GTD ¿Por qué recopilar? Bus Bed and Bath

En “Organízate con Eficacia” Recopilar es la primera de las cinco fases para obtener el control en GTD. En “Haz que Funcione” David Allen le llama Capturar, pero podría valer, compilar, reunir, compendiar, recoger,…. y ninguna de estas palabras tendría el significado que pensamos en GTD. Recopilar en GTD significa depositar las “cosas” en una “bandeja de entrada”. En el anterior post definimos “cosa” como “algo incompleto sobre lo que hay que tomar una decisión”. Definiremos “Bandeja de entrada”  como “Contenedor temporal de cosas que se vacía por completo regularmente”.  Aquí adopto la definición que hace J.Miguel Bolivar en su libro  “Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD”. Mi libro de referencia en GTD, muy claro y práctico. Si paramos a 100 camiones en la carretera,  ¿Qué contienen los contenedores que transportan? A saber:

1. Materias primas.
2. Productos semielaborados o en curso.
3. Productos terminados o bienes de consumo.

Nuestra mente es un contenedor de puerto marítimo que continuamente vamos llenando de: Materias primas

1. Pensamientos que pasan por nuestra cabeza y que contienen “debería de, tendría que, he de…”  Hablamos siempre de pensamientos tanto a nivel personal  como profesional.
2. Objetos físicos. Un documento que leer, un pen-drive con información, una revista del sector…,
3. “Cosas” que entran solitas al contenedor (correos electrónicos, whatsapps, llamadas…) a cualquier hora y sin ningún pudor.

Productos en curso

1. Pensamientos que comienzan por “voy a…” Has decidido hacer algo sobre ellos pero no has comenzado a moverte.
2. Asuntos pendientes o en marcha (el documento a medio leer…).

Productos terminados

1. “Cosas” con las que has hecho todo lo necesario pero no eres consciente de que has acabado con ellas. No las has “tachado” en tu cerebro.

La buena noticia es que para ordenar y distribuir lo que llega en los contenedores en GTD tenemos centros de logística. La bandeja de entrada sería la recepción de nuestro centro de logística. Ahí almacenaremos temporalmente la carga para re-distribuirla, o cómo introducimos en GTD La mente como el agua, “para ser depositados en un sistema lógico y confiable fuera de la mente”

Recopilar bien te permite iniciar un cambio personal positivo

Recopilar es el primero del conjunto de hábitos que hay que adquirir en GTD. Supone:

1. Aprender a capturar cualquier “cosa” y depositarla en una bandeja de entrada.
2. Desaprender el pensar en lo más mínimo sobre la cosa recopilada hasta el momento de vaciar la bandeja de entrada.

No es un hábito fácil. “Los hábitos no son solo acciones, son también pensamientos, emociones repetitivas o una no-acción, (algo frente a lo que, en determinadas circunstancias, respondes no haciendo nada)” afirma Estanislao Bachrach, gran estudioso del cerebro, en su libro En Cambio. Bachrach abunda “Pasamos el 95% de nuestra vida pensando, sintiendo y haciendo lo mismo, o casi lo mismo. Este mecanismo cerebral hace del cerebro un órgano muy eficiente. ¿Para qué gastar energía si ya se hacerlo, si ya lo sentí?” Este espacio temporal que vamos a dejar entre la recopilación y el procesado de las “cosas” es clave. Permite separar el proceso o estímulo, o disparador o ambiente o situación;  del pensamiento o acción o emoción que le sigue y que a veces tiene origen en nuestra infancia y no lo sabemos. Está demostrado que los pensamientos pueden modificar el cerebro (neuroplasticidad) y el separarlos de los estímulos te permitirá ser menos reactivo y comenzar un camino de cambio (a mejor).

Recopilar bien mejora tu creatividad

Existe un mito entre los creativos, el mito de “las 3 B’S Bus, Bed & Bath” que viene a decir que las mejores ideas se nos ocurren en estos lugares. No se si son las mejores ideas, pero está claro que las “cosas” vienen en cualquier momento. En mi caso suelen aparecer cuando conduzco (sin ruidos como noticias de política…), cuando ando en BTT o cuando acuno a mis mellizos. ¿Qué hay de verdad en esto? El Dr Eric Kandel, premio nobel de medicina nos habla de Memoria Inteligente, un nuevo modelo de cerebro donde el análisis y la intuición trabajan de manera simultánea en todos los procesos de pensamiento. “No hay tales cerebro izquierdo y derecho, sólo aprendizaje y recuerdo.” Kandel imagina un cerebro donde los datos están en cajones, que comienzan a abrirse y cerrarse conectando recuerdos de manera azarosa. Cuanto más relajados estamos, más conexiones tenemos y más ideas. Este nivel de relajación no se consigue teniendo todas las “cosas” en la cabeza. El depositarlas en un sistema externo a la mente y fiable nos da la tranquilidad para que se produzcan esos “insights” creativos, esas conexiones con las que nos sorprende y obsequia nuestro cerebro de vez en cuando. Por supuesto, cuando se produzca este “insight” tenemos que tener a mano una herramienta de recopilación, apuntar y….. seguir durmiendo. Este es el “Bucle de la creatividad”que produce una buena recopilación en GTD Hasta aquí el “por qué” de este primer paso para obtener el control en GTD que es Recopilar. En el próximo post hablaremos del “cómo”, de las bandejas de entrada, de las herramientas de recopilación y del primer barrido mental. Prepárate para vaciar todos tus armarios físicos y mentales ¡Te espero!  

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