicar una transformación digital y que esta sea efectiva y resulte exitosa, es analizar la situación y detectar los posibles problemas existentes. Sin este punto será como intentar cazar moscas a cañonazos. No se puede saber qué solución aplicar si no se conoce el problema. La mejor inversión que se puede realizar es siempre, la de analizar y evaluar el escenario presente. A partir de ahí, se trazará una estrategia digital que incluya todas las soluciones y herramientas de transformación necesarias. Y es que dicha transformación digital abarca contenidos y procesos digitales aplicables a todos los aspectos del negocio.
Tanto la digitalización como la transformación digital en su amplio espectro implican y suponen cambios excepcionales en las organizaciones. Para implementaras con éxito y en toda su amplitud se requiere de una visión amplia y tener la capacidad de revisar la cultura, la tecnología, los valores y las operaciones de la empresa.
Comenzado el proceso de transformación debe ser algo vivo, en continua evolución y que siempre se revise en pro de la mejora.
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