12 Metodologías Populares para gestionar proyectos

A día de hoy, metodologías populares para gestionar proyectos podemos encontrar un número indeterminado si buscamos en internet y libros sobre el tema. Cada día aparecen nuevos métodos y fórmulas milagrosas que nos ayudarán a lidiar con los proyectos empresariales casi sin esfuerzo y con una elevada tasa de éxito. Al menos, eso es lo que versan las webs de promoción y venta de estos mismos modelos. Pero, ¿son realmente efectivos? ¿Cómo funcionan? Y entre todo el mar y océano… ¿qué pez escoger para que gestionar mejor los proyectos? Hoy buceamos en las profundidades de una de las áreas del negocio que mas interés y curiosidad suscitan por su estrecha relación con la productividad de nuestros equipos: las metodologías populares para gestionar proyectos. 

 ¿Qué es la metodología de gestión de proyectos?

Las metodologías de gestión de proyectos son el conjunto de principios, técnicas y procedimientos que conforman un sistema diseñado y utilizado por personas para organizar las tareas que conforman un proyecto a ejecutar. Es decir, toda una serie de dinámicas y protocolos enfocados a gestionar de forma eficaz un proyecto que hay que realizar por un grupo. 

Estas personas que van a utilizar esta metodología (sea cual sea la elegida), trabajarán de forma aunada en una misma disciplina necesitando poner en común documentación, procesos, estados del proyecto así como toda la información relevante del mismo que condicione su evolución. 

A razón de estos ingredientes, en los últimos tiempos han aparecido diferentes fórmulas denominadas metodologías que se centran en ayudar a los equipos a gestionar de forma exitosa, sus proyectos. El objetivo común es conseguir finalizar el proyecto con el mayor nivel de calidad, en el menor tiempo posible, utilizando los recursos adecuados y siempre, priorizando la productividad del grupo. 

Ventajas de usar una metodología para la gestión de proyectos

Desde que hicieran su aparición, las metodologías para la gestión de proyectos no han hecho más que proliferar en el escenario de la productividad. Sus beneficios están más que probados y es que gracias a ellas, los proyectos se finalizan con mayor éxito y el equipo trabaja más enfocado. ¿Cuáles son las ventajas para el grupo y por ende, para la empresa, de usar una metodología para la gestión de proyectos?

• El equipo estará más unido y cohesionado trabajando juntos e intercambiando conocimiento y prácticas positivas.
• Aumenta y mejora de manera exponencial la comunicación del equipo.
• Ayuda a crear protocolos de actuación y a estandarizar las fases de vida del proyecto. Es la mejor fórmula para simplificar procesos de gestión eliminando tareas que roban tiempo.
• Proporciona un proceso totalmente controlado, visible, predecible y totalmente reproducible en base al éxito aportado.
• Ofrece herramientas probadas que facilitan la toma de decisiones y la resolución de conflictos.
• Mejora el rendimiento así como la eficiencia del equipo humano.
• Es una excelente herramienta de motivación para los equipos que manejan proyectos estresantes y muy exigentes.

  12 Metodologías de gestión de proyectos que debes conocer

Cualquier persona interesada en la gestión de proyectos y mas a más, si su rol profesional es justamente ese, el de gestor de proyectos, debe conocer no solo la dinámica sobre la que centra su actividad y que le funciona. Ampliar conocimiento sobre el resto de metodologías populares para gestionar proyectos le dará una visión más amplia y  completa.

1. Agile

Es una de las metodologías más conocidas y también más utilizadas actualmente. Es la metodología “ágil” por excelencia y que hoy en día se considera con mayor ratio de éxito en los equipos de trabajo. Más que una metodología en sí misma es un conjunto de las mismas tratada como un principio básico de la gestión de proyectos. 

Se basa en cuatro pilares a implementar y ejecutar:

• Colaboración
• Rapidez y efectividad
• Iteración y respaldo de datos
• Valoración de las personas por encima de los procesos

Para su implementación, es fundamental que el equipo cuente con determinadas actitudes a trabajar si se carece de ellas:

• Base sólida de colaboración y conocer a la perfección los roles de cada miembro. 
• Debe haber un margen en el presupuesto porque a veces, puede superar lo que se tiene programado.
• Una excelente comunicación en el equipo.

Las metodologías Agile se centran en tres fases que deben irse cumpliendo para poder evolucionar:

• Inicio: marcar los objetivos del sprint.
• Desarrollo: seguimiento diario de la actividad.
• Cierre: el momento en el que se revisa el cumplimiento de lo realizado.

Como más que una metodología en sí misma es un conjunto de ellas, engloba a las conocidas (y que veremos algunas en profundidad), Scrum, Kanban, Lean y XP – Extree Manufacturing.

2. Modelo Cascada o Waterfall

Esta es otra de las metodologías que se suelen usar para la gestión de equipos mayoritariamente por su facilidad de implementación. Es bastante popular porque es fácil y muy ejecutable sin mayor complicación. 

El Modelo / metodología en cascada o waterfall se le conoce también como ciclo de vida de sistemas (SDLC en inglés). Es un proceso totalmente lineal a través del cual se realiza el trabajo de una forma escalonada (de ahí lo de cascada) y manteniendo un orden secuencial. 

De este modo, se establece una primera tarea dentro del proyecto de la cual, van “cayendo” otras que dependen de la misma. Si no se ha realizado la primera, la segunda estará bloqueada por es propia “dependencia” creada entre las tareas. Gracias a esto, el proceso evolutivo del trabajo y del proyecto se mantiene asegurado ya que el responsable de su tarea estará pendiente de que la anterior esté resuelta para poder avanzar. 

Otro punto que garantiza este proceso evolutivo y dependiente es la comunicación entre el grupo que será el propio encargado de que el anterior, realice su parte. 

A veces, en determinados escenarios, este modelo es tomado como un poco tradicional por su enfoque de dependencia ya que impide que otros realicen su parte de forma independiente. La realidad es que es un proceso probado que funciona gracias a su solidez y detalle. 

Está altamente recomendado para proyectos en los que hay muchos miembros implicados y además, son de gran envergadura. Se garantiza el seguimiento del trabajo y que se llega a objetivos. 

3. Scrum

Para los que están enfocados en esto de las metodologías ágiles para la gestión de proyectos, Scrum es una de las reinas y que siempre tienen más presentes. Está dentro de las consideradas como Agile por su particularidad de su base en sprints de trabajo.

Su fundamento son sprints cortos de trabajo usados para crear un ciclo de proyecto. 

Es muy usada para la organización de equipos de trabajo y distribución de tareas. Así, gracias a Scrum se puede diseminar un proyecto de trabajo en tareas que se asignan a los miembros responsables de su ejecución. 

Está muy pensada y funciona con grandes éxitos en proyectos que trabajan en el desarrollo rápido de algún producto o cuando se tiene a un equipo que necesita trabajar de forma muy unificada y estrecha durante un corto periodo de tiempo sin que se conozcan de antes o hayan colaborado con antelación. 

El escenario de las startups está repleto de proyectos desarrollados con Scrum por la velocidad de las mismas. 

Aquí aparece la figura conocida (y que requiere de formación específica) del Scrum Máster. Es el jefe de ceremonias o el gestor de proyectos, el que tiene la batuta y del que depende que todo funcione a última instancia. Es el entrenador del equipo. 

El Scrum máster va a dirigir las breves pero imprescindibles reuniones diarias de equipo, las demostraciones, dirigirá los sprints y sus análisis retrospectivos. Todas ellas reuniones obligatorias que tienen como objetivo conectar a todos los participantes del proyecto garantizando así que las tareas se finalicen a tiempo con en el estándar de calidad establecido. 

4. Kanban

Otra de las metodologías ágiles, la Kanban es la que a través de la representación de las tareas pendientes del proyecto en un tablero visual, facilita la evolución del mismo fácilmente. Es una metodología totalmente visual que ayuda a, de un único vistazo y en una “pared” (puede ser física o virtual) identificar mediante cards (tarjetas que representan tareas) la evolución del proyecto. 

Es una manera única de tener presentes y vistos los procesos / flujos de trabajo y cómo están evolucionando. La mayoría de los gestores de proyectos digitales que existen ofrecen esta vista para facilitar la labor (como en el caso del gestor de proyectos de billage).

Uno de sus grandes beneficios es que evita que se generen los conocidos como cuellos de botella ya que al visualizar el estado de las tareas, se tendrán en cuenta qué está ocurriendo para poder avanzar. Arrastrar tareas entre tableros (que normalmente representan los estados) es la gran cualidad de esta metodología. 

No es un método con un proceso establecido. Su mejor aporte es sin duda, la capacidad de visualizar el estado del proyecto. Quienes utilizan Kanban, la combinan con otras metodologías con las que pueden completar la ejecución de un proyecto fácilmente. Lo más importante aquí es ofrecer y mantener una estructura simple y fácil con la que evolucionar el proyecto. 

Si tenéis un equipo remoto, es una acción muy eficaz para que en un software de gestión de proyecto, se pueda avanzar sobre el mismo de forma visual y deslocalizada. Además, evita el multitasking que realmente no es tan bueno como se cree. Centra la atención en una tarea que el responsable deberá terminar para pasarla al siguiente tablero. 

5. Scrumban

De la unión y fusión de Scrum y Kanban, tenemos Scrumban, una metodología que combina las dos anteriores para arrojar mejores resultados. Y es que fusionar lo mejor de dos hará siempre una solución mejor. 

Se basa en los sprints cortos de trabajo de la metodología Scrum con la posibilidad de añadir tareas individuales de forma visual que ofrece Kanban. Así se consigue que los planes de cada proyecto estén organizados visualmente y que se pueda conseguir finalizar los trabajos más importantes y necesarios, primero. 

Llegar a los objetivos es siempre, la mayor de las necesidades y lo que hay que atajar primero. Este es el epicentro de esta dinámica y lo que pretende sobre todas las cosas es entregar valor a los clientes además de optimizar los recursos existentes, eliminar residuos (tareas que no son necesarias) y aumentar la producción. 

La tarea más importante y que se prioriza será siempre la de mayor complejidad. Una vez superada, será muchísimo más fácil acometer el resto. Si se quiere ofrecer mayor autonomía al equipo, esta metodología es perfecta y ayudará de forma extraordinaria. El mayor contra es que hay menos control por parte de los gerentes del proyecto.

Representa la fusión casi perfecta de simplicidad y claridad.

 6. Prince2

Puede que este nombre te suene menos pero igualmente es una metodología muy utilizada también por sus beneficios. El nombre, Prince2 proviene de Projects IN Controlled Environments (lo que quiere decir, proyectos en ambientes controlados). Para su puesta en escena, Prince2 utiliza de base la metodología en cascada para definir y diversificar las tareas descritas. 

Es un método muy utilizado desde que el gobierno del Reino Unido lo utilizase para tal efecto, para la gestión de proyectos de TI y de gran envergadura. Gobiernos, ejércitos y grandes empresas hacen uso de esta metodología por delante de otras más conocidas. Y es que como dicen los que la han probado, sus resultados son extraordinarios.

El enfoque es sencillo: planificar – controlar, medir e informar sobre el estado y evolución de los proyectos. Y este proceso lo ejecuta a través de siete fases:

• Puesta en marcha del proyecto
• Dirección del proyecto
• Inicio del proyecto
• Control del proyecto
• Gestión de la entrega de productos
• Gestión de los límites de cada fase
• Cierre del proyecto

Ejecutando este procedimiento, se consigue un marco de trabajo muy flexible para todos los implicados ya que además es una metodología totalmente adaptable a las dimensiones del proyecto. Además, los gobiernos y estados públicos confían en ella por su nivel de estabilidad en el tiempo. Ante cualquier riesgo posible, responde bastante bien incluyendo posibles imprevistos sin riesgos y por último, es una excelente herramienta para el diagnóstico de la evaluación de la madurez en la dirección de proyectos. 

Eso sí, es importante justificar cualquier cambio o modificación que se de en el proceso mediante alguna documentación que lo acredite lo que puede suponer algún escollo temporal. 

7. Six Sigma 

Si hay que destacar una particularidad de esta metodología, la Six Sigma, sin duda es su aplicación habitual para proyectos de gestión de calidad. De hecho es considerada más como una filosofía de trabajo que como una metodología por sus características. Por eso, es normal y habitual verla combinada con otras metodologías Lean o Agile para complementar el proceso. 

Six Sigma trabaja sobre un objetivo prioritario que es el de la mejora continua de los procesos y la eliminación de fallas. A partir de aquí, todo lo extra que suponga y pueda conseguir, son añadidos más que beneficiosos. 

Las fases de implementación de Six Sigma son:

• Definición.
• Evaluación. 
• Análisis.
• Mejora.
• Control.

Si eres una empresa de gran tamaño seguro que esta metodología será de gran ayuda eso sí, combinada con otras que también ayudarán a la ejecución de proyectos.

8. Ruta Crítica (CPM)

El objetivo de la Ruta Crítica como metodología para la gestión de proyectos es la identificación y planificación de las tareas críticas que existen en el proyecto. Con esto, una vez identificadas, se podrán resolver de forma más ágil y eficaz generando la consecuente dependencia de tareas, los plazos en los que se debe acometer y una estructura lógica y saludable para su evolución. 

Se definirán hitos asequibles dentro de proyectos de gran calado que de una vez, son imposibles de acometer. Evitar la desidia, los cuellos de botella y el abandono de los grandes proyectos. 

Partiendo de una dependencia en las tareas (como en la fórmula de cascada), se va a priorizar cualquier entregable  que haya que realizar, los plazos a cumplir y el diseño de una estructura de desglose de trabajo. 

Es una fórmula muy buena para equipos pequeños y medianos e ir acometiendo tareas poco a poco.

9. Cadena Crítica (CCPM)

En estrecha relación con el método anterior, la Cadena Crítica trabaja en la línea pero ofreciendo un mayor nivel de detalle. Así, esta metodología es aún más completa y ofrece mejores resultados. 

Ofrecerá una estructura de desglose del trabajo a realizar pero además incluye el tiempo específico en el que se deberá desarrollar dicha actividad. Con esto, se consigue realizar un seguimiento pormenorizado y eficiente de cada tarea evaluando si se están llevando a cabo en el tiempo determinado y estipulado o si por el contrario, hay que corregir desviaciones.

Es una de las metodologías que más ayudan (por el control del tiempo y de las tareas realizadas) a controlar e incentivar la productividad. Generan mayores niveles de eficiencia y permite vincular hitos con objetivos así como con tareas. Busca esa herramienta / solución digital que permite marcar una ruta de tareas hasta el objetivo y verás los resultados.

10. Guía PMBOK® del Project Management Institute (PMI) 

La Guía PMBOK es más bien una conjunción de mejores prácticas que tienen en cuenta varios procesos de desarrollo enfocados a proyectos. Aún así, se la determina como una metodología de gestión de proyectos. Sea como sea, la realidad es que ayuda de forma propia a la consecución de los objetivos de los mismos. 

Para poner en práctica esta fórmula, hay que implementar cinco fases de la gestión de proyectos que ya son más que habituales si se trabaja con estas metodologías.

• Inicio del proyecto.
• Planificación del proyecto.
• Ejecución del proyecto.
• Desempeño del proyecto.
• Cierre del proyecto. 

A pesar de tener estas fases descritas, la Guía PMBOK no una metodología muy específica y desde aquí, recomendamos mejor utilizar otras del listado que puedan adaptarse más y mejor a las necesidades de cada equipo. Puede utilizarse por equipos pequeños para gestionar proyectos muy sencillos pero siempre, combinada con otra metodología. 

 11. Programación extrema (XP)

Si la necesidad de la empresa es la de destinar proyectos dinámicos con plazos ajustados, esta es sin duda, la metodología apropiada. Con Programación Extrema se va a conseguir una creación de ciclos de desarrollo cortos con diferentes versiones (tantas como el diseñador del proyecto desee incorporar). 

Es una herramienta brutal para crear e implementar procesos muy rápidos y con una productividad muy elevada.

Está basada en valores fundamentales como la simplicidad, la comunicación interna del equipo, los comentarios y feedback sobre lo realizado, el coraje y productividad así como el respeto que se debe tener al trabajar en grupo. 

Para su correcto funcionamiento, esta metodología incluye un conjunto específico de reglas XP que vienen a cubrir todas las fases del proyecto desde la planificación hasta las pruebas. 

12. Metodología Híbrida

Para terminar por este recorrido de las metodologías populares para la gestión de proyectos, incluimos la denominada Metodología Híbrida la cual escoge lo mejor de cada una de las metodologías clásicas con lo que más funciona de las ágiles (que hemos expuesto en este post). Así, para entornos de alta competencia, en las que cada minuto cuenta y donde el mercado y la competencia son extremadamente duros, es necesario implementar la fórmula más completa para la gestión de proyectos. 

Aquí, en la híbrida, cabe incluir todo lo que a cada uno le funcione de cada metodología pudiendo generar la suya propia según necesidades. 

¿Cómo elegir la mejor metodología para mi proyecto?

Con un amplio, extenso y muy bien dotado recopilatorio de metodologías para la gestión de proyectos lo mas complicado será elegir aquella que implementar cada uno en su zona de trabajo. ¿Cómo se elige la metodología para la gestión de proyectos? Teniendo en cuenta determinados aspectos, haciendo una búsqueda detallada, un análisis pormenorizado y poniendo a funcionar una de ella (o varias fusionaras) con el mejor talante. Habrá que probar, evaluar, dejar tiempo para que actúe, analizar y corregir desviaciones. 

Ten antes en cuenta estos puntos para elegir mejor:

• El sector y nicho de mercado de tu negocio. 
• El enfoque del proyecto para el que se necesita una metodología de gestión de proyecto.
• Cuánto de complicado es el proyecto.
• El equipo, su disponibilidad así como su formación y especialización.
• El tamaño de la empresa, los recursos que puede asumir en tiempo y dinero.

Con esto, ya se puede elegir la metodología. Eso sí, como siempre, aconsejamos utilizar un software de gestión de proyectos que ayude a monitorizar cualquiera de las metodologías escogidas. Con billage puedes hacerlo además de unirlo a la facturación y el CRM. 

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