Presupuesto maestro ¡Optimiza tus finanzas!

Un presupuesto maestro es la herramienta perfecta para controlar, desde un único lugar, todos los gastos previstos para una actividad, un proyecto o un periodo de tiempo determinado. Ayuda de forma única a tener una visión global y completa de lo que está por venir así como de los recursos que se van a necesitar para atajar una circunstancia o tiempo.

Toda empresa necesita y debe tener un presupuesto maestro que le ayude a poder organizar mejor cada partida, cada área, cada periodo de tiempo. Aterrizar las finanzas y lo que vendrá es imprescindible y para hacerlo, nada mejor que una visión general y en la que aparezca todo desde el inicio. Tener un plan de necesidades económicas es lo único que nos ayudará a tener previsión, fondos y transitar el año de forma saludable, sin sobresaltos.

La solución y herramienta adecuada para esto es sin duda alguna, el presupuesto maestro. Qué es y sobre todo, cómo elaborarlo es lo que vamos a tratar hoy en este post. Porque si algo sabemos es la importancia de tener finanzas saneadas y siempre, estar en preaviso. Ah, no aplica solo a empresas, todos, incluido autónomos y pymes deberían tener un presupuesto maestro. Si no lo consideras importante, prueba a hacerlo y trabajar día a día con él. Notarás tanto la diferencia que se convertirá en un imprescindible de tu negocio.

¿Qué es un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro es el documento y por supuesto, presupuesto que engloba todas las partidas y áreas de la empresa con sus detallados presupuestos pormenorizados y propios. Es decir, la compilación de todos los presupuestos de la empresa para un periodo de tiempo determinado (normalmente, anual).

Por lo tanto, el presupuesto maestro es un presupuesto que incluirá a su vez, los presupuestos propios de las áreas de marketing, ventas, producción, logística, administración… y un largo etcétera que dependerá de las áreas propias y particulares de cada compañía y empresa.

La fusión y combinación en un único presupuesto – documento de todos estos documentos es lo que proporciona el presupuesto maestro. Es por tanto, el culmen y punto álgido de las planificaciones financieras de una empresa ya que en él se va a recoger todo lo necesario a nivel económico. No se contempla una correcta planificación financiera sin un presupuesto maestro detallado, pormenorizado y por supuesto, revisado en tiempo real para corregir posibles desviaciones del día a día.

A grandes rasgos, el presupuesto maestro estará dividido en dos grandes áreas o secciones: el presupuesto financiero y el presupuesto de operación. Así, con esta primera división se puede ir trabajando de forma más aterrizada para diseminar las áreas de actuación del presupuesto en sí mismo.

En este caso, el presupuesto financiero se ocupa de todo lo que incluya la situación financiera de la compañía. En otras palabras, el líquido disponible, el cash que se puede utilizar a corto plazo.

Por otro lado, el presupuesto de operación se hará cargo o recogerá el resto de presupuestos que tienen actividad en la empresa como el de marketing, ventas, administración, etc. Presupuestos necesarios para hacer frente a la actividad diaria de la empresa y sus actividades.

En conclusión, el presupuesto maestro es el que recoge toda la actividad financiera de la empresa y lo plasma de forma resumida y conjunta.

Objetivos del presupuesto maestro

A menudo la duda surge en cuanto a si cada partida o departamento ya realiza su propio presupuesto, ¿para qué realizar un presupuesto maestro? La respuesta es bastante sencilla y es que siempre, tener un documento que compila todo es clave para conseguir una visión global sobre la que de forma rápida y eficaz, tomar decisiones acertadas.

Tomar decisiones, realizar inversiones, implementar planes de crecimiento o cualquier otro aspecto que vaya a repercutir sobre el estado financiero y dinerario de la compañía (que suele ser todo), necesita de una sólida base. Esa base sin duda alguna, la dará el presupuesto maestro y es que en momentos determinados, recopilar y analizar todos los presupuestos diferentes por partidas, sería una auténtica locura careciente de sentido y sobre todo, de efectividad.

Por tanto, los objetivos del presupuesto maestro son claros y determinantes a tener muy en cuenta en todo momento:

• Van a solidificar y aportar tranquilidad a cualquier decisión con aspecto financiero que se tome en la empresa.
• Aseguran los retornos de inversión de cualquier actuación.
• Ayuda a la comparativa de actividades pasadas con las presentes – futuras.
• Permite llegar de forma más eficaz a objetivos financieros marcados.
• Permite una mejor relación entre la dirección de la empresa con el departamento financiero.
• Muestra una imagen visual de los ingresos futuros en relación a los gastos – rentabilidad financiera.
• Ayuda a gestionar los recursos y a optimizar la contabilidad.

Los beneficios de la elaboración de un presupuesto maestro son sin duda alguna, mucho mayores que el tiempo empleado. Genera un escenario de tranquilidad basado en el conocimiento pleno de la situación financiera.

Características del presupuesto maestro

Para que un presupuesto se considere “presupuesto maestro” debe incluir una serie de características propias que lo diferencian de un presupuesto habitual. Para que sea considerado presupuesto maestro deberá contar con estos imprescindibles:

• Es un presupuesto que compila los presupuestos de todas las áreas de la empresa durante un tiempo concreto. Por tanto es un presupuesto integral.
• Es regular. El tiempo que abarca el presupuesto es limitado y acotado por ejemplo de 6 meses o 1 año.
• Es previsivo. Ayuda a prever lo que va a pasar y tener una organización de la económica existente en la empresa.
• Es cuantitativo. No se puede considerar un presupuesto ni parcial ni maestro si no se puede cuantificar al detalle en la moneda de cada país donde la empresa actúa.
• Orientado a objetivos y a fines concretos. Para poder incluir las partidas necesarias para desarrollar ciertas tareas.
• Es detallado. Porque cuanto más detalle tiene un presupuesto, mejor se puede analizar, ejecutar y corregir desviaciones. Cada partida que aporta su propio presupuesto para crear el presupuesto maestro será a su vez, más y más detallada.
• Es realista. Porque de nada sirve un presupuesto por debajo o por encima de la realidad. Será una fotografía irreal que dañará el buen hacer de la empresa y del equipo.

Aplicaciones del presupuesto maestro

Una vez que se conoce qué es un presupuesto maestro, para qué sirve, cuáles son sus beneficios y sus características, es importante conocer las aplicaciones reales que de él se pueden hacer. Es decir, cómo y para qué se va a utilizar este presupuesto maestro.

El día a día u aplicación general de un presupuesto maestro no es otra que ayudar en un elevado grado a la gestión financiera y económica de la empresa. Para ello, se pueden aterrizar aún más aplicaciones del propio presupuesto maestro y de ahí derivar aún más sus fases, momentos y necesidades.

Planificación

Es la herramienta clave para organizar y planificar al detalle todo el escenario financiero y económico de la empresa. Por partidas, por espacios de tiempo, por necesidades, por áreas, por proyectos… Sea como sea y para qué parte sea, será la base de toda planificación porque ahí también conoceremos si se puede según se necesite por ejemplo, contratar más personal (el equipo estará más aliviado de carga de trabajo, la productividad aumentará, etc, etc). Todo en realidad está derivado del presupuesto existente y disponible.

Coordinación

Una vez que se tiene elaborado y en mano un presupuesto maestro será muchísimo más fácil poder coordinar cualquier acción que implique un desembolso económico para la empresa. Quién será el proveedor, a qué área o departamento de la empresa hay que adjudicar el gasto o la inversión, en qué momento hay que pagarlo… Todo será muchísimo más fácil de acometer si de antemano, está reflejado en el presupuesto maestro.

Medición

Y como no hay nada que sea de utilidad y eficaz que no se pueda medir, un presupuesto maestro permite que toda acción sea medida, que cada euro invertido o gastado se pueda cuantificar y además, medir con exactitud el retorno de la inversión.

Es una base única y excepcional para poner en marcha un presupuesto maestro. Con él podremos evaluar la situación sin riesgo de tener ante nosotros datos érroneos. 

¿Cómo se elabora un presupuesto maestro?

Por último pero no menos importante (ni de lejos) hay que actuar. Toda la teoría está genial pero si no se pone en práctica y se ejecuta, quedará en borrajas e ideas. Un presupuesto maestro necesita ser elaborado y de ahí, ponerse en marcha, revisarse a menudo y corregir cualquier tipo de incidencia o cambio que haya ocasionado.

Para la elaboración detallada y pormenorizada de un presupuesto maestro lo mejor es llevar a cabo un paso a paso. Es la forma más sencilla pero también más eficaz para no olvidar nada, incluir todo lo que es necesario e ir haciéndolo de una forma lógica.

Definición de las personas involucradas y responsables del presupuesto maestro

Quién hace qué y cuándo y no solo para distribuir y pedir responsabilidades sino para que el trabajo se realice en tiempo, forma y de la manera más adecuada y productiva posible. Es imposible realizar un camino si no se sabe quién es responsable de cada fase. Aquí es igual. En un presupuesto maestro hay muchas partes implicadas así que lo mejor para empezar es distribuir tareas.

El departamento de contabilidad será una de las piezas claves y centrales de la elaboración del presupuesto maestro pero necesitará de cada departamento que a su vez elaborará el presupuesto propio.

En este punto también es importante elegir una buena solución cloud para la elaboración del presupuesto maestro. Al haber varias personas y departamentos involucrados es mucho mejor y más efectivo trabajar en línea. Con billage es posible ya que cada usuario tendrá su acceso y rol. Desde ahí, creará sus propios presupuestos con los que después se puede realizar rápidamente el presupuesto maestro.

Determinar los puntos clave del presupuesto maestro

Cada empresa, cada equipo, cada proyecto es un mundo y tiene una forma muy particular y diferente de actuar. Por ello es fundamental en cada caso, antes de empezar, determinar los puntos clave del presupuesto maestro. Esos puntos propios y exclusivos además de los generales que deberemos incluir para que el presupuesto cumpla con todas las expectativas y necesidades.

En este punto habrá que hacer dos grandes grupos: las ventas y la producción por un lado y por otro, los costes e ingresos estimados. De ahí, se puede empezar a trabajar.

Recopilación de la información (toda) que se va a necesitar para la elaboración del mismo

Cuando se va a elaborar cualquier documento es imprescindible antes, recopilar toda la información requerida. No es positivo sino que va a entorpecer mucho el trabajo, estar buscando las piezas a medida que se va haciendo el puzzle. Lo apropiado por supuesto es recopilar y después, ejecutar el diseño.

Cada departamento deberá en su caso recopilar su información para a su vez, facilitarla a quien vaya a elaborar el presupuesto maestro. Serán piezas para crear un panel conjunto.

Diseño en sí del presupuesto maestro

Una vez con todas las piezas, hay que montar. Es como una receta de cocina, como una pintura, como un viaje… Todo está compuesto de piezas que cuando las tenemos delante, hay que ir dándoles forma en conjunto.

Revisar el trabajo realizado

Antes de ponerlo a funcionar es más que positivo revisar el trabajo realizado. Para ello, no solo deberá hacerlo la persona implicada que lo ha hecho sino que estaría genial que lo entregase a otras personas para que evalúen el proceso y el resultado.

Personas diferentes podrán detectar más errores o desviaciones siempre con una crítica constructiva y que ayude a evolucionar, mejorar y progresar.

Poner en práctica día a día el presupuesto maestro

Nada sirve si no se pone en práctica, en marcha y se le da espacio y tiempo para funcionar. Un presupuesto maestro no será útil si una vez hecho, se queda almacenado en la solución que lo ha hecho o guardado en un cajón.

Es una herramienta que hay que implementar en el día a día, contrastar con lo que se vaya haciendo y de ahí, extraer su utilidad.

Medir y corregir desviaciones

Por último pero no menos importante… ¡Hay que medir! Si se hace algo, se utiliza pero no se supervisa, no se comprueba si está resultando o si tiene errores… De nada servirá. Realmente puede incluso que genere más problemas a la hora de repetir algo que está mal – funcionando.

Medir es fundamental y con respecto a un presupuesto es relativamente sencillo ya que todo lo que es número es muy conciso. Marcar un día en la semana para comprobar el estado del presupuesto maestro con relación a la realidad es siempre, un ejercicio muy enriquecedor que ayudará muchísimo a que todo funcione más y mejor.

Ahora es el momento de elaborar un presupuesto maestro de éxito. Solo necesitas una buena solución cloud y muchas ganas de generar la mejor estrategia financiera para tu negocio.

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