Las ventajas de gestionar tus proyectos online

Hoy en día, muchos project managers, ya sean autónomos o CEO’s en pymes, no conocen las ventajas que ofrecen los softwares de gestión de proyectos online. Es importante tener constancia de las últimas innovaciones tecnológicas que ofrece el mercado que nos pueden ayudar a mejorar el rendimiento de nuestros proyectos. La gestión de la empresa por web es un campo que se ha beneficiado muchísimo de estas últimas innovaciones, y no tiene casi nada que ver con cómo se hacía antiguamente. Por este motivo, es conveniente adaptarse a las nuevas herramientas que tenemos a nuestro alcance, en este caso los softwares de gestión de proyectos online, para poder percibir todas las ventajas que estos ofrecen. Accesibilidad: Con la gestión de proyectos online podrás superar las barreras de tiempo, espacio y geografía. Esta nueva modalidad de gestión te permite estar siempre conectado con tu proyecto desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet o ordenador), no importa la hora ni donde estés. Coste: Los gestores de proyectos online no representan un coste elevado para la empresa ya que los paquetes de suscripción son muy asequibles y se ajustan a todos los bolsillos. Tampoco será necesario realizar inversiones en cambios de infraestructura. Flexibilidad: Los softwares de gestión de proyectos online están diseñados para satisfacer las necesidades de todo tipo de negocios, sean las que sean. Existen proyectos de todo tipo (estacionales, de corto plazo, de largo plazo, etc…), el hecho de poder disponer de una subscripción que se adapte a la duración y tamaño de cada proyecto servirá de gran ayuda para mejorar el rendimiento del mismo, y para no caer en la sobreinversión en los periodos de tiempo en los que no se necesita el servicio. Buen soporte: La conectividad con los expertos creadores de software o con un equipo técnico de ayuda proporciona una gran sensación de seguridad a la persona o equipo encargado de gestionar el proyecto. Delante de cualquier imprevisto, el project manager se puede poner en contacto con un equipo de soporte para monitorizar el problema y buscar una solución lo antes posible. Esto ayuda a reducir el impacto negativo de los imprevistos durante el trascurso del proyecto. Velocidad y agilidad: En pocos minutos puedes estar trabajando en tu proyecto, es instantáneo. El tiempo es tan valioso como el dinero, gracias a este tipo de gestores de proyectos ganarás capacidad de respuesta y agilidad. Fácil Integración: Las herramientas de gestión de proyectos online se pueden integrar fácilmente en cualquier negocio. La mayoría permiten extraer informes, compartir documentos con otros miembros del equipo, asignar tareas, automatizar procesos… Todas estas opciones suponen una gran mejora en la eficiencia de la gestión de un proyecto. Actualizado: Los softwares de gestión de proyectos online se actualizan fe forma automática, podrás disponer de todas las novedades que ofrece la nueva versión de forma inmediata. Atrás quedan los días en los que no podías acceder al programa porqué se estaban realizando actualizaciones.

¿Cómo sacar el máximo partido a estas ventajas?

Antes que nada deberás escoger qué pack o tipo de suscripción se ajusta más a las necesidades de tu negocio. Para ello, deberás tener en cuenta qué magnitud tienen los proyectos que te has propuesto gestionar online. Si por algún motivo durante el proyecto ves que necesitas ajustar tu suscripción de nuevo debido a un exceso o falta de recursos, la mayoría de las herramientas de gestión de la empresa en la nube te permitirán realizar el cambio.

1. Una vez ya tengas tu pack seleccionado, deberás definir cada una de las tareas del proyecto, y no te preocupes, si durante el trascurso del proyecto surgen nuevas tareas podrás añadirlas en cualquier momento.
2. Posteriormente, si dispones de un equipo para llevar a cabo el proyecto, deberás asignar cada una de las tareas a su responsable. Las tareas tendrán fecha de inicio y fin, con lo que en todo momento estarás al corriente del trascurso de las mismas.
3. Una vez cada miembro del equipo tenga asignadas sus tareas, podrás definir el perfil profesional de cada uno y asignar su coste por hora.
4. Una vez tengas estos datos integrados podrás imputar el tiempo invertido por cada uno y el coste total de realizar esa tarea.
5. Durante el trascurso del proyecto todos los miembros de tu equipo podrán compartir documentos entre ellos y asignarse nuevas tareas que vayan surgiendo.
6. La facilidad con la que puedes automatizar procesos mecánicos es una baza que tendrás que aprovechar. El proceso de facturación es un ejemplo claro de trabajo mecánico y pesado que nos roba tiempo que podríamos dedicar a otros asuntos que requieren nuestra atención como project manager. Para liberarte de esta tarea todo lo que tendrás que hacer es establecer los parámetros pertinentes a las horas facturables y al precio por hora, una vez haya insertado los datos el software realizará la facturación de forma automática. Gracias esta monitorización del proyecto podrás ejercer un control más exhaustivo sobre tus gastos, esto te permitirá ajustar los márgenes con tu cliente, o clientes en caso de que estés llevando a cabo más de un proyecto a la vez.

This post is also available in: Spanish