La cuenta de explotación
Cuenta de explotación, concepto que suena difícil pero que en realidad no lo es, ¡y menos con la sencilla plantilla que puedes descargar en este artículo! La cuenta de explotación es un documento contable que contempla los ingresos y gastos de la empresa clasificándolo en función de diferentes variables o sectores en función del análisis que queramos realizar. Así, por ejemplo, en la plantilla en Excel que adjuntamos y puedes descargar, el desglose se ha realizado por un lado por meses del año y por otro por productos.
Descárgate la plantilla de cuenta de explotación
En el ejemplo completado, se recoge la cuenta de explotación de una papelería, donde venden cinco tipos de productos: cuadernos, folios, bolígrafos, fotocopias y rotuladores. El análisis por producto y por mes permite analizar qué producto es más rentable en cada época del año, que producto o producto proporciona un mayor margen ingresos – gastos, o incluso en qué época del año es más recomendable reforzar las campañas publicitarias de determinados productos o servicios por ser de mayor venta de un determinado producto frente a otro.
¿Para qué sirve la cuenta de explotación?
La cuenta de explotación es una herramienta útil para saber cómo va avanzando nuestro negocio, y si diferenciamos dentro de la misma por productos, sectores, tiendas o vías de venta (venta online, venta telefónica, venta en tienda, etc.) podemos observar donde tenemos unos mayores beneficios y donde la optimización de los costes es mayor, independientemente de que, como no podía ser de otro modo y no podemos evitar de ningún modo, siempre tendremos unos gastos generales o de conjunto. Además, saber qué beneficio, resultado o margen nos aporta cada parte o sección de nuestro negocio nos puede permitir precisamente que, esos gastos generales, sean repartidos de una manera equilibrada en correspondencia con los beneficios. Es decir, podemos repartir los gastos generales, como puede ser el alquiler de la sede social de la empresa, nuestro propio sueldo o incluso los gastos de gestoría, que son gastos que se aplican a todos los establecimientos, a la venta presencial y online, a todos los productos y servicios ofrecidos, etc. en función del margen que nos aporta cada uno, en vez de hacerlo de forma general dividiéndolos sin tener en cuenta el nivel de ventas, de gastos específicos o de margen bruto que nos aporta cada una de las divisiones que realicemos de nuestra empresa o nuestro negocio.
¿Qué información contempla la cuenta de explotación?
La cuenta de explotación recoge, por un lado, los ingresos generados y por otro lado los gastos. A fin de poder dividir qué gastos son específicos de las secciones o apartados realizados (por producto, por provincia, por punto de venta, por canal de venta, etc.) se calcula en primer lugar el ingreso y gasto de un determinado aspecto, se deduce el margen bruto de dicho aspecto y luego ya se aplican los gastos generales al conjunto de resultados de los sectores. De esta manera, nos permite saber qué gastos específicos son mayores y cuáles son los gastos generales que, previsiblemente, tendremos, aunque decidamos reducir o ampliar el negocio y cerrar por ejemplo un punto de venta si queremos reducir costes o abrir un nuevo canal de venta online si queremos ampliar el alcance del negocio.
Diferencia entre la cuenta de explotación y el balance de situación
La cuenta de explotación, a diferencia de un balance de situación, nos aporta una visión más dinámica de la evolución de nuestra empresa, puesto que no se limita a decirnos una cuantía o cantidad en un instante determinado, en el momento en que se toma la instantánea del negocio y se completan los datos, sino que nos aporta una evolución, una distribución del avance por meses o por periodos y, si así lo queremos, también por productos o puntos de venta. De este modo, tendremos una visión y una planificación más realista. Dependiendo del sector y el tipo de producto, la venta del mismo y al final los ingresos y beneficios que aporta puede ser estática y considerarse lineal a lo largo del año, o tener picos de mayor o menos venta. Así, por ejemplo, una gestoría es normal que tenga picos de mayores ingresos en los meses de declaración de la renta, mientras que, en el mes de agosto, cuando la mayoría de la gente y empresas se van de vacaciones, que dichos ingresos se reduzcan. Además de esto, y como no puede ser de otro modo, tendrá ingresos periódicos, pero la cuenta de explotación nos permite visualizar esos picos de actividad que pueden hacer variar el resultado de nuestro negocio y que nos ayudarán a tomar decisiones como que, si queremos renovar el coche de la empresa, puede ser más interesante esperar al mes de septiembre donde haya mayor tesorería, que hacerlo en julio, puesto que agosto puede ser un mes complicado. Otro ejemplo inverso de cuándo puede haber mayores ingresos sería el sector de restauración o las heladerías, que, por naturaleza, deberían tener mayores ventas en los meses de verano, tanto por que la gente suele tener más tiempo libre (vacaciones, jornadas intensivas, etc.) como por que el calor y el buen tiempo anima a la gente a salir a la calle a tomarse un helado o una cerveza en vez de quedarse resguardado del frio en casa como puede ocurrir en invierno.
¿Qué te parece la cuenta de explotación? ¿Te animas a completar la plantilla y aplicarla a tu negocio? ¡Cuéntanos tus conclusiones! Pero como siempre, lo mejor que podemos aconsejarte es que para la gestión íntegra de tu negocio, incluyas un software con CRM y facturación online que te permita tener todo en 1 y además, optimizar tiempo y recursos. Billage puede ser tu mejor opción, prueba ahora gratis la herramienta que cambiará tu negocio.
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