Ingresos y gastos: claves para controlar y equilibrar tu cuenta

Los ingresos y gastos de una empresa son el principio básico de contabilidad que todos, debemos conocer al detalle. De ellos, de su manejo y gestión, dependerá en gran medida (si no en toda) la salud financiera de la compañía. Un alto volumen de ingresos y bajo de gastos, arrojará importantes beneficios mientras que al contrario, bajos ingresos y altos gastos, puede llevar a la quiebra el negocio. Esto a grandes rasgos pero la realidad es que hay muchas aristas que visualizar y tener en cuenta a la hora de trabajar con los ingresos y gastos en el día a día. Si lo que se quiere es controlar al máximo el área económica y financiera de la empresa, controlar la cuenta de resultados y equilibrar lo que sale y lo que entra, sin duda alguna hay que trabajar en profundidad sobre los ingresos y los gastos. Descubramos pormenorizadamente qué son realmente y cómo tratarlos para que se conviertan siempre en nuestros aliados y no en enemigos a los que enfrentarse a final de mes o trimestre.

¿Qué son los ingresos y gastos de una empresa?

En billage tenemos una máxima y es que es imposible aprender a gestionar algo si no se conoce en profundidad qué es (definición estricta y también el uso habitual del concepto). En este caso, nos ocuparemos de los términos ingresos y gastos.

Así conocemos qué son pero también sus diferencias así como clasificación que de ellos podemos hacer a la hora de incluirlos en la contabilidad de la empresa. Una contabilidad que se quiere y se persigue que sea lo más limpia y optimizada posible. Algo que si se hace día a día y se hace un estudio en profundidad de los ingresos – lo que entra vs los gastos – lo que sale, será muchísimo más fácil.

Ingresos

Los ingresos de una empresa son el bien más cotizado, el objetivo que todos perseguimos y lo que siempre se desea aumentar. El ingreso es, en pocas palabras, el dinero – efectivo o activo que entra en una empresa.

Ingreso = entrada de dinero.

 

A partir de aquí, todo lo demás serán tipologías, clasificaciones, especificaciones y otros motivos y características de los ingresos pero en realidad, un ingreso es eso, la entrada de dinero que recibe un negocio.

Esta entrada de dinero se suele dar principalmente por la venta de sus productos / servicios que representan su actividad comercial. Es decir, cuanto más se venda, más ingresos existirán.

Después, pueden venir otra serie de ingresos empresariales (aunque también personales) por otra serie de actividades como rentas de inmuebles, inversiones, subvenciones, etc.

De ahí que todos en un negocio tengan como principal objetivo, aumentar los ingresos cada vez más. Ingresar – recibir más dinero será una señal inequívoca de que el negocio, marcha bien al menos, a primer vistazo (después será el momento de analizar si realmente eso se corresponde con una buena noticia y mejor aún, una gran gestión de la compañía).

Gastos

Por el contrario, los gastos representan una de la acciones más dolorosas para todo empresario. Un gasto es salida de dinero. Cualquier cosa que se compra – se paga con dinero de la compañía, es un gasto.

Gasto = salida de dinero.

Al igual que en los ingresos, a partir de tener asentado el concepto de que un gasto representa la salida de dinero y que se debe contener – evitar lo máximo posible con el fin de aumentar el margen de ganancia (ingresos – gastos), es necesario tener en cuenta muchos más aspectos para poder gestionar con éxito la contabilidad de una empresa.

De forma natural una empresa querría siempre, disminuir los gastos aunque en este caso, hay que tener mucho más en cuenta ya que puede, en un momento determinado por circunstancias determinada, que interese aumentar los gastos.

Por supuesto, en ningún momento en aspectos contables, habrá que confundir gastos con inversiones (ya que una inversión se realiza con el objetivo de conseguir un rendimiento de lo invertido en un medio – largo plazo mientras que el gasto es una compra aunque por supuesto, esta compra a nivel empresarial también tiene un objetivo pero no un retorno “directo” como la inversión).

Para terminar este punto, lo que siempre hay que tener presente es que el resultado de la resta entre ingresos y gastos nos dará el Resultado (entiéndase por resultado lo que la empresa obtiene después de despejar dicha operación).

 

Ingresos – gastos = Resultado

 

Una vez realizada dicha operación, se tendrá un resultado positivo o negativo en función de si ha habido más ingresos que gastos o viceversa. De ahí, se extrae la primera conclusión que necesitará de análisis en profundidad y la toma de decisiones para el siguiente ejercicio o plazo temporal.

Diferencias entre ingresos y gastos

Si hay algo claro en el escenario contable de todo empresario y emprendedor es sin duda, la diferencia principal entre ingresos y gastos. Ingresos entra dinero (nos enriquecemos – ganamos), gastos sale dinero (perdemos riqueza, la empresa pierde capacidad adquisitiva).

Hasta ahí, todo claro. Es el principio básico y la diferencia más relevante entre ingresos y gastos.

Ahondando más en el asunto, para poder entender en profundidad las diferencias entre gastos e ingresos hay que analizar otros conceptos propios de la contabilidad empresarial: cobros y pagos.

Pago: es la acción mediante la cual se salda la cuenta correspondiente a un gastos. Es decir, el pago es la entrega del dinero que representa el precio del gasto que se va a realizar (entregar el dinero al proveedor – tienda que cuesta por ejemplo, un cuaderno que se compra para un empleado).

Dependiendo del gasto y de las condiciones de compra que hemos adquirido con el proveedor, el pago puede ser inmediato, a 30 – 60 días, etc. Siempre que haya un pago pendiente se deberá contemplar para tener el efectivo disponible en la fecha de vencimiento de dicho pago. Así evitaremos que el gasto se convierta en deuda.

Cobro: por el contrario, esta es la acción de recibir el dinero correspondiente a la venta de un producto / servicio que se convertirá, una vez ejecutada, en ingreso. Cuando la empresa vende su servicio o producto propio de su actividad comercial, recibirá un cobro en función del precio de su bien en venta. Una vez cobrado (según las condiciones de venta – inmediato, 30 – 60 días o lo establecido) se convertirá en un ingreso. Igualmente, hay que estar atentos a los cobros y sus reclamaciones para que no se conviertan en impagos.

Así, el glosario de términos necesarios para entender la contabilidad de una empresa se va engrosando y se puede entender mucho mejor cómo funcionan los ingresos – gastos de cualquier compañía.

Y es que una cosa son los ingresos y los gastos pero sin los cobros y pagos es complicado tener una vista en detalle de lo que acontece en cada momento.

Para qué sirve controlar los gastos e ingresos

Sin un control exhaustivo de los ingresos y gastos de una empresa, es imposible que esta tenga una salud financiera correcta. En el momento que se descontrolan la relación de ingresos y gastos, el barco va a empezar a perder agua pudiendo llegar incluso al hundimiento total.

Por eso, tener un control pormenorizado en tiempo real de los ingresos y gastos de la empresa será la pieza angular de toda contabilidad y gestión financiera de una empresa.

Gracias a un balance bien hecho de los ingresos y gastos podremos saber si la empresa está ganando o perdiendo dinero, si se tiene activo disponible para hacer inversiones, si hay que implementar alguna acción de recorte o contención… Todas las decisiones deben pasar por el balance de ingresos y gastos antes de avanzar.

Y este punto es indiferente para autónomos que para empresas. Todo el que tenga un proyecto / negocio debe tener de la mano y siempre en plena consciencia, sus ingresos y gastos. Y dará igual si lo gestiona de forma personal o si hay otra persona – empresa (asesoría por ejemplo) que lo lleva. El gerente de la empresa, Ceo o director deberá siempre estar en pleno conocimiento del balance de ingresos – gastos.

Autónomo: este tiene que tener de forma totalmente directa y personalizada, un control absoluto en tiempo real de los ingresos y gastos que su proyecto – negocio está generando. Y no solo para cumplir con las obligaciones tributarias (trimestres, IVA, IRPF, etc) sino para conocer en todo momento el estado financiero de su proyecto.

Si se quiere evolucionar, crecer y evitar ante todo que el negocio sea un desastre, un autónomo deberá siempre día a día, revisar al menos un poco, los ingresos y gastos que están aconteciendo. De ahí, podrá tomar decisiones y conocer cómo están yendo las cosas. Vivir al día como autónomo es una práctica muy peligrosa que se debería siempre, evitar.

Pyme – empresa: en este caso, la necesidad del control de gastos – ingresos es más importante aún porque las cantidades así como las repercusiones suelen ser mayores. De nuevo, cualquier empresa deberá presentar el cierre del trimestre, los impuestos de sociedades etc para lo que hay que contemplar los ingresos y los gastos pero igualmente, deberá tenerlo al día para sus balances y decisiones.

Entrar en situación de pérdidas puede ser catastrófico para cualquier pyme y solo se puede evitar si se tiene pleno conocimiento de los ingresos y gastos en tiempo real.

Ventajas de equilibrar la cuenta de ingresos y gastos

Tener al día la relación entre ingresos y gastos solo nos llevará a vivir tranquilos en cuanto a la empresa se refiere. Eso sí, una cosa es tenerlos al día y conocer su estado y otra, tener la cuenta de ingresos y gastos equilibrada.

Equilibrar la cuenta de ingresos y gastos supone que esta cierra su Resultado en positivo (hay más ingresos que gastos). Igualmente, va a suponer que los gastos están justificados y corresponden a los necesarios para la realización de la actividad comercial.

Pero, ¿por qué y para qué tener una cuenta de ingresos y gastos equilibrada?

• Mayor control y gestión optimizada de la empresa: sin un equilibrio entre ingresos y gastos y un conocimiento pormenorizado de ello, nos tenemos que olvidar de considerar que tenemos la empresa controlada… porque no es real. Con un control en un mismo lugar de los ingresos y gastos podremos tener paneles de visualización de totales siempre disponibles para conocer la situación real.

• Una conciliación bancaria fácil: la conciliación bancaria es uno de los mejores puntos que ofrece un sistema de facturación y gestión como billage. Ahora conectando los bancos a tu solución, cualquier pago y cobro se “cruza” con el banco y actualiza la contabilidad de forma automática. Así nada se escapa, ningún gasto queda pendiente de incluirse y los cobros se ejecutan en el momento adecuado.

• Facilidad al presentar los modelos tributarios: no hay nada más tedioso que tener que dedicar horas y horas al final del trimestre a incluir gastos pendientes de contabilizar. El trimestre así tendrá que esperar, no se sabrá cuánto hay que pagar a Hacienda y las cuentas se van a desajustar. Lo mejor es ir incluyendo los gastos en el día a día en el programa de gestión para al cierre del trimestre o del año, exportar los datos y tener los modelos preparados para presentar.

• Analítica siempre disponible: para tomar decisiones acertadas, sobre datos reales y que ayudan a que todo se realice sobre seguro. En el momento que se tienen datos de lo que está pasando, existen analíticas pormenorizadas de los gastos existentes – sus categorías y razones, se pueden implementar decisiones de menos a más envergadura.

La contabilidad de ingresos y gastos

La contabilidad es un obligatorio para todos de forma interna. Autónomos, pymes y grandes empresas deben tener una contabilidad saneada pero también, actualizada. En el caso del proceso “oficial” de presentar dicha contabilidad a Hacienda para cumplir con obligaciones fiscales, esto solo aplica a las empresas dadas de alta como tal (sociedad limitada, anónima, etc).

De ahí que en el caso de las empresas cobre mayor importancia y necesidad tener las contabilidades totalmente al día y en perfecto estado de revista y no solo, por cuestiones internas.

Para que todo fluya de forma más saludable, lo principal es organizar los movimientos de forma que respondan a los requerimientos oficiales (para las empresas) o en su defecto, si esto no hace falta por ser autónomo, según cada uno prefiera y le sea más cómodo.

En ambos casos, nosotros recomendamos facilitar la vida y evitar errores. ¿Cómo? Con un programa cloud siempre disponible de facturación como billage.

Tipos de ingresos

Para tener una contabilidad saneada y bien organizada, hay que implementar de forma correcta los ingresos y los gastos. Estos, dependerán de su tipología para clasificarlos de una forma ordenada y sobre todo, saludable y optimizada.

Tipos de ingresos hay variados dependiendo de la fuente y el origen del que procedan. De esta forma quedarían:

• Ingresos ordinarios – operativos: Son los ingresos habituales derivados de la actividad comercial de la empresa. Es decir, los que vienen por la venta de servicios – productos que la compañía genera para sustentar el negocio.
  • Pueden ser ingresos fijos (porque se vendan de forma recurrente) o variables (aumentan en un momento determinado).

• Ingresos extraordinarios: en este caso, son los ingresos generados por la actividad no habitual de la empresa – venta de servicios / productos. Por ejemplo cuando se recibe una subvención, cuando se vende un inmueble o un activo aumenta su valor.

• Ingresos financieros: por último, habrá que tener muy en cuenta las inversiones que retornan beneficios ya que son considerados como ingresos financieros y habrá que contabilizarlos de otra manera.

Al margen de esta clasificación hay otras tipologías de gastos que siempre viene bien tenerlas en cuenta para poder tenerlos bien ordenados. Pero sin duda, estos tres grandes grupos ayudan a marcar un escenario completo y claro.

Todos los ingresos van a ayudar a mejorar la rentabilidad de la empresa y para ello, cuantos más mejor. Cada empresa deberá determinar de qué tipología de ingresos necesita aumentar su cantidad porque requiera de menos gastos:

Venta de productos y servicios o de mercancía, prestación de servicios, subvenciones, indemnizaciones, dividendos, comisiones, etc.

Tipos de gastos

En el caso de los gastos, estos también son de diferentes tipologías que habrá que considerar para clasificarlos en la contabilidad de la empresa. No es lo mismo un gasto por suministro lineal – periódico que un gasto puntual por una necesidad clave.

• Gastos ordinarios y operativos: son los gastos habituales que la empresa genera por la actividad propia. Suministros (luz, agua, alquiler), nóminas, compra de producto, etc. Estos serán fijos (son habituales y periódicos) o variables (según se necesite en un momento puntual).

• Gastos extraordinarios: en este caso, cuando hay un gasto que no está vinculado a la actividad comercial propia, se considera un gasto extraordinario. Por ejemplo cuando llega una sanción de Hacienda o un activo pierde valor. A estos gastos habrá que hacer frente de manera puntual y por ende, hay que recogerlos en la contabilidad de esta forma.

• Gastos financieros: al igual que los ingresos, estos son los que se realizan por causa tal como una inversión por ejemplo.

 

Todos los gastos por minúsculos que sean deben ser contemplados en la contabilidad de una empresa. Y no solo por el cómputo económico que representan sino porque es la única forma para analizar lo que está sucediendo en la compañía.

Analiza tus ingresos y gastos

Y es que para poder realizar un análisis pormenorizado de la contabilidad de la empresa no hay otra fórmula que si no es, teniendo un reflejo minucioso de la realidad. Esto solo va a ocurrir si cada gasto, se incluye de forma automática en la contabilidad de la empresa, en tiempo real.

Así, de una forma saludable y con una herramienta de gestión de facturación como billage, se puede visualizar en un móvil, Tablet u ordenador, en cualquier momento, lo que ocurre en relación a los ingresos y los gastos.

Nosotros en cuanto los gastos, recomendamos que cuando se realice uno, se escanee el tiquet o factura en el mismo momento de realizar el gasto y contabilizarlo en la solución (billage está siempre en tu mano, a través de tu móvil). Así se evita perder un tiquet y un gasto.

El tema de los ingresos es más fácil porque suelen necesitar de una factura que debe salir del programa de gestión con su numeración e impuestos añadidos.

Sea como sea, tener un control de gastos e ingresos ayudará a poder analizar la situación financiera de la compañía. Con este análisis se podrán tomar decisiones detalladas, pormenorizadas y siempre, con base sólida.

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