Sistema de gestión eficiente ¡Transforma tu negocio!

Un sistema de gestión eficiente es la herramienta clave para aumentar la productividad y eficacia de tu negocio, día a día, en cualquier movimiento que se realiza. Gracias a un sistema de gestión todo el personal implicado, todo el equipo humano, aumentará la rapidez en la realización de cualquier tarea diaria. Rapidez y fiabilidad porque un sistema de gestión eficiente aporta seguridad, disminución e incluso eliminación de fallos y comprobación extra en toda acción en la que tome partido.

Implementar protocolos de actuación, automatizar procesos, eliminar tareas innecesarias son solo algunos de los beneficios que aporta la implementación y uso de un sistema de gestión eficaz en una empresa. ¿Qué es realmente un sistema de gestión? ¿Cómo elegirlo para que sea realmente el que el equipo, la organización, el cliente y el mercado necesita? No es una tarea fácil. El mayor error en cuanto al uso de un programa de gestión viene del punto de partida, la incorrecta elección del más adecuado. Vamos juntos a la salida y de ahí, recorreremos el camino hasta el final para que desde ya, tu empresa pueda sumar una herramienta única y que cambiará el día a día de tu equipo y por ende, los resultados.

¿Para qué sirve un sistema de gestión?

Si hay un objetivo para el cual se implementa un sistema de gestión en una empresa ese es el de facilitar el día a día a todos los integrantes de la compañía. Se trata de sumar una herramienta o solución digital que permite desde un único lugar, tener un control absoluto en todas las áreas de la empresa.

Con ello lo que se consigue es facilitar propiamente el trabajo diario, optimizar el tiempo empleado, aumentar la productividad y generar mayor eficacia en cada una de las tareas a ejecutar.

El sistema de gestión va a permitir controlar (en el buen sentido de la palabra), organizar, planificar e incluso automatizar el trabajo de todos los participantes. Da igual el tipo de proyecto que se ponga en marcha, si es intra proyecto (algo para la propia empresa) o un proyecto para un cliente… Un sistema de gestión manipula de forma autónoma y en tiempo real, todas las actuaciones necesarias para el éxito de la misión.

A través de la unificación va a conseguir aunar en un espacio virtual (ya que consideramos que la mejor opción es siempre, un software en la nube) todas las áreas implicadas en la gestión del negocio: administración, marketing, ventas, facturación, gestión del tiempo, personal, etc.

De esta forma, todo será más fácil, accesible y totalmente funcional.

Gracias a la transformación digital y la digitalización de la empresa, los sistemas de gestión han ido ganando terreno. A día de hoy, cualquier autónomo y/o empresa que quiera estar a la vanguardia de su sector y su objetivo sea ser más eficiente y eficaz contará con un sistema de gestión para trabajar.

¿Cómo funciona un sistema de gestión?

Todo va a depender del sistema de gestión elegido. Hay que tener en cuenta que son o así deben ser, herramientas que facilitan el trabajo diario de los empleados. Por lo tanto, debe ser una herramienta fácil de utilizar, accesible, intuitiva y que no genere más problemas que soluciones.

Aunque su curva de aprendizaje sea un poco más costosa, hay que asegurarse que será una herramienta que cumpla con las necesidades diarias de todos los miembros del equipo sea cual sea su formación, experiencia y rol (si lo van a utilizar deben poder hacerlo sin demasiadas dificultades).

A grandes rasgos y sin meternos en asuntos técnicos (que realmente deberían no importarnos demasiado si todo funciona bien y de forma fácil), el sistema de gestión debe tener varios puntos imprescindibles en su funcionamiento (siempre desde nuestro consejo y experiencia):

• Fácil acceso: para todos los que lo vayan a utilizar, para que sumar información al sistema (que este necesita para funcionar) no sea un problema ni tampoco suponga mayor inconveniente realizar ninguna actividad dentro de él. Por eso, siempre es preferible un sistema de gestión cloud, en la nube que no necesite de instalación en un ordenador local y siempre, desde cualquier dispositivo esté accesible.
• Visual e intuitivo: su uso debe ser rápido para que sea eficaz y de ahí, ayude en la gestión diaria. Por lo tanto, es importante elegir un sistema visual, que todos entiendan y que sea intuitivo. A día de hoy casi todos estamos digitalizados y entendemos los códigos de programas, webs y usabilidad en internet. Es mejor escoger una solución que esté bien diseñada, fácil y evitar programas arduos.
• Escalable: las empresas crecen o al menos, es el objetivo de todas. Por ello, el sistema de gestión que se elija hoy debe estar preparado para crecer al mismo ritmo. De nada servirá (o sí, pero para traer problemas), escoger un sistema de gestión que sirva hoy pero que mañana, se haya quedado pequeño y haya que cambiarlo. El coste (en tiempo y dinero) será estratosférico) y las consecuencias negativas, también.
• Atención personalizada en el mismo idioma y franja horaria: aunque parezca una tontería, no lo es. Un sistema de gestión eficiente debe dar respuesta a los problemas y necesidades del equipo. Si todo se para porque no se puede hacer una tarea y el soporte no está disponible hasta mañana, de nada sirve el sistema de gestión. Es importante elegir por lo tanto uno que opere en la misma franja horaria para poder aportar rapidez y también que lo haga en el mismo idioma para poder dar solución concreta a los problemas surgidos.

A partir de estos imprescindibles, un sistema de gestión trabajará como otras soluciones habituales: necesitará del volcado de información y ser nutrido con documentación y datos para a partir de ahí, ofrecer soluciones a las tareas que se le solicite.

Ventajas de un software de gestión?

En este apartado y epígrafe podríamos dedicar horas y líneas de contenido porque si algo ofrece un sistema de gestión son beneficios y ventajas. Las empresas y autónomos que lo utilizan, ya lo saben por eso, casi nadie lo deja cuando ya está en funcionamiento y uso. De hecho, quien lo elige por módulos, pronto suma más y más áreas para trabajar con la aplicación.

Gracias a un software de gestión eficiente, conseguirás para la empresa y también para el equipo, diferentes beneficios tales como:

• Un mayor control de todos los procesos implicados en la empresa.
• Unificar criterios y protocolos de actuación.
• Aumentar la capacidad de asumir más y mejor trabajo con menos recursos.
• Optimizar todos los protocolos – procesos que la empresa tiene y adquiere.
• Mejorar de forma exponencial la atención a proveedores, clientes y partners.
• Aumentar la comunicación interna para hacerla más fluida.

Listar las ventajas de la implementación de un software de gestión es ardua tarea porque son realmente muy numerosas y cada una de ellas, tiene más importancia. Solo se puede comprobar lo positivo que es un sistema de gestión en la empresa si se implementa como tal. 

¿Qué debe tener un sistema de gestión?

Un sistema de gestión para que sea eficiente y también eficaz debe contar con una serie de “piezas” imprescindibles. A partir de esas bases, cada sistema deberá implementar lo que para el equipo así como para la empresa sea necesario. Cada proyecto – empresa – equipo es diferente (esto siempre lo vamos a defender) y los sistemas deben tener la capacidad de adaptarse a ellos (no al revés). Por lo tanto, aunque sean soluciones – softwares “hechos” debemos buscar aquellos que tengan la capacidad de adaptación y personalización.

Para poder elegir con exactitud, lo mejor es siempre, conocer lo que hay. Afortunadamente la digitalización ha abierto la oferta y muchas empresas han desarrollado diferentes y muy buenos softwares de gestión. Eso sí, la elección se hace más difícil porque habrá que invertir más tiempo en el análisis pero será sin duda, un tiempo que merecerá la pena.

La principal elección será sobre el tipo de sistema de gestión porque hay diferentes según lo que más se quiere trabajar con él. ¿Cuáles son?

Tipos de sistemas de gestión

Un sistema de gestión es el software (o programa) que ayuda a una empresa a la organización del trabajo diario, gestión de tareas y de equipo desde un espacio común totalmente diseñado y preparado para ello. El objetivo es facilitar el día a día optimizando al máximo el tiempo y reduciendo la posibilidad de errores.

Cada sistema de gestión tiene sus particularidades y dependiendo de su tipología, ofrecerá soluciones más idóneas para un tipo de empresa, de producto – servicio y equipo de trabajo. Entre los más habituales, están los siguientes tipos de sistema de gestión: 

 Enterprise Resource Planning (ERP)

El ERP (Enterprise resource planning) es super conocido por todos porque fue uno de los primeros en llegar. Hay empresas que cuentan con imponentes ERP para su gestión diaria y en ellos vuelcan todo su haber empresarial (algo correctísimo por otro lado).

Eso sí, los ERP están pensados para grandes empresas ya que están desarrollados “a lo grande” conectando todos, absolutamente todos los departamentos de la empresa que se desee casi sin límiten de volumen.

El punto “en contra” suele ser también esa envergadura que los posiciona como programas muy costosos económicamente, tiene una curva de aprendizaje muy fuerte y si es una empresa pequeña no se les saca el rendimiento que se debería.

Customer Relationship Management (CRM)

Los CRM nos encantan y son nuestros preferidos porque son sistemas de gestión súper adaptables, de tamaño medio que responden a la perfección a las necesidades de las pymes – autónomos y en realidad, empresas de toda índole (exceptuando las de grandísimo volumen para las que es mejor elegir un ERP).

Un CRM (customer relationshop management) nacen como Sistema de gestión de clientes aunque por necesidades del mercado, cada vez más incluyen otras áreas de actuación como gestión de proyectos, facturación, recursos humanos (como en el caso de billage).

Son sin duda alguna esa herramienta aliada para todo empresario que no ve el final del día agobiado por las tareas tediosas y que necesita, de una forma u otra, automatizar procesos sin contar con grandes equipos de trabajo que pueda hacerlo por él.

Estos softwares están proliferando en internet dado el gran éxito que tienen por sus beneficios y facilidades de uso. Son extremadamente eficaces y ayudan sin ninguna duda, a que la gestión de la empresa y de cada proyecto sea súper eficaz. 

Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Si una empresa cuenta con un almacén y por consiguiente, con material físico que controla, sin duda alguna necesita un SGA (sistema de gestión de almacenes).

Están diseñados para dar respuesta a todas las necesidades de un almacén y su parte logística. Facilitan de forma extraordinaria toda la automatización de procesos existentes en un almacén (que son muchos y variados como los stocks, inventarios, salidas y entradas de mercancías, cobros y pagos con clientes – proveedores, etc).

Document Management System (DMS)

Los sistemas de gestión documental (DMS) son esos softwares que están diseñados y desarrollados para almacenar, organizar y rastrear todo tipo de documento ya sea en papel o digital. Y es que son los reyes del documento.

Hay empresas que basan su actividad en la documentación física y/o virtual y que necesitan de una forma u otra, automatizar sus procesos. La digitalización en estos casos es la mejor aliada y con estos programas, todo será más fácil y sobre todo, automático y libre de errores.

Business Process Management (BPM)

Business process management (BPM) es en concreto una funcionalidad que ofrecen otros programas de gestion. Está pensada para ofrecer una coordinación mejorada y optimizada de los flujos de trabajo que todos los usuarios de la empresa deben emprender y acometer.

Business Intelligence (BI)

Por ultimo pero ya se sabe, no por ello menos importante, está el BI – Business Intelligence que también está enfocada en el tratamiento de datos de la empresa de forma digital.

Se implementa con el fin de proponer a los directivos y gerentes una herramienta con la que compilar datos y de ahí, extraer métricas con las que realizar análisis en firme.

 Software ERP vs software de gestión

Cuando se conoce toda la información uno de los grandes dilemas es “cuál elegir”. El ERP ha sido siempre el mayor protagonista porque ya se sabe, quién llega primero y se da a conocer, tiene mayor cuota de mercado ganada. Ahora mismo, la realidad es diferente porque la pyme y los autónomos son los que copan gran parte del mercado empresarial.

Para ellos, para emprendedores, autónomos, pymes y hasta grandes empresas dependiendo de su actividad y volumen, siempre es mejor un sistema de gestión personalizable que sea capaz de crecer con la empresa.

Un software ERP mejor dejarlo para grandes empresas que necesiten de herramientas de grandísima envergadura. Además estas soluciones necesitan de personal enfocado en ponerlas en marcha, alimentarlas de información y asegurarse de que se trabaja día a día con ellas de la mejor forma.

A día de hoy hay sistemas de gestión cloud muy optimizados que conectan todos los departamentos que en ellos habitan de forma excepcional. No es cuestión de ERP o sistema de gestión. Dependerá de la empresa y de sus necesidades.

Las normativas de gestión de empresa

Como casi todo en esta vida, también la gestión empresarial está enmarcada en una legislación a la que hay que atender. Legislación que hace sobre todo hincapié en los aspectos fiscales y labores que bajo ningún concepto, se pueden obviar.

Para que todo lo que se realice en el software de gestión esté homologado y sirva para presentar trimestres, para las posibles inspecciones de control horario, etc… Recomendamos que se busquen softwares que tengan la normativa ISO otorgada ya que homologan criterios y procesos de forma profesional. Estos estándares que están reconocidos en la normativa ISO ayuda a dar por sentado y seguro que la app elegida es compatible con otros procesos de trabajo.

¿Cómo saber si necesito un sistema de gestión?

Tanto si eres autónomo o gestor de una empresa (pequeña – mediana – grande) a día de hoy, se necesita sí o sí un sistema de gestión eficiente. Es imposible controlar, gestionar y además hacerlo de forma optimizada, una empresa desde un papel – boli y/o un Excel. Así solo se pierde el tiempo, se cometen errores y se dejan escapar un sin fin de oportunidades.

Para controlar todo de forma eficaz, aumentar la productividad y hacer las cosas de forma profesional para poder crecer, se necesita un sistema de gestión eficiente, eficaz y profesional. Por supuesto, aconsejamos billage que cuenta con diferentes áreas (gestión de proyectos, CRM, facturación y otros) pero antes, sin duda, también siempre es mejor buscar, comparar, analizar y elegir sobre necesidades.

Por último, un tip: el precio es lo último que debería importar si realmente estás convencido de implementar un sistema de gestión. El ahorro en tiempo de trabajo, subsanar errores y poder crecer así como liberar tiempo para la vida personal… ¡No tiene precio!

Si estás interesado, nuestro equipo está siempre dispuesto y preparado para realizar una demo gratuita. ¿Te animas?

 

 

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